Нормативно-методическое обеспечение и практика применения электронного документооборота

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
• информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративных  СЭД дает организациям два типа преимуществ:тактические и стратегические. 

1. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация  электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу
• Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

2. К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.  
Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• Улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат  автоматизации документооборота - наведение  порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности  работы организации в целом. После  внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса  в современных условиях. 

3.2. Общие проблемы  внедрения систем  документооборота⁶³

«Человеческий фактор»

Общеизвестно, что  процесс внедрения системы электронного документооборота является трудоёмким, как для IT-специалистов, так и для сотрудников предприятия.

И если сложности  «внедренцев» решаются за счет подбора  опытных специалистов, то на проблемах, связанных с сотрудниками предприятия  следует остановиться поподробнее.

На любом предприятии  в процессе внедрения будут появляться сотрудники, воспринимающие новшества  враждебно и не желающие менять привычный  темп и способ работы. Причиной тому может быть низкая образованность, отсутствие мотивации, консерватизм или, попросту, лень. Тем самым такие  сотрудники могут сорвать работу всего предприятия, значительно  осложнить процесс внедрения  СЭД, что приведет к повышению  стоимости внедрения.

Для того, чтобы  избежать подобных проблем, необходимо принять ряд мер: 
•    Создать у сотрудников понимание неизбежности внедрения системы 
•    Регулировать все этапы внедрения организационными внутренними приказами и распоряжениями 
•    Мотивировать и поощрять сотрудников, оказывающих содействие

Важно учитывать  возрастной, личностный и квалификационный состав сотрудников для того, чтобы  грамотно спланировать процесс перехода на электронный тип документооборота. Проведение лекций для сотрудников, с разъяснением особенностей и достоинств новой системы весьма эффективным. Необходимо объяснить сотрудникам, что внедрение СЭД способно значительно  упростить их работу.

чительно осложнить  процесс внедрения СЭД, что приведет к повышению стоимости внедрения.

Для того, чтобы  избежать подобных проблем, необходимо принять ряд мер: 
•    Создать у сотрудников понимание неизбежности внедрения системы 
•    Регулировать все этапы внедрения организационными внутренними приказами и распоряжениями 
•    Мотивировать и поощрять сотрудников, оказывающих содействие

Важно учитывать  возрастной, личностный и квалификационный состав сотрудников для того, чтобы  грамотно спланировать процесс перехода на электронный тип документооборота. Проведение лекций для сотрудников, с разъяснением особенностей и достоинств новой системы весьма эффективным. Необходимо объяснить сотрудникам, что внедрение СЭД способно значительно  упростить их работу.

Объективные факторы

Структурная изменения в оргпнизации

Одним из сложных  для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения  в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система  электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие  СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения  в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение  СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.

Отсутствие  документооборота

Серьезная проблема заключается в том, что если большая  организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает  множество проблем, и руководство  не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной  схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится  ворох проблем и им не до «каких-то там систем документооборота». Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная. 

Придание  электронному документу  юридической силы

Любая современная  система электронного документооборота должна предоставлять пользователям  высокий уровень защиты информации от известных и неизвестных угроз: обеспечение подлинности и сохранность  документов, безопасность доступа, протоколирование и контроль всех изменений в документах.

Остановимся на способах аутентификации пользователей  в СЭД: 
•    Запрос пароля. Популярный способ защиты, сложности при котором возникают за счет человеческого фактора – пароль попросту может быть утерян или забыт. 
•    Биометрический способ аутентификации весьма эффективен, но сложен в реализации и тоже не исключает ошибок. 
•    Ограничение и разделение прав пользователей высокоэффективно, но требует много времени для настройки системы, тем более, с учетом большого количества сотрудников.

Следующим этапом защиты СЭД является сохранение конфиденциальности информации с использованием криптографических  средств защиты. Данный способ широко используется большинством систем, работающих с документами и ценными данными. Между пользователями документы  циркулируют в закрытом зашифрованном  виде и после прохождения подтверждения  от получателя и считывания его ключа, документ приобретает свой первоначальный вид и доступен для работы.

Следующим этапом является мониторинг движения и изменения  документов с последующим протоколированием. При необходимости, изучение протокола  любого документа в системе легко  покажет, какой пользователь в какое  время работал с документом и  вносил изменения.

Последней областью деятельности СЭД, нуждающейся в  защите, является архив электронных  документов. Важной составляющей безопасности архивных данных является должная охрана физического носителя информации –  сервера. Все аппаратные элементы оборудования, которые могут быть использованы злоумышленниками, для получения  информации, должны быть изолированы  и находиться под наблюдением.

Выбирая системы  электронного документооборота, необходимо уделять пристальное внимание способности  системы хранить и защищать информацию, так как именно она является залогом  успешной, безопасной и продуктивной работы предприятия.

Миграция  существующих документов

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться  с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить  весь проект.

Если в организации  имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные  копии для создания электронного варианта архива – дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли  быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого  порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей  организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы.

3.3. Влияние кризиса на системы электронного документооборота   

Финансовый кризис затронул все отрасли промышленности, бизнеса и не мог не затронуть  область разработок систем автоматизации  и СЭД. В силу высокой стоимости  качественных программных продуктов, число заказчиков значительно уменьшилось  и, как следствие, уменьшились объемы разработок.

Это не могло  не сказаться на резком скачке уровня конкуренции на рынке СЭД. Можно  долго перечислять сложности  и недостатки, но, все же, стоит  рассмотреть возникшие, вследствие этого, плюсы: 
•    Разработчики начали демонстрировать высокую гибкость в сфере предлагаемых услуг. 
•    Возникло множество бесплатных пробных версий СЭД, что привело к повышению заинтересованности небольших и средних предприятий 
•    Повысился спрос на простые, «легкие» и недорогие системы, что позволило молодым развивающимся компаниям-разработчикам занять свою нишу на рынке СЭД

Изменились и  требования, предоставляемые пользователями к системе автоматизации делопроизводства. Если раньше любая система электронного документооборота должна была изначально пройти проверку на универсальность, функциональность, то сегодня на первый план выходит  удобство, простота в обучении, легкость сопровождения и невысокая стоимость.

Борьба с финансовым кризисом повлияла и на разработчиков  и на заказчиков, заставляя их адаптироваться к сложившейся ситуации и искать новые, более эффективные решения  для своего бизнеса. Долгосрочные и  рискованные проекты больше не интересуют заказчиков, что накладывает отпечаток  на маркетинговую деятельность IT-разработчиков. Наиболее эффективным позиционированием  СЭД на рынке является следующее: «Система электронного документооборота, это эффективное оружие в борьбе с международным экономическим кризисом и надежная защита вашего бизнеса!»

3.4. Особенности разных предприятий и видов деятельности⁶⁴

Ниже вкратце  перечислены особенности внедрения  СЭД для предприятий в зависимости  от их вида деятельности. Упомянуты  лишь некоторые виды предприятий, на самом деле этих видов с точки  зрения внедрения электронного документооборота существенно больше. Однако перечисленные  ниже представляют собой наиболее интересные с точки зрения внедрения СЭД  виды организаций. 

Промышленность

При внедрении  СЭД на промышленном предприятии  существует необходимость сразу  проанализировать возможность и  необходимость ее интеграции с АСУ, с системами САПР и другими  компонентами автоматизации. Это связано  с тем, что многие сотрудники таких  предприятий по роду деятельности совмещают  работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными  документами (чертежи и т. д.), и  все это — при выполнении функций  оперативного управления. Некоторые  системы (к примеру, Documentum) содержат специальные средства для осуществления  такой интеграции.