Нормативно-методическое обеспечение и практика применения электронного документооборота

Во многих сферах деятельности, связанных с высокой  ответственностью (военная, медицинская  и т. д.) участников технологического процесса за результат, существует необходимость  документировать выполнение каждого  этапа выполняемого процесса. СЭД  в таких случаях должна позволять  осуществление «разбора полетов» даже по прошествии нескольких лет. Для этого  она должна позволять откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы  получить «срез» на этот момент времени.

Для некоторых  видов производства, в особенности  при интеграции с АСУ, требуется  поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и  ее отказоустойчивости.

Государственные ведомства

Для государственных  ведомств характерны большая территориальная  разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий.

Вместе с тем  при внедрении СЭД в государственных  органах необходимо учитывать высокие  требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.

Проблемы, которые  создаются сложной схемой финансирования проекта внедрения СЭД (требования по проведению конкурсов, сложная схема  принятия решений и прочее), вызывают особые сложности на начальных этапах. Поэтому работу по внедрению СЭД  в государственных органах всегда необходимо начинать с небольшого неспешного пилотного проекта.

Для государственных  органов особенно характерен консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав. Эта проблема будет понемногу  решаться в рамках перспективных  программ повышения квалификации сотрудников  государственных органов, но реальные результаты этих программ появятся еще, к сожалению, не скоро. Очень часто  возникают трудности получения  информации на этапе проработки решений.

Крупные коммерческие предприятия

В крупных коммерческих предприятиях обычны следующие проблемы.

• При нынешней тенденции к созданию производственно-финансовых конгломератов часто встает проблема территориальной разобщенности, разнородности различных частей структуры, имеющих каждая свою предысторию. Причем эта разнородность проявляется как в организационной структуре и бизнес-процессах, так и в информационной инфраструктуре. На все это накладывается децентрализация управления, многие, даже ключевые вопросы решаются на местах и не выносятся на уровень центрального аппарата управления. Это приводит к сложностям с внедрением единых технологий.

Это объективный  фактор, против него есть только один метод  борьбы: изживать. Насколько он повлияет на судьбу проекта, зависит от степени  запущенности ситуации.

• Частая беда коммерческих предприятий - переоценка менеджментом уровня своей квалификации в области информационных технологий. Многие из молодых управляющих в "прежней жизни" были студентами технических вузов, часто даже программистами. В результате управляющие пытаются участвовать в принятии технологических решений, для чего они не вполне подготовлены. Это усложняет работу, приводит к нежелательным конфликтам. Чрезмерный интерес со стороны менеджмента к информационным технологиям так же опасен, как и отсутствие интереса.
• Еще одна специфика нынешнего момента - неготовность многих предприятий делать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно созрела. Они стремятся обходиться полумерами в ожидании "лучших времен". Вообще говоря, при минимальной инвестиционной активности в стране такая стратегия вполне оправданна, но, с другой стороны, для выживания необходимо повышать эффективность работы предприятия.

Необходим поиск  компромисса. Тем более что при  пассивном поведении эти самые  «лучшие времена» для предприятия  могут так никогда и не наступить.

«Производители  документов»

Под эту категорию  подпадают предприятия, которые  могут быть небольшими, но которые  интенсивно создают документы (консалтинговые компании, крупные юридические конторы, издательства и др.).

Типичные проблемы для этой категории предприятий  приведены ниже.

Самая распространенная проблема: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями  организации. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы.

В таких организациях часто нет выделенных отделов  информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для  формализации требований к системе (мы предполагаем, что такой отдел  в каком-то объеме выполняет работы по обследованию своего предприятия  и описанию его бизнес-процессов). В этом случае участие компании-консультанта необходимо, но ее аналитикам приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая  трудно формализуется. 

3.5. Примеры применения электронного документооборота⁶⁵

Система сдачи отчётности

Система сдачи  отчётности в электронном виде - это возможность организовать полностью  безбумажный, защищённый и юридически значимый документооборот между  предприятиями и организациями  всех форм собственности и налоговыми органами.

Преимущества  системы сдачи  отчётности в электронном  виде по телекоммуникационным каналам связи

• Большая экономия времени при сдаче отчётности
• Сокращение ошибок при подготовке отчётности за счёт средств выходного контроля
• Своевременное обновление форм отчётности по электронной почте
• Система запрос-выписка по электронной почте

Электронная торговля

Внедрение электронной  цифровой подписи в деятельность компании открывает новые возможности  работы в системах электронной торговли для всех участников системы, а также  во взаимоотношениях с государственными отчетными ведомствами.

