Нормативно-методическое обеспечение и практика применения электронного документооборота

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ  ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ 
 
 

Нормативно-методическое обеспечение и  практика применения электронного документооборота. 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 
 
 

                                 Выполнили студенты:

                                                         Кудрявцев Д.А., Селицкий А.А.

                                                              гр.2157, каф.ПКС, ФКТиУ

                                    

                                                         Проверила: доц., Иванова Н.Ю 
 
 

2010

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….....................3

ГЛАВА 1.   ПРАВОВОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА……….6

1. Правовая база электронного документооборота……………………....6
2. Организационно-методическое регулирование работы с электронными документами………………………………………….19
3. Выводы к главе 1……………………………………………………...25

ГЛАВА 2.  ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - ЕГО ВОЗМОЖНОСТИ……………………………………………………………..27

      Выводы к главе 2…………………………………………………………...28

ГЛАВА 3.  ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА…………………………………………………...29

      3.1.  Преимущества от внедрения  и общие данные о системах  электронного документооборота…………………………………………….29

      3.2. Общие проблемы внедрения систем документооборота………….31

      3.3. Влияние кризиса на системы электронного документооборота... 35  

      3.4. Особенности разных предприятий и видов деятельности………..36

      3.5.  Примеры применения электронного документооборота…………39

      Выводы к главе 3………………………………………………………….41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………...43

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………….45

      

ВВЕДЕНИЕ

       Наиважнейшей задачей управления  каждой организацией является  организация работы  с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

     Сегодня единственным эффективным путем  решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации  на максимальное использование электронных  документов, которые перемещаются и  обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

     Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время  на правительственном уровне рассматриваются  концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных  информационных ресурсов. Совместными  усилиями органов государственной  власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки  решить задачи эффективного внедрения  информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время  административной реформы.

     Применение  современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации  внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения  стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности   функционирования   его   учреждений,   а   в      коммерческих структурах   -   это   важное   условие   повышения   конкурентоспособности организации,   получения   выигрыша  за  счет   более   быстрой   реакции   на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной нами темы.

     Объект  курсовой работы - современные системы электронного документооборота.

     Предметом работы является организационное и нормативно-правовое обеспечение внедрения и применения, типология и функциональные возможности автоматизированных систем делопроизводства.

     Цель  работы - проанализировать нормативно-правовые, методические и организационные аспекты внедрения систем электронного документооборота.

     Достижение  цели требует выполнения комплекса  задач:

• изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;
• рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;
• изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.

     - рассмотреть применение систем электронного документооборота (СЭД) на практике.

     Публикаций  по различным аспектам проблемы «информационные  технологии в делопроизводстве»  в настоящее время существует очень много. Однако большинство  из них носят узко прикладной характер, мало переводов западных изданий на эту тему. В определенной степени задачу информационной поддержки автоматизации документационного обеспечения управления решает периодика, материалы научных конференций. Литературу по теме целесообразно разделить на три группы:

     1.Общие  работы;

     2.Специальные  публикации;

     3.Статьи.

     К первой группе публикаций относятся  работы, в которых использование  новых информационно-документационных технологий рассматривается в качестве отдельного аспекта более широкой проблематики. Вопросы автоматизации документооборота затрагиваются в ряде учебных пособий по документационному обеспечению управления.

     Полноценное решение проблемы электронного документооборота невозможно без исследования его  правового обеспечения. Область  информации и документации в последние  годы стало самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась новая отрасль -информационное право.

     Ко  второй группе относятся работы, посвященные  вопросам организации электронного документооборота.

     К третьей группе относятся статьи в периодических изданиях, посвященные   различным   аспектам   электронного   документооборота:   его нормативно-правовому и организационному обеспечению, проблеме выбора программных средств, их классификации и др. В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Компьютерра».

            Также  в настоящей работе  был использован широкий комплекс  источников. Это различные по целевому назначению и юридическому статусу документы, регламентирующие различные аспекты электронного документооборота. В целях анализа их можно разделить на две категории: законодательные акты и нормативные и методические документы. 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1.  ПРАВОВОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Правовая база  электронного документооборота

     Правовую  основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

     Правовые  аспекты, регламентирующие использование  электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству. Его структуру можно представить следующим образом:

Таблица 1¹

     В соответствии с целью и задачами курсовой работы мы проанализируем законодательные  акты, регламентирующие использование  систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

     Конституция РФ² - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст.71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст.29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст.24).

     Вопросы работы с электронными документами  также затрагиваются в нормативных  правовых актах, посвященным   отдельным   сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском  кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности³. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок  в  электронной форме.

     Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает  ответственность за преступления в  сфере компьютерной информации: неправомерный  доступ к информации; создание, использование  и распространение вредоносных  программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или  их сетей⁴. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность⁵.