ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 

СЕРВИСА»

Кафедра:  

«Прикладная математика и информатика» 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 
 
 

По дисциплине: «Информационные системы в экономике»

На тему: «Системы электронного документооборота» 

                            Работу выполнил

                            студент гр. Фз-2С

                            Ситникова Е.Ю.

                            Проверил:

                            Чупина Е.Е. 
 
 
 

Тольятти 2010 г.

 

Оглавление

 

Введение

     В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинными. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

     В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

     Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

     Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

     Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

  1. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

  Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (так же как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используют специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

  Внедрение информационных систем управления документами (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.

  Из  важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

  – программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

  – поддержка распределенной обработки информации;

  – возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

  – открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

  – широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

  – возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

  – возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

  – возможности контроля за прохождением документов;

  – наличие системы оповещения должностных лиц;

  – возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

  – наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

  – наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

  – ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

  Управление  интеллектуальными активами предприятия  может осуществляться с помощью  систем различной сложности. Разновидности  ИСУД и их характеристики приведены  на рис.1.1. и в табл.1.2. 

 

  Рисунок 1.1. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия 
 

Таблица 1.2.

  Характеристики различных систем управления электронными документами

  Информационные  системы управления документами (Electronic Document Management - EDM) обеспечивают процесс  создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

  Часто эти документы хранятся в специальных  хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы.

  Общими  возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

  Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

  Информационные  системы управления делопроизводством  обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами  регистрационно-контрольных форм в  соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

  Основным  назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ  принят к исполнению», «документ  передан на исполнение конкретному  сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы.

  Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально  контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

 

  2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

  Изучая  основные функции систем автоматизации  делопроизводства, можно выделить некий  минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать  полноценная система автоматической регистрации документов.