МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Кубанский государственный политехнический университет»

Кафедра экономики

              Допустить к защите

              «_______»______________2012 г.

              Научный руководитель –

Ст. преподаватель

И.М. Григоренко________________

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Организация электронного документооборота в учебном центре

Работу выполнила:              ___________________Тимошко Екатерина Андреевна

ФГБОУ ВПО Куб ГТУ

Специальность Финансы и кредит 4 курс ОФО

Нормоконтролер                ______________               специалист Захарчук К.Е.

Краснодар 2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Управление организацией любого типа, будь то крупное предприятие или мелкая фирма, связано с переработкой большого потока информации и принятием на ее основе оперативных и перспективных решений. Поэтому автоматизация управленческих работ является основным направлением совершенствования экономики. Применение экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для дальнейшего совершенствования управления.

Внедрение информационных технологий во все сферы деятельности обусловлено стремительным развитием науки, качественным скачком возможностей человека, постоянно растущими объемами информации, сложностью происходящих процессов и явлений. Не обошла стороной информатизация и высшую школу.

Учебный центр сегодня – это сложный учебно-хозяйственный комплекс с многочисленными внешними и внутренними связями. И управление учебным центром, его информационными потоками, учебным процессом, документооборотом и прочими процессами представляет собой сложную систему, мелкие и крупные задачи которой тесно связаны между собой.

В организационной системе наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой документов – сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала позволяет система электронного документооборота. Практически все современные виды деятельности человека немыслимы без использования современных информационных средств, компьютерных технологий.

Деятельность учебного центра связана с большим количеством документов: приказы, учебные планы, служебные записки, выписки из учебных планов и т.д.

Целью данной курсового работы является создание проекта для автоматизации документооборота учебного центра. Необходимо не только упорядочить информацию, но и упростить процессы ее обработки, выборки необходимых данных.

Перед началом проектирования системы были поставлены следующие задачи:

-              автоматизировать процесс регистрации, учета, обработки документов;

-              повысить скорость прохождения документа;

-              оптимизировать хранение документов;

-              сэкономить ресурсы, расходуемые на подготовку новых документов;

-              сократить время на поиск документа;

-              повысить комфортность и снизить трудоемкость при работе с документами для конечного пользователя.

Целью данной курсовой работы является разработка системы электронного документооборота и адаптация типовой конфигурации для применения её в учебном центре.

Предмет исследования - информационная система на базе программы "1С: Предприятие 8.2".

Практическая значимость работы заключается в возможности использования результатов для применения конфигурации на предприятии.

1.                                                                                            Система электронного документооборота

1.1              Система электронного документооборота, её функции и преимущества

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

"Система электронного документооборота" - чисто российский термин, успевший приобрести статус официального в нашей стране. Сейчас он используется повсеместно - от рекламных материалов до федеральных проектов. СЭД представляет собой многопользовательскую программу, позволяющую автоматизировать документооборот в фирмах, организациях предприятиях и т.д.

Системы электронного документооборота выполняют следующие функции:

1.        Организация единого информационного пространства организации.

Внедрение СЭД позволяет организовать единое информационное пространство документооборота в компании. Благодаря данной функции сотрудники организации получают оперативный доступ к любым видам документов с возможностью полнотекстового поиска.

2.        Автоматизация процессов регистрации, согласования и утверждения документов.

СЭД позволяет автоматизировать следующие процессы документооборота в компании:

             регистрация входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов;

             согласование и утверждение документации;

             отчетность при работе с документами;

             контроль исполнения резолюций и поручений.

Автоматизация документооборота в СЭД производится согласно требованиям государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ ИСО 15489-3-2007 и регламентирующих документов компании. В СЭД могут регистрироваться схемы, чертежи, технологические карты, изображения, таблицы, текстовые документы различных форматов и пр. Электронные версии при диспетчеризации производства передаются в ЭДО по цепочке.

3.        Обеспечение поиска документов в системе.

Благодаря механизму связности в СЭД можно создавать логические связи между электронными версиями документов, что обеспечивает оперативность документооборота в отношении объектов, связанных группированием.

4.        Обеспечение разграничения прав доступа пользователей к документам.

