Система электронного документооборота

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет социального управления

Кафедра социального менеджмента  и туризма

Специальность –080500.00 «Менеджмент (бакалавриат)»

Форма обучения – очная 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

ТЕМА: «Система электронного документооборота».

 

Студента                                                            Огнева Светлана Николаевна                          

                                          

Научный руководитель            проф. РГСУ,докт.педагог.наук Алиев Н.Н.                            

 

Консультант                                 проф. РГСУ,докт.педагог.наук  Алиев Н.Н.                            

 

 

 

 

 

 

Дата представления _______________

Дата защиты _____________________

Оценка _________________________

 

МОСКВА – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ  ДОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…………………………………….. 6

1. Понятие документооборота………………………………………………....6
2. Принципы документооборота………………………………………………8

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ…………………………….12

2.1 Понятие коммерческой  тайны……………………………………………...12

2.2 Документооборот конфиденциальных  документов………………………18

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ  И  ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА………………………………………………………25

3.1 Проблемы внедрения  электронного документооборота………………….25

3.2. Оценка эффективности  внедрения электронного документооборота…..28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….33

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной  власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том  числе и электронных документов.

Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего  тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации  и использования электронных  документов. Главной задачей сегодня  является переход от дискретной формы  электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Говоря, об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Целью данной курсовой работы является изучение внедрения электронного документооборота на современном предприятии.

Для достижения поставленной цели предлагается решить ряд задач:

1. Изучить нормативные основы внедрения электронного документооборота;
2. Рассмотреть этапы внедрения электронного документооборота;
3. Проанализировать оценку эффективности электронного документооборота.

Также вопросы, касающиеся электронного документооборота, затронуты рядом  нормативных документов. 

Федеральный закон (ФЗ) от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов.

В пункте 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» зафиксировано, что электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.

Таким образом, рассматривая множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения Системы Электронного Документооборота (СЭД), то насколько важно верно определить верно, ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

1.1 Понятие документооборота

Документооборот организации  – это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

•          входящие (поступающие) документы;

•          исходящие (отправляемые) документы;

•          внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций  в организации работы с документами  – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа  – запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения. Кроме этого регистрация  позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация  работы с документами" входит хранение документов и их использование в  текущей деятельности учреждения. Под  системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Можно выделить две составные части делопроизводства:

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны  и для создания эффективной системы  делопроизводства в организации  необходимы они обе, причем функционирующие  в тандеме.

В технологической цепочке  обработки и движения документов можно выделить этапы:

•          прием и первичная обработка  документов;

•          предварительное рассмотрение и  распределение документов;

•          регистрация;

•          контроль над исполнением;

•          информационно-справочная работа;

•          исполнение документов и отправка.

Таким образом, Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В следующем параграфе, мною рассмотрены принципы документооборота на предприятие, которые могут быть обозначены как образующие потоки документов.

 

1.2 Принципы документооборота

Движение документов в  федеральном органе исполнительной власти с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В документоведении применяется  следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Оперативное управление - это  управление, осуществляемое документами  с момента создания (поступление  на предприятие) до момента окончания  сроков их текущего хранения.

Документооборот предприятия и его составляющие.

Согласно стандартному определению  документооборот представляет собой  упорядоченное перемещение документов предприятия - от момента их создания (поступления на предприятие) до момента  помещения на текущее (оперативное) хранение.

Документооборот образует три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на предприятие, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.

Эти потоки берут свое начало на предприятии, их образуют:

Входящие - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие – это большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

Внутренние – это данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию. Это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

В соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:

• организацию доставки документов;
• первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрацию документов;
• рассмотрение документов руководством (структурным подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
• организацию исполнения документов.

В соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству исходящими документами предусматривает:

• прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
• регистрацию документов;
• тиражирование документов;
• подготовку документов к отправке;
• сортировку документов;
• передачу документов.

Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием), как правило, производится:

• лично - исполнителями (ответственными исполнителями) документов непосредственно адресатам (например, если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений предприятия);
• через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства
• между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия;
• посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети);
• посредством почтовой, курьерской или электрической связи, а также по каналам факсимильной, телефонной и телексной связи - например, между головной организацией предприятия и его обособленными структурами подразделениями (филиалами, представительствами).

Документы, исполняемые в  соответствии с резолюцией, имеющей  пометку «срочно», подлежат исполнению с течение 3 дней, а имеющей пометку «оперативно» - в течение 10 дней со дня резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступлением в адрес предприятия письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.

Таким образом, принципы документооборота заключаются движение и подготовка управленческих документов,  на которое отводиться свое время и свой срок.