Системы электронного документооборота

  Система позволяет легко осуществить  интеграцию и стыковку с другими  прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

  В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как  в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако, для больших организаций этих средств недостаточно.

  3.2. Documentum

  Documentum – мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем.

Это полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

  В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний. Несмотря на то, что первые проекты на базе Documentum в России были реализованы всего несколько лет назад, сегодня продукты этой компании успешно применяются уже более чем во многих различных организациях, среди них: банки, телекоммуникационные компании, холдинговые структуры, государственные организации, нефтегазовые компании.

  Система реализована в классической трехуровневой  архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным  образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

  В основе системы находится реляционная  база данных, обеспечивающая механизмы  транзакционной обработки структурированных  запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

  Бизнес-логика системы находится на сервере  приложения Documentum Content Server, который  обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.  

  Пользовательский  интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

  Documentum имеет относительно высокую стоимость  внедрения за счет того, что  является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, и далек от "коробки", а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

  Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую  систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

  3.3. LanDocs

  Система LanDocs в первую очередь ориентирована  на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Основные  отличия: гибкость и простота настройки, доступная не программисту;

готовые шаблоны отраслевых настроек в соответствии с требованиями ЕСКД, СПДС, ГОСТ 6.30.; поддержка единых централизованных классификаторов и справочников в масштабах предприятия; встроенные функции контроля исполнения; возможность одновременного учёта как электронных, так и бумажных документов; функция организации совещания и голосований; встроенный функционал по управлению договорами и работе с календарями и календарными планами; не требует поддержки разработчиков; практически вся функциональность доступна в базовой поставке; наличие полнофункциональной демонстрационной версии

  Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной  архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

  Система LanDocs не ориентирована на поддержку  коллективной работы и процесса создания документов.

  Интеллектуальный  интерфейс, однако в современных  версиях программы интерфейс  конечного пользователя может быть значительно упрощен с помощью различных настроек. Решение о требуемом уровне интеллектуальности интерфейса принимает администратор программы (внедренец) исходя из конкретной ситуации.

  3.4. «БОСС-Референт»

  Данная  система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

  Основное  назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

  Дополнительные  модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

  Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря  этому вдобавок к функциям "БОСС-Референта" пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную  почту, репликацию данных, возможность  удаленной работы и т. д. "БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

  Компания  АйТи разработала несколько методик  оценки экономического эффекта внедрения  СЭД "БОСС-Референт". На основании  таких оценок можно посчитать  реальную экономию от перевода в электронный  вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками TCO (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

  Пользователями  системы электронного документооборота «БОСС-Референт» являются органы федеральной  и региональной власти, государственные  унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

СЭД «БОСС-Референт»  отличает сочетание трех уникальных преимуществ:

- с одной стороны, система сочетает в себе элементы конструктора, и за счет этого автоматизировать процессы управления документами можно очень быстро;

- с другой стороны, она сохранила все возможности платформы, которые позволяют адаптировать решение под любые специфические потребности заказчика;

- кроме этого, архитектура системы и методика внедрения позволяют поэтапно автоматизировать процессы, например, для начала настроить обработку договоров, чтобы организация начала работать в системе, а дальше настраивать другие процессы.

  БОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы «БОСС-Референт», представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino.

  Недостатки  системы «БОСС-Референт»: относительная дороговизна (за счет необходимости приобретения платформы IBM Lotus Notes/Domino); необходимость наличия на предприятии специалиста, компетентного в IBM Lotus Notes/Domino, который смог бы обеспечить грамотное сопровождение системы «БОСС-Референт»; ограничения по интеграции с не IBM решениями.

  3.5. «Дело»

  Система "Дело", которая до недавнего  времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому "приделываются ноги", то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. "Дело" хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

  3.6. "Евфрат"

  "Евфрат" является простым электронным  архивом с базовыми возможностями  контроля исполнения. Разработан  компанией Cognitive Technologies. Компания  предлагает спектр продуктов  для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом "Евфрат Клиент-сервер", в котором в качестве клиентской части используется "Евфрат-Офис", являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

  "Евфрат" построен в парадигме "рабочего  стола" с папками. Документы  раскладываются по папкам, которые  могут иметь любую степень  вложенности. Собственного хранилища файлов "Евфрат" не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

  Отличительной особенностью является возможность  открыть и просмотреть любой  документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без  форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем "родном" приложении. К сожалению, "Евфрат" не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

  Для ввода информации с бумажных носителей  в комплект продукта входит система  потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания  текстов Cuneiform. По сути, "Евфрат" представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы. 

  Итак, мы рассмотрели шесть СЭД, которые  приобрели в России наибольшее распространение. Ряд СЭД, которые помимо вышеперечисленных также активно используются в России и Мире не были выделены в отдельные пункты работы, так как их детальное описание было бы во многом повторением сказанного. Однако это не означает, что они в чем-то уступают описанным выше.