Электронный документооборот

 Основные  требования к системе состоят  в следующем. Для информационного  обмена в системе должна использоваться  корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

Подсистема  «Электронный архив» предназначена  для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема  «Ввод стандартных форм документов»  обеспечивает:

• проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

потоковый ввод стандартных форм документов в  фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема  «Делопроизводство» обеспечивает:

• создание электронных документов средствами подсистемы;
• ведение версий (редакций) документов и их авторства;
• защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
• электронное визирование документов (электронная подпись);
• связывание документов в логические группы;
• организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
• допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
• управление маршрутами движения документов;
• контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;
• передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

• средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• средства для создания электронных документов;
• средства для организации и работы с электронным архивом;
• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
• технологические средства, ориентированные на управление документами;
• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные  на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические  функции, характерные при работе с документами на предприятии.

      Инструментальные  средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались  в программную среду управления документами и документооборотом.

      Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов. 

1.4 Корпоративный электронный  архив 

    Функциональные возможности подсистемы  «Электронный архив», предлагаемой  фирмой «Интеллектуальные технологии»,  соответствуют приведенным выше  требованиям. Рассматриваемое решение  выполнено в архитектуре «клиент - сервер» и ориентировано на использование оборудования, изготовленного согласно промышленным стандартам. Решение масштабируемом  и предполагает простую адаптацию к требованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода и поиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов, предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве информации различного типа (например, технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).

Основные преимущества предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации следующих операций:

• получение электронного образа документа (сканирование);
• распознавание текста изображения документа (OCR - распознавание);
• морфологического анализа (нормализация) текста документа;
• полнотекстового индексирования текстовой информации в документе;
• классификации, аннотирования и создания регистрационной карточки документа;
• поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию.
• Участие оператора требуется только на этапах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – распознавания, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разными типами документов.
• Предлагаемая система предоставляет также дополнительные возможности:
• разграничение доступа пользователей к документам на основе механизма привилегий;
• ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.

В качестве программного обеспечения сервера  баз данных можно использовать сервер баз данных ORACLE7  SERVER  фирмы oracle  или другие типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугами по техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграции являются основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработки приложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного моделирования объектов и  автоматизируя все этапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высокую производительность разработчиков и создание приложений в архитектуре «клиент - сервер”».

Сервер  приложений подсистемы «Электронный архив» реализует выполнение основных функций, перечисленных выше при рассмотрении требований к системе, включая разграничение доступа и защиту информации от несанкционированного доступа.На каждый документ в электронном архиве заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для различных типов документов может различаться. Документ хранится в базе данных в виде совокупности своих представлений, например графического образа и текстового представления. Графический образ может быть получен в результате сканирования исходного документа в виде файла в одном из стандартных графических форматов. Текстовое представление может быть получено в результате распознавания текста отсканированного документа.

Подсистема  доступа реализована в виде ПО для поиска, просмотра, выборки и  печати документов из архива. Поиск  можно выполнять как по тексту, имеющемуся на документе, так и по значению регистрационных атрибутов.

Выбор платформы во многом определяется требованиями к производительности системы. В  настоящее время широкое применение получили многопроцессорные платформы  с наращиваемой производительностью (за счет увеличения количества процессоров) с использованием операционных систем UNIX или Windows NT, которые поддерживают многопроцессорную архитектуру. 

1.5 Информационно –  поисковые технологии  для электронного  делопроизводства. 

Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование

Индексирование документов означает:

• реквизитную индексацию;
• ручное управление структурами хранения документов;
• настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;
• автоматическую полнотекстовую индексацию документов;
• автоматическое распознавание формата файла электронного документа;
• индексацию текста документа сразу при его вводе;
• морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);
• наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;
• выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;
• поддержку и настройку словарей и тезауруса;
• технологию реквизитной разметки документов;
• настройку набора реквизитов;
• возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);
• интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

Хранение  документов включает в себя возможность:

• работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;
• управление внешними носителями;
• хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;
• хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает:

• наличие стандартного языка запросов к БД;
• реквизитный поиск документов;
• полнотекстовый поиск, точность поиска;
• поиск по именам документов и аннотациям;
• формирование сложных запросов с использованием логических операций;
• контекстный поиск и меру близости слов при поиске;
• адекватность результата поиска запросу;
• морфологический анализ при построении запроса;
• возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных  в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос  строится путем заполнения шаблона  ключевыми словами, содержание которых  пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем   случае он, как правило, является результатом использования OCR – технологий.