Виды деловых писем

Министерство  общего и профессионального образования  Свердловской области

ГОУ СПО  СО «Уральский колледж строительства  архитектуры предпринимательства» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

 по дисциплине «деловое общение»:

Деловая переписка 
 
 

Выполнил  студент  

Преподователь 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

п. Бобровский

2009г.

Содержание 

1.   Виды деловых писем…………………………………………………………..3

2.   Оформление делового  письма………………………………………………..3

3.   Стандартные фразы  деловой переписки…………………………………...5

4.   Структура делового  письма………………………………………………….7

    4.1  Обращение……………………………………………………...……………8

    4.2  Преамбула……………………………………………………………………8

    4.3  Основной текст………………………………………………………………8

    4.4  Заключение…………………………………………………………………..9

    4.5  Подпись………………………………………………………………………9

    4.6  Постскриптум………………………………………………………………..9

    4.7  Приложения…………………………………………………………..……..10

5.   Этические нормы  деловой переписки……………………………………...10

6.   Образцы писем…………………………………………………………………11

    6.1  Благодарность………………………………………………………………..11

    6.2  Гарантийное письмо…………………………………………………………13

    6.3  Информационное письмо……………………………………………………15

    6.4  Письмо-запрос………………………………………………………………..16

    6.5  Письмо-ответ…………………………………………………………………16

    6.6  Письмо-подтверждение……………………………………………………...18

    6.7  Письмо-претензия……………………………………………………………19

    6.8  Поздравление…………………………………………………………………19

    6.9  Пресс-релиз………………………………………………………………...…20

    6.10 Приглашение…………………………………………………………………20

    6.11 Резюме……………………………………………………………...………...21

    6.12 Рекомендательное письмо…………………………………………………..22

    6.13 Соболезнование……………………………………………………………...23 
 

1. Виды  деловых писем 

Деловую переписку  можно разделить на официальную  и личную, а также внешнюю и  внутреннюю.

 
 
 

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:

на бумажных носителях;

по электронной  почте. 

Свой реферат  я посвящу правилам ведения внешней  деловой переписки на бумажных носителях.  

Обычно правила  внутренней официальной и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно, поэтому мы не будем разбирать их. 
 

2. Оформление  делового письма 

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Бланк. Деловое  письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

название организации;

физический адрес  организации;

телефон и факс;

web-сайт и e-mail. 

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации  и её логотип. 

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить  ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое  письмо обязательно должно иметь  поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.Пример:Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается  чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.Пример:  

Генеральному директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому  П.И. 

Уважаемый Павел  Ильич!

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком  мелким или слишком крупным. При  этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов особенно важна для писем, объем  которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» – «Вставить автотекст» – «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно  содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры  компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти  конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения. Если письмо содержит приложения, то они  оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может  быть общей для всего документа  или отдельной для основного  письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.Пример:К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:

акт сдачи-приемки  выполненных работ в двух экземплярах;

счёт-фактуры. 

С уважением, Главный  бухгалтер мебельной фабрики  «Заря» Никитина Н.К. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Стандартные  фразы деловой переписки 

Извещения  

Сообщаем, что  задержка в отгрузке… произошла  ввиду… 

Ставим Вас  в известность, что руководство  завода приняло решение… 

Ставим Вас  в известность, что Ваше предложение  принято. 

Извещаем, что мы… 

Доводим до Вашего сведения, что… 

Сообщаем, что, к  сожалению, не можем… 

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные  фразы в начале стандартного  делового письма). 

В соответствии с протоколом … 

В целях усиления охраны имущества… 

В ответ на Вашу просьбу… 

В подтверждение  нашего телефонного разговора… 

В подтверждение  нашей договоренности … 

В порядке оказания технической помощи … 

В связи с  тяжелым положением … 

В связи с  проведением совместных работ… 

В соответствии с письмом заказчика… 

Если автор  — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:

Завод «Заря» не возражает …

Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …

Кооператив «Наив» гарантирует…

От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого  лица множественного числа:

Просим…

Подтверждаем…

Сообщаем… 

Если автор  — лицо физическое, то действия передаются:

От первого  лица единственного числа, например:

Довожу до Вашего сведения …

Прошу…

Ставлю Вас  в известность …

От первого  лица множественного числа, например:

Одобряем…

Мы получили Вашу телеграмму …

Поздравляем…

Поддерживаем… 

Просьба

Просим вас  проверить ход выполнения работ…

Прошу принять меры …

Прошу сообщить данные о производительности … 

Отправка документов или материальных ценностей 

Направляем чертежи  сборки машин …

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …

Высылаем подписанный  с нашей стороны договор … 

Подтверждение