За счет разграничения прав доступа пользователей к объектам электронной системы СЭД позволяет обеспечить программно-контролируемый регламентированный документооборот.

5.        Комплексная система отчетности

СЭД позволяет осуществлять регламентацию автоматизированных и смежных процессов документооборота, что упрощает работу архивной службы компании в отношении использования выдачи документов, контроля их сохранности и пр.

Большинство специалистов автоматизации и связи признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

             многокритериальный поиск документов;

             контроль исполнения документов;

             регистрация документов;

             ввод резолюций к документам;

             распределенная обработка документов в сети;

             распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

             ведение нескольких картотек документов;

             работа с проектами документов;

             распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

             формирование стандартных отчетов;

             обмен документами по электронной почте;

             списание документов в дело;

             отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

             ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

             редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволит снизить количество личного состава, занятых работой с документами. На рисунке 1 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Рис. 1- Время этапов работы с документами бумажного и электронного документооборотов

На основе вышесказанного можно прийти к выводу о необходимости внедрения систем электронного документооборота в такую сферу деятельности как образование.

1.2 Анализ существующих средств электронного документооборота

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2010 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2010 год составил не более 20—25% . В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

             ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

             Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

             ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

             Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

             Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей.

Проведем небольшой анализ существующих СЭД. Даже  в сложившейся сложной экономической  ситуации основными тенденциями  для выбора СЭД продолжают оставаться следующие:

             выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот;

             интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем;

             доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие  критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД:

1.             Функционал СЭД.

2.             Простота работы в СЭД.

3.             Невысокие затраты на обслуживание.

4.             Доступная стоимость.

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД возьмем наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик — «Cognititve Technologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение. Недостатки, выделяемые специалистами:

             ориентацию на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;

             невозможность организации нескольких площадок с канцелярией на базе данного продукта, обменивающихся исчерпывающими данными по стандартным каналам;

             достаточно плохо организованную работу с большими объемами хранения;

             несовершенная работа с номенклатурой дел;

             несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (потоковый ввод реализован плохо стыкуемой отдельной системой, нет учета рассылки бумажных документов);

             использование нестандартной базы данных с неясными ограничениями по надежности и масштабируемости (заявления производителя о поддержке SQL-СУБД не находят серьезного подтверждения).

ЛЕТОГРАФ.  Разработчик — «ЛЕТОГРАФ». Является комплексным решением для управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Разрабатывается с 2004 года. К преимуществам относят web-ориентированность, гибкость настройки и готовность к развитию. Недостатки:

1. СЭД Летограф  взаимодействует с приложениями на ОС *nix  и Mac и СУБД Oracle, MS SQL  и другими при помощи интеграционной платформы Ensemle компании InterSystems. Сама же СЭД Летограф устанавливается в связке Windows - IIS и работает с СУБД Cache (Unicode) собственной разработкой компании InterSystems, что сразу резко снижает ценность.

2. Еще к существенным недостаткам можно отнести требование к ширине канала связи - не ниже 128Кбит/с. 

3. К недостаткам этой же категории можно отнести и стоимость системы.

4. Малая свобода пользователя. Так, например шаблон документа может создать только администратор.

DIRECTUM. Разработчик — «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.  Специалисты выделили следующие недостатки:

1. Зависимость от платформ Microsoft;

2. Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению;

3. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю, так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач;

4. Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

DocsVision. Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала. Пользователи выделяют следующие недостатки:

1. Явно слабое место системы – отчеты, хотя DocsVision и позиционирует себя система управления бизнес-процессами.

2. Отсутствует поверка орфографии.

3. Важно - при регистрации документа его реквизиты (номер, дата получения и т.д.) в задание бизнес-процесса НЕ передаются.

4. Не может быть решено одной задачей рассылка на большое количество адресов.

5. Один работник с одной доменной записью может входить только в одно подразделение (это касается нумераторов в БД).

6. Документация оставляет желать лучшего – ее составители явно запутались в терминах.

7. Есть ряд проблем с интерфейсом. Плюс, установка внешних компонент – реализована очень сложно.

8. Поддерживает только MS SQL.

9. Плохо отлажен механизм ЭЦП.