Преимущества  использования электронных  сертификатов  для  поставщиков:

• новые клиенты
• новые партнеры
• участие в торгах на новых территориях
• увеличение рынка сбыта
• увеличение объема продаж
• получение прибыли
• реализация новых проектов

Преимущества  использования электронных  сертификатов для  организаторов торгов:

• экономия денежных средств на оформление и пересылку документации
• сокращение временных затрат на оформление, доставку документации
• сокращение сроков оформления конкурсов
• новые заказчики и поставщики
• увеличение количества конкурсов
• безопасность передачи данных
• электронный архив документов

Электронные платёжные системы

Стремительное развитие электронной коммерции  привело к разработке множества  самых различных электронных  платежных систем, функциональные возможности  которых постоянно расширяются  и усложняются.

Функционирующие в настоящее время системы  электронных платежей можно разделить  на ряд групп категорий: по поставщикам, по особенностям реализации.

В настоящий  момент системы электронных платежей получили широкое распространение, но наличные деньги, чеки и реальные кредитные карты широко используются параллельно своим электронным  аналогам.

Проблемами же актуальной для повсеместного использования  электронных денег являются обеспечение  безопасности в электронных системах, отсутствие жесткой системы стандартов. 

Архивное  дело

Хранилища электронных  образов документов, предназначенные  для оптимизации процедур поиска и выдачи информации, достаточно широко представлены на отечественном рынке  программного обеспечения и программно-аппаратных комплексов. Практическое же решение  проблем архивного хранения электронных  документов, не имеющих бумажных оригиналов, - дело будущего. Среди путей развития архивного дела - интеграция систем (хранилищ электронных образов документов) и решаемых в этой области прикладных задач.

Применение  ЭД в государственных  структурах

    Расширение  использования обмена ЭД между государственными органами различных государств позволит решить ряд государственных задач  в области внешней политики – это прежде всего развитие сотрудничества и экономических связей между государствами.

    «Расчеты  специалистов показывают, что использование  систем электронного документооборота позволяет добиться огромного экономического эффекта, а применительно к России такое снижение издержек с учетом территориальной протяженности  может быть колоссальным».⁶⁶ В мировой практике деловых отношений широко используется ЭЦП (следовательно, и ЭД) технология которой на основе открытого ключа известна с 1978 года. Банк России работает с ЭЦП, созданной по собственному стандарту, с 1993 года.

    В некоторых сферах хозяйственной  деятельности использование электронных  документов и электронно-цифровой подписи  прямо предусмотрено законодательством. «Особое распространение электронные  документы получили в расчётных  отношениях».⁶⁷

    Перевод бумажного документооборота в электронный  набирает силы, и уже можно видеть инициативы в этой области от государственных  структур. Так, Государственное Учреждение - Отделение Пенсионного Фонда  РФ по Самарской Области (ГУ-ОПФР) предложил  организациям соглашение «Об обмене электронными документами в системе  Электронного Документооборота ПФР» и  разослал соответствующий пакет  документов. Организации, на свое усмотрение, могут сотрудничать с ГУ-ОПФР по поводу обмена электронными документами. Причем, изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП производит ГУ-ОПФР, как сказано в договоре.

    Выводы

      Практика использования ЭД обширна,  но весьма фрагментирована. Есть  опыт отдельных отраслей, особенно  финансовых - банковской и ценнобумажной,  крупных корпораций (например, Газпром)  госслужб (ФАПСИ и др.). В каждом  таком фрагменте решаются вполне  определенные задачи, на электронный  документооборот возлагаются вполне  определенные функции, и с проблемами  сталкиваются тоже вполне определенными  и специфичными для каждого  из этих фрагментов. Можно отметить  успешный опыт Газпрома внедрения  систем электронного документооборота. В дальнейшем, его можно использовать  в других отраслях промышленности  и облегчения взаимодействия между государственными органами. Вообще «первопроходцами» в этой области можно считать именно нефтегазовые компании. Вместе с тем, хотелось бы отметить, что программные продукты и системы США, Канады, Европы имеют следующие недостатки:

    1) высокая стоимость;

    2) прибыль от внедрения приносят  иностранным компаниям, а не  отечественным. 

Следовательно, необходимо развивать отечественное  производство программных продуктов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Создание  действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

     В настоящей работе мы попытались комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Анализ  нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает   отсутствие   общегосударственных      нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства.  Актуальным является разработка типовых систем автоматизации  делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая  возможности электронного документооборота, мы, в первую очередь,  можем сравнить свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить  документационное обеспечение, а значит и управление в целом. Так, система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, поддерживать удаленных пользователей, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т.д.