ВВЕДЕНИЕ 
 

     Документационное  обеспечение управления – это специфическое направ-

ление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность

о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и другие. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

 

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

АКТ. СТРУКТУРА, РЕКВИЗИТЫ И ОФОРМЛЕНИЕ 

Понятие и признаки

справочно-информационных документов 
 

     Справочно-информационные документы выполняют служебную  роль

по отношению  к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

     Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке

и расстановке  кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам.

     Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам. По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы

с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно

секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с гри-

фом «конфиденциально». 
 

Виды  справочно-информационных документов 
 

     Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан

на сборе  и обработке объективной и  достоверной информации. Информация

о фактическом  положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них  занимают справочно-информационные и  справочно-аналитические документы: приказ, протокол, служебная записка, контракт, доверенность, акт, справка, докладная записка, письма, телеграмма, телефонограмма и другие. 

Структура акта

     В широком смысле акты - это обобщающее наименование документов,

имеющих правовое значение и оформленных  в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации: организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской.

     Термин  «акт» широко используется также  в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение - нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния. В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а как понятие

для группы документов. Например, к законодательным  актам относятся такие виды документов, как Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации; к нормативным  правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся  такие виды документов, как постановления и приказы министерств и иных органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления. Акты гражданского состояния - это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и тому подобное. Акты международного права - это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции.

     Акту можно дать следующее определение: акт - документ, составленный комиссией, специально уполномоченными лицами, или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия. Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом  - ревизором, инспектором. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению. (Приложение 1) 
 

Реквизиты и особенности оформления 
 

     Одним из видов информационно - справочных документов является акт.

Акт - информационно - справочный документ, составляемый группой лиц

для подтверждения  установленных фактов, событий. Акт  может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации

и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

     В вводной части текста акта указывается основание для составления акта. Это могут быть: ссылка на документ (приказ директора, распоряжение, положение, инструкция) с указанием даты и номера документа. Также основанием может послужить нормативный документ, устное распоряжение руководителя, факты, события, действия. Перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Состав комиссии:

Председатель, наименование должности, инициалы, фамилия.

Члены комиссии, наименование должности, инициалы, фамилии в алфавитном порядке.

Присутствующие, должность, инициалы, фамилии в алфавитном порядке (указываются при необходимости).

   Констатирующая  часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

   Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка об их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При составлении актов ревизий, их содержание согласовывается

с должностными лицами (гриф согласования). Акты составляются на общем бланке или специальном бланке акта, с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). В конце текста указывается количество экземпляров акта и их местонахождение. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии

и лицами, которые участвуют в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта обязано подписать акт с формулировкой своего несогласия.

Это «особое  мнение» оформляется на отдельном  листе и прилагается к акту.  

Формуляр  акта состоит из реквизитов:

     наименование  министерства или ведомства;

     название  организации;

     наименование  структурного подразделения;

     коды  ОКПО/ОКУД;

     наименование  вида документа;

     дата, номер;

     место составления;

     заголовок (в родительном падеже);

     текст;

     приложения;

     подписи (членов комиссии);

     гриф  утверждения, согласования.

     Формуляр-образец  акта представлен в приложении 2.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Управленческие  документы составляют основу документационного обес-

печения организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

     Управление  предприятием неизбежно требует  создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия.

     Так, коллегиальная деятельность учредителей  предприятия фиксируется 

в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

     Именно  документы, зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу

в арбитражном  суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет секретарю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЯ 
 

     1.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни-

фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».