Globus Professional. Разработчик — «Промышленные информационные системы». Является корпоративной системой для автоматизации деятельности компании. На рынке с 2006 года. К преимуществам системы относят высокую функциональность, масштабируемость и гибкость. Среди критики этого программного продукта заметны следующие недостатки:

1.             Отсутствие в базовой комплектации интеграции с электронной почтой (начиная с версии 2.5, интеграция с электронной почтой входит в базовую поставку).

2.             Поддержка ЭЦП только по запросу в компанию разработчика (с выходом нового модуля «Мой кабинет» поддержка ЭЦП стала входить в базовую комплектацию).

Немаловажным  фактором для заказчика сейчас является скорость внедрения, поэтому мы проанализируем все СЭД в базовой комплектации потому, как это предложение оптимально подходит для наиболее быстрого запуска.

Сравним следующие составляющие российских СЭД: возможность  поддержания полного  жизненного цикла документов, основной функционал, возможность работы при территориально-удаленных друг от друга офисах и защиту данных в системе. Отобразим их в таблице 1. Однако, не все производители СЭД, подробно описывают характеристики своего продукта.

Таблица  1 – сравнительные характеристики СЭД

Где, 1-функция есть

0,5- функция реализована частично,  либо функционал приобретается дополнительно

0 -Функция отсутствует

Благодаря рассмотренной выше таблице, можно сделать вывод: Самыми  оптимальными по соотношению стоимости  и возможностей выглядят DIRECTUM и ЕВФРАТ-Документооборот. Несмотря на более высокую стоимость лицензий у DocsVision и ЛЕТОГРАФ, они достойны быть рассмотренными благодаря возможностям, включенным в базовый пакет, - приемлемы по первоначальному функционалу, настройке, защите данных. Но несмотря на свои высокие показатели, ни одна из них не подходит на использование в РФ. Наиболее значимые общие причины:

1.             Высокое соотношение функциональность/стоимость.

2.             Сложное администрирование.

3.             Отсутствие ряда функций в каждой из СЭД, требуемых спецификой военного документооборота.

4.             И др.

1.2              Обоснование необходимости разработки

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота в учебном центре преследует следующие цели:

- сбор информации о студентах;

- сбор информации об успеваемости студентов;

- сбор информации о преподавателях;

- хранение в электронном виде государственных образовательных стандартов, учебных планов, семестровых планов, общей учебной нагрузки всех преподавателей, рабочие программы;

- возможность подготовки индивидуальных планов преподавателей, разнообразных отчетов, в том числе индивидуальных учебных нагрузок преподавателей, анализ сессий, поручений для преподавателей;

- возможность быстрого поиска необходимых данных и их удобное отображение;

В итоге можно сделать вывод, что автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Дороговизна ПО определяет во многом какую систему учебный центр может себе позволить. Так, например, Lotus Domino\Notes, OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS являются наиболее дорогостоящими системами, которые зачастую не по карману даже большим предприятиям. Система "ДЕЛО" могла бы подойти, но специфика ее работы заключается в использовании документов, основанных на ГОСТах, что для учебного центра не совсем приемлемо. Существует еще система электронная канцелярия "Золушка" она подходит для работы секретаря, но нашей задачей является автоматизация документооборота во всем центре, а не только одного рабочего места.

Так же не маловажную роль играет необходимость переобучения персонала, адаптация к новому порядку работы с документами: система Lotus Domino\Notes при установке на каждое рабочее место потребует основательного переобучения сотрудников, так как ее управление сильно отличается от простой обработки документа, привычными системами.

Во многих ВУЗах используются системы документооборота университета, отдельными модулями которых являются различные подсистемы: «Студент», «Абитуриент», «Кафедра». Однако для нужд учебного центра данные системы обладают некоторой избыточностью, что затрудняет поиск и последующий анализ необходимой информации. Также системы единого документооборота университета не могут учитывать специфики организации делопроизводства отдельных кафедр.

Задачей, которую должна выполнять программа, является не только автоматизация отдельных рабочих мест, но также автоматизация документооборота в целом по учебному центру. Преимуществом системы является легкое управление, не требующее переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.

