Нормативно-методическое обеспечение и практика применения электронного документооборота

     Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях⁶, Уголовно-процессуальный кодекс⁷, Арбитражный процессуальный кодекс⁸ и Гражданский процессуальный кодекс⁹ содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.

     Отраслевые  кодексы также содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих  отраслях и сферах. Так, Налоговый  кодекс закрепляет правило, согласно которому налоговая декларация в случаях, установленных настоящим Кодексом, может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку. Порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется Министерством финансов Российской Федерации¹⁰. Кодекс также закрепляет право вести регистры налогового учета в электронном виде и (или) любых машинных носителях¹¹. Таможенный кодекс разрешает, например, представлять таможенную декларацию в форме электронного документа¹².

     Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»⁴ является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

     применение  информационных технологий;

     обеспечение защиты информации»¹³.

     В данном законе содержатся определения  важнейших терминов в области  информационного и документационного  обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес трактовки понятий «документированная информация » (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»),  «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Отметим, что термин «информация» определяется в законе как «сведения  (сообщения, данные) независимо от формы их представления»¹⁴ .

     Законом установлен правовой режим документирования информации:

     1)    документирование   информации   является   обязательным   условием  включения  ее  в  информационные  ресурсы,  а порядок  документирования  информации нормативно устанавливается  органами государственной власти, ответственными     за     организацию     делопроизводства,     стандартизацию документов и  их массивов, безопасность РФ¹;

2. документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде ;
3. за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством РФ и ее субъектов¹⁵.

     Таким образом, данный закон допускает  и регулирует использование юридически значимых документов в электронном  виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

     Новый Федеральный закон «О связи»¹⁶ «регулирует отношения, связанные с созданием и эксплуатацией всех сетей и сооружений связи, оказанием услуг электросвязи и почтовой связи на территории РФ и на находящихся под юрисдикцией РФ территориях», «в отношении операторов связи, осуществляющих свою деятельность за пределами территории РФ в соответствии с правом иностранных государств, ФЗ применяется только в части регулирования порядка выполнения работ и оказания ими услуг связи на находящихся под юрисдикцией РФ территориях».¹⁷ В соответствии со ст.2 данного закона под сетью связи понимается «технологическая система, включающая в себя средства и линии связи и предназначенная для электросвязи и почтовой связи», «электросвязь - любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, письменного текста или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам», «средства связи - технические и программные средства, используемые для формирования, приема, обработки, хранения, передачи, доставки сообщений электросвязи или почтовых отправлений, а также иные технические и программные средства, используемые при оказании услуг связи или обеспечении функционирования сетей связи».

     Федеральный закон «Об участии в международном  информационном обмене»¹⁸ обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации»¹⁹.

       Перспективной технологией, без  которой невозможно представить  современное делопроизводство являются  базы данных. Они составляют основу  современных автоматизированных  систем ДОУ. Ряд важнейших аспектов  работы с базами данных регламентируются  институтом авторского права.  Так, отношения, связанные с  созданием, правовой охраной и  использованием баз данных, как  результата творческого труда  по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом  «О правовой охране программ  для электронных вычислительных  машин и баз данных»²⁰, который относит базы данных  к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

     Закон возлагает функции по правовой охране баз данных как интеллектуальной собственности на Федеральную службу по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент). Роспатент  осуществляет официальную регистрацию  баз данных именно как объектов авторского права, ведет Реестр баз данных.

     Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной  с использованием технологии электронной  цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми  актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования  ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ²¹ (ст. 160), а также Федеральный закон " Об информации, информационных технологиях и о защите информации"²² (ст.11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. Соответственно, федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст.5).

     Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи»²³ урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.

     В законе дано определение ЭЦП - это  «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

          Закон    впервые    в    отечественной    юридической    практике    вводит собственно понятие «электронного документа» («документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»), а также определяет следующие термины:

• владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
• средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной   цифровой   подписи,   подтверждение   с   использованием открытого    ключа    электронной    цифровой    подписи    подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
• закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
• подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе²⁴.

     Закон раскрывает условия использования  ЭЦП. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

     1. Сертификат ключа подписи, относящийся  к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания     электронного     документа     при     наличии     доказательств, определяющих момент подписания;

     2. Подтверждена    подлинность    электронной    цифровой     подписи    в электронном документе;

     3. Электронная   цифровая   подпись   используется   в   соответствии   со сведениями, указанными в сертификате  ключа подписи²⁵.

     Важное  значение в процедуре подтверждения  подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП²⁶.

     Следует отметить, что закон имеет ряд  дискуссионных положений. Так, например, в соответствии с п.1 ст.4 достаточно лишь подтвердить подлинность ЭЦП, чтобы признать сделку юридически обязательной. Таким образом, сделка, заключенная неуполномоченным лицом с использованием ЭЦП, станет обязательной для владельца такой подписи, что идет вразрез с общими положениями гражданского права (в соответствии с п.1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами).

     В соответствии с законом, «иностранный сертификат ключа подписи,  удостоверенный в соответствии с законодательством иностранного государства, в котором этот сертификат ключа подписи зарегистрирован, признается   на  территории   Российской   Федерации   в   случае   выполнения установленных законодательством Российской Федерации процедур признания юридического значения иностранных документов». Это означает, что вместо распространенной практики, когда порой достаточно приложить к делу письменное доказательство, подтверждающее соблюдение законодательства той страны, в которой электронная подпись была создана, необходимо установить юридическое признание в России электронных подписей, созданных в соответствии с правом других стран, основанных на других стандартах, других подходах, других технологиях. Но, к сожалению, подобные процедуры существенно затрудняют участие России в международном электронном документообороте²⁷.