Электронный документооборот

                                                                Содержание

Введение……………………………………………………..……………………………………….2

1. Системы  электронного документооборота…………………….………………………………..2

1.1 Документооборот  в мире безбумажных технологий……………………………..……….......2

1.2 Делопроизводство  и документооборот в управлении  предприятием………………..………3

1.3 Системы управления электронным документооборотом………………….………………......4

1.4 Корпоративный  электронный архив……………………………………………….…………....7

1.5 Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства……………8

Заключение………………………………………………………………………………………...…10

Список  литературы…………………………………………………………………………………..11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение

          Основной целью данной контрольной  работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система  - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

      Трудно  представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

      С развитием информационных технологий для документооборота открылись  огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной  почтой, проблема расстояния перестала  быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА 

1. Документооборот в мире безбумажных  технологий

      Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует  адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

      Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в  электронном виде требует привычки;

Безбумажные технологии требуют основательной  технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

Безбумажные технологии требуют основательной  юридической поддержки (например, в  России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. 

1.2 Делопроизводство  и документооборот  в управлении предприятием 

         Для эффективного менеджмента  в деятельности любого предприятия  информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

      Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

      В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной  системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Созданная схема  хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.  

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей  фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях  и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях  с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое  число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и  другими простыми человеческими  особенностями и слабостями. Решение  этой проблемы зачастую упирается в  имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом. 

1.3 Системы управления электронным документооборотом 

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих  целей:

• интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
• повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД  предназначена для автоматизации  процессов документационного обеспечения  управления предприятием, включая:

• процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
• процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
• управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
• Объектом автоматизации являются процессы:
• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).