Система электронного документооборота

В данной главе рассмотрено, что в  управлении широко используется электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота основывается на определенных принципах, и правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В следующей главе, мню  рассмотрено, коммерческая тайна —  это право предприятий, организаций не разглашать, не сообщать, сохранять в тайне сведения об их производственной, торговой, финансовой, научно-технической деятельности, обусловленное опасностью нанесения ущерба организации.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

2.1 Понятие коммерческой  тайны

   Документы могут  нести информацию открытую и  информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально»,  «Для служебного пользования», «Коммерческая  тайна», «Секретно» и т.п. Коммерческая  тайна – это конфиденциальная  информация, позволяющая её обладателю  при существующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке  товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно – техническая, технологическая, производственная, финансово – экономическая, иная информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность. В силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно  конкурировать и т.п.

   Сведения коммерческой  тайны предприятия можно условно  разделить на два крупных блока:

• Научно – техническая (технологическая) информация;
• Деловая информация.

Научно – техническая  информация включает:

• сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;
• используемые материалы;
• рецептуры;
• методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; - программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
• организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчёты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);
• сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
• сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;
• планы развития предприятия;
• планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объёме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;
• планы рекламной деятельности;
• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
• структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;
• кадровый состав и его формирование;
• сведения из деловой переписки.

   Сведения, которые  не могут являться коммерческой  тайной:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателей в государственные реестры;
• содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия и об использования ими средств соответствующих бюджетов;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно – эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан;
• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
• о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
• о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
• об условиях конкурсов и аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
• о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческих организаций;
• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

   Основная цель  защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны,  состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение.  Разглашение информации, составляющей  коммерческую тайну, - действие или  бездействие, в результате эта  информация становится известной  третьим лицам без согласия  обладателя такой информации  либо вопреки трудовому или  гражданско – правовому договору.

В ряде случаев требуется  защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие  выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

• определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
• ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля над соблюдением такого порядка;
• учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
• регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;
• нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;
• ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;
• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
• использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;
• осуществление контроля над соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к  коммерческой тайне предусматривает:

• ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
• принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;
• ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;
• установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;
• создание работнику необходимых условий для соблюдения, им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятий должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

• не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;
• соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;
• не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;
• не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника  не менее пяти лет после его  увольнения. Для ограничения доступа  к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный  приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под  расписку ознакомиться с приказом и  приложениями к нему.

Таким образом, коммерческая тайна - это информация, сведения, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность, к такой информации нет свободного доступа на законном основании, а ее обладатель вправе охранять конфиденциальность сведений.

В следующем параграфе, мною рассмотрена, работа с документами это есть документооборот, то есть этапы движения документов в организации.  Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.

2.2 Документооборот конфиденциальных  документов

При хранении документов в  компании приняты следующие правила.

По степени важности документы  делятся на три категории, для  каждой из которых сформированы собственные  требования к организации хранения.

К первой категории относятся  документы, крайне необходимые для  ведения дел компании или важные для ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи с общественностью, отношения  со служащими, акционерами, клиентами  или поставщиками; документы также  могут быть запрошены по юридическому, законодательному или экологическому требованию.

Ко второй категории относятся  документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.

К третьей категории относятся  документы, не требующие особого  хранения. Их отсутствие не повлияет на работу компании. Они не являются важными  для ознакомления с прошлым компании, не являются конфиденциальными, не затрагивают  вопросы частного характера. Не имеют  особой важности для выполнения ежедневных операций.

Наивысшие требования к организации  хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:

• доступ к этим документам должен быть строго ограничен;
• необходимо контролировать температуру и влажность в помещении с хранящимися документами;
• система с документами должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.

Также разработаны общие  требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют  общепринятым и законодательно установленным  требованиям к хранению документов.

Для документов третьей категории  никаких требований к хранению не установлено.

Для успешного ведения  дел необходимо, чтобы документы  создавались, использовались и уничтожались в соответствии с Уставом Компании. Уничтожение документов является необходимым, и должно осуществляться разумно, следуя всем нормативным указаниям. Неаккуратное уничтожение документов может повлечь  за собой раскрытие конфиденциальной информации.