Электронный документооборот организации

Главным организационным документом, регулирующим электронный документооборот, является «Положение об электронном документе и документообороте», утвержденным генеральным директором. Положение включает в себя:

• Сферу применения Положения;
• Термины и определения, которые применяются в Положении;
• Раскрывается понятие электронный документ;
• Действительность электронного документа, т.е. данный документ имеет юридическую силу одинаковой с письменным документом;
• Расшифровывается понятие «подпись электронного документа»;
• Защита электронных документов;
• Подлинность электронного документа;
• Удостоверение копий документа;
• Регулирует процесс отправки электронного документа, время и место его отправления и получения;
• Хранение и уничтожение информации и носителей информации.

Согласно этому Положению информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

- создается, обрабатывается, хранится  и передается с помощью электронных  технических средств; 

  - подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;  
- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

  - если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Электронный документ обладает юридической силой  одинаковой с письменным документом; считается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронно-технических средств с соблюдением необходимой степени защиты. Защита информации, передаваемая с помощью электронного документа, гарантируется федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». Электронный документ, согласно этому Положению, считается подлинным, если он в действительности создан тем лицом, которое считается его автором либо в него не вносились изменения с момента его регистрации, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа. Также раскрывается понятие оригинал электронного документа – это все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами. Копией электронного документа может быть надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Удостоверение внешней формы может осуществляться нотариусом.

Отправление электронного документа осуществляется автором данного документа либо лицом, уполномоченным действовать от имени составителя. Момент отправления электронного документа является момент его поступления в информационную систему. Хранение документа осуществляется в виде записи информации на машинном носителе. Уничтожение осуществляется путем физического уничтожения самого носителя документа, а именно: измельчением дискеты, флэш-карты, форматированием жесткого диска. Контроль за уничтожением документа осуществляет комиссия, создаваемая специально для данного конкретного случая.

При этом во внутреннем документообороте не требуется сложных ключей электронно-цифровой подписи, как, например, в финансовой отчетности. Для того чтобы прочитать документ или создать его, лишь необходимо знать пароль программы электронного документооборота. Никаких специальных шифров не требуется.

 Основными видами документации, которые обрабатываются электронной системой, являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты различных обследований газовых систем, уведомления о состоянии газовых сетей, на отключения и т.д. Основным источником документов является «головной» филиал ОАО «Нижегородоблгаз» г.Бор. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении. Правильность документов не всегда соответствует стандартам и ГОСТам, так например достаточно часто нарушается ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Реквизиты расположены не по стандарту, что является грубым нарушением ГОСТа. Как изначально был забит шаблон, не соответствующий ГОСТу, так он за все время работы организации существенно не менялся. В основном нарушены правила расположения реквизитов в документе.

3. ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Эффективный и прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Это касается как коммерческих компаний, так и государственных  структур. Повышение эффективности управления за счет внедрения новых технологий работы с документацией сегодня очевидна. До сегодняшнего времени в организации существовал только бумажный документооборот. С появлением новых компьютерных систем появилась возможность не только отправлять документы по факсу, но и сканировать и отправлять их по электронной почте, что позволило ускорить передачу документов между участниками документооборота. Полноценный электронный документооборот использовался только сотрудниками бухгалтерии, которые отправляли свои финансовые документы в налоговые органы, в органы социального страхования, в банки. Для этого была разработана электронно-цифровая подпись, которая дает гарантию подлинности передаваемого документа через компьютерные сети. Внешний документооборот в данной организации отлажен на высоком уровне.

Что касается внутреннего документооборота осуществляемого через информационные сети, то руководство организации  занимается его внедрением уже больше года. Предварительно программистами была разработана специальная программа Citrix, отлажена внутренняя информационная локальная сеть передачи данных, закуплено соответствующее оборудование, разработано Положение об электронном документе и документообороте.

Многие  документы стали передаваться из головного филиала своим подразделениям только через эту систему. Каждому адресату необходимо было открыть программу, прочитать документ, написать срок исполнения. За сроками исполнения следили авторы документа, либо ответственные лица за исполнение документа. Сотрудников приучали все больше использовать для создания документа и его передачи именно электронную систему.

Целью электронного документооборота было свести к минимуму оборот традиционных, бумажных документов. Т.е. весь процесс «хождения» документа, начиная от его создания и регистрации и заканчивая его направлением в электронный архив должен совершаться внутри программы электронного документооборота. Но на деле сотрудники организации, получив документ через эту систему, распечатывали его, ставили на нем свои резолюции, пересылали обратно через средства факсимильной связи и подшивали его в дело. Т.е. использование электронного документооборота практически не ведется. Все снова возвращается к традиционному делопроизводству. И усилия разработчиков оказываются напрасными.

В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в  электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким  образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми "ипостасями" документа.

Для того чтобы оптимизировать деятельность электронных систем, руководству  организации необходимо полноценно обучить своих сотрудников работать в данной системе, использовать эти  системы как можно чаще и постепенно отходить от бумажного документооборота. Не пускать все на самотек, а контролировать развитие электронного документооборота в организации.

Не  отработан вопрос о хранении уже  исполненного документа. В результате этого исполненные документы  просто распечатывают и подшивают его в дело (традиционный способ хранения документов). Поэтому необходимо решить вопрос архивного хранения документов, разработать Положение об архивном хранение электронных документов в системе электронного документооборота.

Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе практики были рассмотрены различные  вопросы по организации электронного документооборота на примере конкретного  предприятия.

Организация была создана достаточно давно и за это время успела накопить большой опыт работы с документами. В ней существует делопроизводственная служба – канцелярия, а также разработана электронная система документооборота (СЭД) . Достоинствами СЭД являются:

Повышение производительности компании - на поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством.

Мгновенный  доступ к актуальной информации –  быстрый доступ к последним версиям документа.

Быстрый поиск «пропавших» документов.

Уменьшение  материальных издержек.

Электронные системы управления документооборотом  значительно сокращают расходы  организации. Во-первых, увеличивается  производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Улучшение взаимодействия между филиалами  и другими структурными подразделениями.

Коллективная  работа с документами – позволяет одновременно работать разным пользователям с одним и тем же документом.

Снижение  расходов на архивное хранение документов – пока этот вопрос не достаточно отработан.

Защита  документов от повреждений – использование  СЭД позволяет снизить риски  вследствие пожара и других форс-мажорных обстоятельств.

К сожалению, полностью избавиться от бумажных документов пока нет возможности, т.к. государством значимой формой документа  по-прежнему считается бумажная. Но уже то, что в организации начал  работать электронный документооборот говорит о том, что организация стремится сделать все для оптимизации работы над документами.

В организации было разработано Положение  об электронном документе и документообороте, а также инструкции по работе с  внутренними, входящими, исходящими документами. Были разработаны основные маршруты движения документов. Все это позволило организовать электронную систему документооборота. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Но пока некоторые этапы (а именно списание в дело и архивное хранение) недостаточно отработаны и требует дальнейшего совершенствования.

В ближайшее время экспедиционная обработка будет заключаться  в сортировке электронной почты, регистрация документов будет осуществляться в СЭД

Нормативно-правовая база по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актов РФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству в Семеновском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ. Но работа по делопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.