Система электронного документооборота

Таким образом, говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, прежде всего, организация договорилась о том, как определиться та самая эффективность. Согласно общему определению, было рассмотрено эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

 

3.2. Оценка эффективности  внедрения электронного документооборота

 Наиболее сложно формализуемый  аспект внедрения системы электронного  документооборота. В первую очередь  потому, что эта система, с одной  стороны, не является осознанной  крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета  или база данных для реестра  населения), а с другой, — требует  определенных расходов на внедрение  и сопровождение.

Как для любой системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств  на материалы, рабочее время сотрудников и т. д. И косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД.

Эффект второго типа оценить  в общем случае очень сложно. Сложность  эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а  такую оценку можно очень легко  поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает  непосредственную экономию от внедрения  СЭД в виде неизрасходованной  бумаги или уменьшения трудозатрат. Все же попытаемся предложить хоть какую-то схему вычисления эффективности.

Схема вычисления расходов. Предположим, что имеется организация  с N сотрудниками. Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения  и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

1. Стоимость L одной лицензии. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 150 до 800 долл. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД.

2. Стоимость H дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 1500 долл. (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше.

3. Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине: V=M*W + M*W*F(N), где:

M – это количество  человек в месяцев, нужное для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев),

W – средняя стоимость  1 месяца работ (включающая работы  по проработке требований, созданию  проекта внедрения, доработке  ПО, инсталляции и обучению). Второе  слагаемое, зависящее от F — функции  характеристики размера организации,  служит «поправкой», позволяющей  учесть в расходах усложнение  задачи за счет величины размера  организации. Поведение этой функции  качественно похоже на логарифм  от величины N и приведено на  графике (см. рис.1).

         Зависимость  поправочного коэффициента  от объема организации

             0,4                          

                 0,3

                   

                  0,2

                  

  0,1

                              0  1                          101                        201

                  

Рисунок 1. Характер функции F – зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V – стоимости работ при учете числа рабочих мест в СЭД. Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-20% от стоимости системы в год.

 

Десять приемов преодоления  общих проблем внедрения СЭД

1. Сделать переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.

2. На этапе подготовительной работы нашли сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.

3. Сделать руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота.

4. В организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.

5. В организации, отсутствие даже бумажного, но упорядоченного документооборота необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выяснить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.

6. Надо учитывать, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять Электронно-Цифровую Подпись ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить к более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.

7. Бумажные документы из внешнего мира попадают во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам надо предусмотреть использование сканеров.

8. Не забыть про полезную возможность употребления существующих документов для создания новых. Если предполагать, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.

9. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного вида и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.

10. Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.

Таким образом, поставив четкие вопросы на проблемы внедрения, с  легкостью удалось решить их с  помощью десяти приемов. Которые постепенно внедряют электронные технологии.

В данной главе, рассмотрела  решения проблемы электронной системы, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблемы управления потоками документов актуальны для любой организации. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие  успешно действующей системы  электронного  документооборота говорит  о благополучии учреждения и его  руководства. Это означает полную управляемость  подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально  успешном выполнении порученного дела.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снижаются физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшилось. Это положительно повлияло на работоспособность работника, т.к. приводит к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появилось дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1)Нормативные источники:

1. Федеральный закон. «Об электронной цифровой подписи».
2. Федеральный закон. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

 

2)Основная литература:

3. Спивак А. В., Делопроизводство, СПб, Питер, 2003 год, 208 стр.
4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2006. №3
5. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001
6. Экономика предприятия: Учебник. Под ред. О.И. Иванова и др. -              М.: Экономика, 2006. - 238 с..

 

3) Интернет-ресурсы:

7. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления.
8. http://www.claw.ru/ Система Электронный документооборот.
9. http://www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.