Виды деловых писем

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

Подтверждаем  получение спецификаций на …

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования … 

Предложение

Мы можем предложить Вам …..

Предлагаем Вам  приобрести…

Мы можем рекомендовать  Вам …. 

Приглашение

Приглашаем Вас  принять участие в обсуждении проекта …

Просим принять  участие в обсуждении проблемы …

Приглашаем представителя  Вашего предприятия посетить … 

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим  причинам … 

Напоминание

Напоминаем, что  по плану совместных работ Вы должны …

Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает … 

Гарантии 

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий  гарантируем. 

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения  по данному вопросу не привели  к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем  поставить Вам товары … в силу следующих причин:… 

Интерпретация действий другой стороны 

Такая задержка может привести …

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает  высылку прессформ…

Данные Вами обещания не выполняются. 

Заключительные  слова 

Надеемся, что  наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями  успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). 
 
 

4. Структура  делового письма 

Любое деловое  письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие  преимущества:

экономия Вашего времени и времени адресата;

гарантия прочтения  письма адресатом и правильное понимание  его сути;

получение вразумительного, четкого ответа. 

Итак, стандартное  деловое письмо имеет следующую  структуру:

Обращение

Преамбула

Основной текст

Заключение

Подпись

Постскриптум

Приложения 

4.1 Обращение 

Находится в  «шапке» письма и содержит должность  и ФИО адресата. Для официальной  деловой переписки стандартным  считается обращение “Уважаемый”, которое пишут с большой буквы  и по центру листа. А дальше масса  вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: “Уважаемый Андрей Петрович”, не знаете – “Уважаемый господин Смирнов”. Кстати, в обращении к человеку слово “господин” сокращать до “г-н” нельзя. И ни в коем случае нельзя писать “Уважаемый господин Смирнов А. П.”. Либо “Андрей Петрович”, либо “господин Смирнов”. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: “Уважаемый товарищ полковник”, даже если этот полковник – женщина. А вот обращение “Дамы и господа” является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение “Уважаемые господа”. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины. 

Пример: 

Генеральному  директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому  П.И. 

Уважаемый Павел  Ильич!

или

Уважаемый господин Добровольский! 

4.2 Преамбула 

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. 

Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков. 
 
 

4.3 Основной  текст 

Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли  и чувства по этому поводу и  озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. 

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго  июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены  специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья. 
 
 

4.4 Заключение 

Необходимо для  краткого подведения итогов всего написанного  и логичного завершения письма. 

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное  русло. 

4.5 Подпись 

Письмо завершается  подписью (должность + ФИО) адресанта, которую  предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. 

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима. 

Пример: С уважением,

Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв  А.Д. 
 
 

4.6 Постскриптум 

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после  подписи – довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. 

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака  в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%! 

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет  встречаться с Вашими специалистами  у Вас на предприятии завтра в 14:00. 
 
 

4.7 Приложения 

Приложения являются необязательным дополнением к основному  тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют. 
 
 

5. Этические  нормы деловой переписки 

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических  правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное. 

Кроме этого, при  составлении деловых писем не рекомендуется:

начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию  принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: “Прошу изучить и решить вопрос положительно” или “Прошу утвердить  эту кандидатуру”;

побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”. Лучше воспользуйтесь этикетными формулами “Прошу Вас ответить до такого-то числа”, “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”;

намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…”. 

Для получателя деловых писем обязательными  требованиями, с точки зрения этических  норм, являются:

отказ от формы  ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

оперативный и  четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может  рассматриваться как нежелание  сотрудничать. 

Следование перечисленным  выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников. 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Образцы  писем 

Благодарность

Гарантийное письмо

Информационное  письмо

Письмо-запрос

Письмо-ответ

Письмо-подтверждение

Письмо-претензия

Поздравление

Пресс-релиз

Приглашение

Резюме

Рекомендательное  письмо

Соболезнование 
 
 
 
 
 
 

6.1 Благодарность 

Формат «Благодарность»  относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату. Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. 

Текст благодарственного  письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата. 

Благодарность заверяется личной подписью отправителя  и в некоторых случаях –  печатью организации. 

Пример: 

Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.) 

«Весьма Вам  благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит  г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».