Система электронного документооборота

В соответствии с этими  принципами в организации  разработана  политика уничтожения документов, основные принципы которой изложены ниже.

Уничтожение какого-либо документа  обязательно должно сопровождаться удалением его копии. Как определено в Корпоративном Руководстве  Безопасности, есть три категории  документов, которые требуют особого  внимания при их создании, использовании  и уничтожении: с ограниченным доступом, личные и конфиденциальные и конфиденциальные. Документы такого рода удаляются  так, чтобы их восстановление было невозможным.

В основе организации контроля исполнения служебных документов лежат  принципы:

• заблаговременности;
• объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;
• открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;
• системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только участниками, по мнению начальства;
• индивидуального подхода.

Игнорирование перечисленных  принципов контроля приводит к снижению результатов работы органов предприятия, его аппарата.

Основными задачами, которые  решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности  должностных лиц и эффективности  управления и эффективное использование  системы делопроизводства, обеспечение  отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности предприятия применяется два  метода контроля: внутренний и внешний  контроль.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов. Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического управления приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю. В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации предприятия в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны предприятия данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.

Внутренний контроль в  организации проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений осуществляет канцелярия предприятия. Также на предприятии издан Приказ о совершенствовании организации  контроля, в котором назначается  ответственный за организацию контроля на предприятии, а также даются указания начальникам структурных подразделений  о принятии мер по совершенствованию  контрольной работы на предприятии.

Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В организации такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Если директор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;
• контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;
• контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия организации.

В организации обязательному  контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

При постановке документа  на контроль на нем проставляется  отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается  дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю работники  канцелярии распечатывают отчет  о выполнении контрольных поручений  в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и  раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются  в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные  законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения  содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный  срок, а требующие дополнительного  изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Продление сроков исполнения поручения производится на основании  представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении  этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока  исполнения поручения принимается  руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к  делу рассмотренную записку о  продлении срока.

Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями  сроков ответа по документам. Если исполнитель  не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с  просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную  записку на имя директора с  указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий  принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается  с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа  также проставляется в журнале  и контроль снимается.

Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение  поступающей информации о ходе и  результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также  осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим  управлением Администрации.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и  методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.

Организация эффективного внутреннего  и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений  и распоряжений различных уровней  управляющей системы должна проводиться  постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

Таким образом, конфиденциальный документооборот включает в себя организацию работы с конфиденциальными  документами в процессе их рассмотрения, исполнения, использования и подготовки к отправке.

В этой главе, было сказано, что коммерческая тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Конфиденциальное делопроизводство является самостоятельным видом делопроизводства, поскольку имеет отдельную четкую сферу деятельности  и особенности в обеспечении этой деятельности.

В третьей главе мною раскрыты проблемы системы электронного документооборота. Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Такие как, консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, слабая формализация бизнес-процессов, необходимость обеспечения юридической силы документов.

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ  И  ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.

3.1 Проблемы внедрения электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система  либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных  с созданием, редактированием и  хранением информации, либо эффективность  от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу  выявляет одну из основных проблем  внедрения: в любой организации  найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала, обычно обусловлен, нежеланием учиться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать эту проблему? Работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации  и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется  индивидуальный подход к каждому  человеку, учет его особенностей —  как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу  работы, а вы предлагаете резко  переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем, не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

Во-первых, переход можно  сделать постепенным. Например, сначала  внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты  достаточно понятна, люди легко к  ней привыкают. Затем можно построить  интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутренним интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота.

Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим»  осваивать новую безбумажную  технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство  над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы  изначально курсы были практически  добровольными. Сотрудники, пришедшие  на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут  достаточно увлечены, чтобы стать  вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет  интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.

Проблемные задачи начала внедрения.  Является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

Если же определенные потенциальные  правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые  имеют правовые последствия, можно  сопровождать бумажными копиями  с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение  бумажных документов, а создание эффективной  среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать  придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в  одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному  снижению объема бумажных документов.

В крупных коммерческих предприятиях есть следующие проблемы.

• При нынешней тенденции к созданию производственно-финансовых конгломератов часто встает проблема территориальной разобщенности, разнородности различных частей структуры, имеющих каждая свою предысторию. Причем эта разнородность проявляется как в организационной структуре и бизнес-процессах, так и в информационной инфраструктуре. На все это накладывается децентрализация управления, многие, даже ключевые вопросы решаются на местах и не выносятся на уровень центрального аппарата управления.

• Частая беда коммерческих предприятий - переоценка менеджментом уровня своей квалификации в области информационных технологий. Многие из молодых управляющих в "прежней жизни" были студентами технических вузов, часто даже программистами. В результате управляющие пытаются участвовать в принятии технологических решений, для чего они не вполне подготовлены. Это усложняет работу, приводит к нежелательным конфликтам. Чрезмерный интерес со стороны менеджмента к информационным технологиям так же опасен, как и отсутствие интереса.

• Еще одна специфика нынешнего момента - неготовность многих предприятий делать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно созрела. Они стремятся обходиться полумерами в ожидании "лучших времен". Вообще говоря, при минимальной инвестиционной активности в стране такая стратегия вполне оправданна, но, с другой стороны, для выживания необходимо повышать эффективность работы предприятия.