Информационно- справочные документы

• с уведомлением о вручении телеграфом;
• с уведомлением о вручении телеграфом «срочное»;
• с доставкой в срок, указанный отправителем;
• с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи;
• на художественном бланке;
• на художественном бланке формата А4;
• на художественном бланке детской тематики;
• на художественном музыкальном бланке;
• на художественном музыкальном бланке детской тематики;
• художественном бланке по случаю траура;
• заверенная оператором связи;
• криптограмма;
• метео;
• переводная.

   Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычном листе бумаги. Один экземпляр телеграммы передается на телеграф (телетайп), второй — подшивается в дело. 

                                       Телефонограммы.

   Для оперативного решения служебных  вопросов с предприятиями и организациями в необходимых случаях передаются телефонограммы.

   Телефонограмма  – это обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

   Телефонограмма  составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

   Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

     Телефонограмма должна иметь реквизиты:

• наименование организации;
• адресат;
• название вида документа;
• дата;
• регистрационный индекс;
• часы и минуты ее передачи (приема);
• текст;
• подпись;
• фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должности.

   Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки (с указанием номеров телефонов адресатов). Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге.

   Принимаемая телефонограмма может быть сначала  записана от руки, с помощью звукозаписывающей  аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

   Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

                                            Факсограмма.

   Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

   Факсограмма не может считаться отдельным  видом документа, так как по факсу  можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего  факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

   В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование  при совершении сделок факсимильного  воспроизведения подписи с помощью  механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

   Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным  шрифтом.

   При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1. объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
2. документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
3. ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
4. факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
5. запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
6. подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
7. поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;
8. поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
9. факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

   Контроль  за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

                                              Заключение.

   В настоящее время, документом считают  материальный объект, который закрепляет информацию различным способом и на различных носителях.  
Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. В нашей стране создается большое количество документов. Документы используются в различных отраслях знаний.      Существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительным.

   Современное делопроизводство обуславливает новые  требования к языку и стилю  официальных писем. Однако, не смотря на изменение технических носителей информации, средств малой и большой оргтехники, автоматизированной системы управления, тем не менее, языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей документации остаются неизменными.

    Хозяйственная связь между организациями, предприятиями, учреждениями и структурными подразделениями осуществляется на основании справочно-информационной документации. Все справочно-информационные документы служат средством передачи информации во времени и на расстоянии.

   Справочно-информационная документация служит основанием для принятия распорядительных документов и является самой массовой документацией, отправляемой из учреждения. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения.

   Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.