Информационно- справочные документы

                                                      Протокол.  

   Протокол  – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего  происходящего на собрании, заседании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

   Протокол  содержит следующие реквизиты:

• наименование компании;
• наименование документа;
• номер протокола;
• дата заседания;
• место заседания;
• заголовок к тексту документа;
• текст протокола;
• подписи.

   Основная  часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

   Протоколы могут быть двух видов: краткий и  полный. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов. 

                                               Письма.

   Важное  место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое письмо является важным инструментом на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

    Перед тем, как создать письмо, подумайте, какого конечного результата Вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое.

   Деловое письмо обычно печатается на фирменном  бланке компании с изображением ее логотипа, указанием наименования и  реквизитов. В зависимости от способа отправки письма бланк может быть в печатной форме либо в электронном виде.

   При составлении делового письма следует  придерживаться следующих принципов:

1. Краткость – сестра  таланта.
2. Простота. Текст делового письма должен быть понятен получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.
3. Структурированность. При составлении делового письма придерживайтесь определенной четкой структуры.

По тематическому  признаку деловые письма разделяют  на:

      1. Коммерческие:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

     2. Некоммерческие:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) – предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения, какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

1. Письма ответы – ответы на инициативные письма.

     2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

• Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
• Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят  на:

1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
2. Обычные письма – адресованные конкретному получателю.

По форме  отправления деловые письма подразделяются на:

• Конвертные – письма, отправленные в конверте по почте;
• Электронные – отправленные в электронном виде;
• Факсовые – отправленные по факсу.

   Благодарственное  письмо (письмо-благодарность) – вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за выполнение просьбы, поручения, за сотрудничество. Строгой формы и четких требований к благодарственному письму нет, оно составляется в произвольной форме, по мере возможности – на фирменном бланке компании. Благодарственное письмо (письмо-благодарность) может быть инициативным либо ответом на письмо-приглашение или поздравление.

   Гарантийное письмо – это документ, вид некоммерческих деловых писем, который содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.

   Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, в котором подтверждается получение переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

   Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п. Письмо-поздравление составляется в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода.     Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение – фамилию, имя, отчество человека, которому направлено поздравление. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки).

    Письмо-поздравление может оформляться  как на фирменном бланке компании, так и на любой разноцветной бумаге либо открытке, основных правил и жестких  требований к оформлению такого письма не существует.  
     Письмо-приглашение составляется в случае необходимости приглашения на какое-то мероприятие: концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание, конференцию и т.п.. Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Оно может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

      На письмо-приглашение желательно отправлять ответ, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную.

   Письмо-соболезнование составляется с целью выражения сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты. Оно составляется в свободной форме на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.

   Письмо-напоминание содержит побуждение получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание о долге, о сроке платежа, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Письмо-напоминание оправляют в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

   Письмо–запрос применяется в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке.  Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов. 

                                                 Телеграммы.

   К справочно-информационным документам относятся также телеграммы и телефонограммы, которые отличаются от. писем способом передачи информации.

   Телеграмма  должна иметь реквизиты:

• место;
• дата;
• время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом);
• регистрационный номер;
• адресат;
• ссылку на индекс и дату входящего документа (при необходимости);
• текст;
• подпись.

   Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак. Словами пишутся также знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер.

   Текст телеграммы печатается прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев. Ниже текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи. Эта часть телеграммы печатается строчными буквами (за исключением заглавных). При необходимости подпись заверяют печатью. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами

   Адреса  отправителей и адресатов, отметки  о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться  на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

   Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды: