Электронный документооборот организации

   ФГОУ СПО «Златоустовский Металлургический Колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Реферат на тему: «Электронный документооборот организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                 Выполнил: Студент гр. Б-2

                                                                                 Андреев Сергей

 

 

 

Содержание

 

Введение

1. История, современные задачи, функции и структура организации
2. Сбор и анализ документов в соответствии с тематикой данной работы
3. Оптимизация деятельности организации

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема  «Электронный документооборот в  организации» актуальна тем, что  в каждой крупной организации  существует огромное количество различных  приказов, служебных записок, отчетов, инструкций, актов и т.д., которые требуют регистрации, контроля исполнения, архивного хранения, быстрого поиска. Чтобы проконтролировать весь процесс «хождения» документов нужна развитая система документооборота. А чтобы облегчить весь процесс документационной деятельности предприятия и были созданы современные технологии, а именно электронный документооборот.

Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной  подписи" – законодательный источник, который регулирует отношения в области использования электронно-цифровой подписи, придает юридический статус электронным документам. Закон определяет понятие электронной подписи и электронного документа. В этом законе были выделены варианты электронной подписи: простая подпись (различные ключи, пароли и другие средства идентификации), неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная подпись. Также обозначены принципы использования электронной подписи, работы удостоверяющих центров. Значение этого источника для данной работы – позволяет раскрыть понятие электронно-цифровой подписи, которая широко используется в электронном документообороте.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о  защите информации", с изменениями от 11.07.2011 г. – законодательный источник, раскрывающий понятие информации, информационных систем, электронное сообщение, электронный документ, т.е. все что касается защиты информации, ее получение, поиск, передачу, производство и распространение.

ГОСТ  Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»- нормативный документ, устанавливающий  формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей. Значение для данной работы этого источника – раскрывает модель передачи сообщения между электронными системами.

ГОСТ  Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации» - нормативный документ, содержащий требования к оформлению документации, правила расположения реквизитов. На его основе в данной работе произведен анализ документов, предоставленных автору в организации, и выявлены основные нарушения в области их оформления.

Были  использованы также «Делопроизводство», «Секретарское дело», которые содержат различные статьи на тему документационного обеспечения управления и учебник Быковой Т.А. «Документационное обеспечение управления негосударственных организаций» описывающий процесс ДОУ в негосударственных организациях. Все это позволило рассмотреть данную тему еще и с научной точки зрения.

 

 

1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

документационный управление канцелярия

В 2011 году Нижегородская область отметила дату - 54 года назад в Нижний Новгород пришёл газ. Тогда же был образован трест "Горгаз", позже переименованый в ТПП "Нижегородскоблгаз", который в 1994 году был преобразован в ОАО "Нижегородоблгаз".

В настоящее время ОАО "Нижегородоблгаз" выполняет функции эксплуатационной организации.

Подразделение ОАО "Нижегородоблгаз" - аварийно-диспетчерская  служба "04" - осуществляет круглосуточное оперативное обслуживание газовых  сетей и газового оборудования. Большое  внимание уделяется работе с персоналом. В ОАО "Нижегородоблгаз" работает учебный центр для молодых специалистов и повышения квалификации.

  Для удобства потребителей в ОАО "Нижегородоблгаз" организована группа единого заказчика, которая выполняет все работы по подготовке проектно-сметной документации и согласовании "под ключ".

С вхождением в состав газового холдинга предприятие возрождает былую силу. Два года подряд ОАО "Нижегородоблгаз" награждалось дипломом ОАО "Росгазификация" II и III степени как лучшее предприятие  газового хозяйства России. Одна из приоритетных задач предприятия – газификация Нижегородской области. Предприятие также отмечено Свидетельством добросовестного налогоплательщика Министерства по налогам и сборам РФ, а также Штандартом губернатора. В состав предприятия входит пять филиалов по всей Нижегородской области, в том числе филиал №4 г.Бор. (см. Приложение А). В этот филиал входят Семеновская районная эксплуатационная газовая служба, а также Краснобаковская, Воскресенская, Городецкая служба.

 

Численный состав делопроизводственной службы составляет один человек. Так как штат рассматриваемой организация составляет сорок пять человек, что позволяет секретарю справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.

Все документы, поступившие к секретарю  регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер  и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится  к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.

Рабочее место секретаря оборудовано  современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером  со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием «ДЕЛО». Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО «Нижегородоблгаза». Документы присылаются «сверху» высшим руководством(директором, генеральным директором) для их дальнейшего рассмотрения исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении, что позволяет оперативной работе и контролю исполнения приказа, распоряжения и т.д.

Нормативно-методическое обеспечение  делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или  документационного обеспечения  управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот; 

3. обеспечить хранение и использование  документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской  Федерации в сфере документации  и информации;

2. указы и распоряжения Президента  Российской Федерации, постановления  Правительства Российской Федерации  в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств,  комитетов, служб, агентств и  др.), регламентирующие вопросы документационного  обеспечения; 

4. технические регламенты и национальные  стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые  руководством учреждений, организаций  и предприятий. 

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В данной организации присутствуют такие  документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ, Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

 

2. СБОР И АНАЛИЗОВ ДОКУМЕНТОВ  В СООТВЕТСТВИИ С ТЕМАТИКОЙ  ДАННОЙ РАБОТЫ

 

Системы электронного документооборота (СЭД) на текущий день способны обеспечить решение  значительного числа задач современной компании. Эти задачи уже давно не ограничиваются созданием электронных копий бумажного оригинала документа, т.е. электронного документа. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.¹ Сегодня с помощью СЭД и интернета можно, не выходя из офиса и не потратив ни одного листа бумаги, сдать налоговую декларацию или поучаствовать в тендере на получение государственного заказа. И это далеко не полный перечень возможностей электронного документооборота.

Электронный документооборот - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. ОАО «Нижегородоблгаз» представляет собой сложную иерархическую структуру, состоящую из головного центра, пяти филиалов и подразделений (см. Приложение А). Для улучшения работы с документами и была создана внутри организации электронная система Citrix. Она позволила автоматизировать основные делопроизводственные процессы, такие как регистрация, передача, постановка документов на контроль, поиск, хранение документов. При этом используется единый формат обмена документами, что позволяет пересылку документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей.²

Задача  организации – постепенно перейти  от бумажного документооборота к  электронному.

С помощью электронного документооборота у бухгалтеров появилась возможность  отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места. Сегодня через интернет можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам. Здесь как раз и необходимо наличие сертифицированных средств электронно-цифровой подписи. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. ³При наличии электронного документа подписанного ЭЦП, данный документ имеет юридическую силу и не требует дублирования на бумажном носителе. Закон «Об ЭЦП» как раз и регулирует все процессы, касающиеся получения ключа электронной подписи. Эта система работы с государственными органами существует в ОАО «Нижегородоблгазе» более восьми лет. Данная система передачи данных постоянно совершенствуется и практически отлажена. Это говорит о том, что и внутри организации можно добиться таких же положительных результатов.

Для внедрения электронного документооборота внутри организации генеральным  директором ОАО «Нижегородоблгаза» был издан приказ о создании положения  об электронном документообороте, а  также инструкции по работе с исходящими, внутренними, входящими документами, в которых описывается последовательность действий при создании документов в электронном виде, т.е. так называемое руководство пользователя (где, какие кнопки располагаются и как ими пользоваться).