Вследствие этого можно сделать вывод о том, что внедрение на кафедру крупных и дорогостоящих СЭД не актуально. Разработка небольшого программного средства имеет следующие преимущества:

- отсутствие финансовых затрат;

- простота внедрения;

- простота освоения персоналом кафедры;

- возможность редактировать самостоятельно блоки ПО;

Достоинства электронного документооборота:

а) легче и дешевле тиражируется, более компактен;

б) проще и дольше хранится;

в) система быстро настраивается на конкретного пользователя;

г) легко актуализируется (дополняется и расширяется). Например, с помощью Интернет;

д) широкие возможности поиска;

е) возможность распечатки информации;

ж) наглядность;

з) хорошо структурирован (гипертекстовая организация информации);

и) дружелюбность интерфейса;

к) имеет возможность доступа к другим ресурсам прямо из программы.

Недостатки электронного документооборота:

а) долго работать с компьютером не так безопасно, как с книгой;

б) компьютер не всегда доступен;

в) тексты удобнее читать на бумаге;

г) нет единого подхода к интерфейсам электронного документооборота.

2 Организация электронного документооборота в учебном центре

2.1  Общие сведения о программе «1С: Предприятие 8.2»

Система «1С: Предприятие» – это система для быстрой разработки экономического программного обеспечения.

Система состоит из нескольких частей: основу продукта будет образовывать платформа – это коммерческий программный продукт фирмы 1С с закрытым исходным кодом. Мы не можем вмешиваться в этот программный продукт, изменять или модифицировать, но мы можем использовать его для написания своих собственных программных продуктов, основывающихся на платформе «1С: Предприятие». Второй частью «1С: Предприятие» будет являться конфигурация.

Конфигурация – это и есть та самая настройка системы. Конфигурация с одной стороны является описанием структуры базы данных, в которой будут храниться данные, вводимые пользователем. С другой стороны конфигурация содержит также алгоритмы по накоплению этих данных и извлечению, т.е. все механизмы по поведению программы, взаимодействию ее с пользователем, служебной обработками, формированию отчетов и т.д.

Конечным итогом работы платформы вместе с конфигурацией будет являться информационная база, располагающаяся у пользователя. Информационная база может функционировать как в режиме файл-сервера, так и в режиме клиент-сервера.

Рис. 2 – Составные части «1С: Предприятия»

При использовании клиент-серверного соединения система «1С: Предприятия» дополняется полноценным сервером баз данных и включает в себя серверный механизм самой платформы «1С: Предприятие».

Рис. 3 – Серверный механизм платформы «1С: Предприятие»

Существует также и более простой вариант функционирования системы – файл-серверный вариант. В этом случае отдельно выделенного сервера работы с базами данных нет, и работа пользователя осуществляется следующим образом. База данных хранится в одном большом файле с именем 1сv8.1cd. Доступ к этому файлу организуется с клиентских мест пользователей, причем база может функционировать в рамках локальной сети, так и у пользователя на одном компьютере.

Рис. 4 – Файл-серверный вариант функционирования системы

2.2          Схема работы учебного центра

Каждая организация работает по какой-то отлаженной схеме. Учебный центр не является исключением. Так, студент, поступивший в учебное заведение, регистрируется в базе данных и числится там до выпуска или же отчисления. Соответственно из студентов формируются группы, относящиеся к определенной кафедре. За каждой кафедрой в свою очередь закреплен определенный преподавательский состав и преподаются соответствующие дисциплины. Схема работы учебного центра представлена на рис.5.

Рис. 5 – Схема работы учебного центра

2.3                       Создание приложения в 1С: «Предприятие 8.2» для автоматизации документооборота учебного центра

Для автоматизации учебного центра создадим удобное приложение в программе 1С: «Предприятие 8.2», решаемое такие задачи, как ведение учета преподавательского и студенческого состава, зачисление и выпуск студентов, получение оперативных справок об оценках, полученных студентами.

Запускаем систему 1С: «Предприятие». В открывшемся диалоге выбираем пункт Создание новой информационной базы. На следующем шаге выбираем пункт Создание информационной базы без конфигурации. Затем задаем наименование информационной базы – Учебный центр и выбираем тип ее расположения - На данном компьютере. На следующем шаге указываем каталог для расположения информационной базы. Язык по умолчанию установлен в значение Русский.

После в диалоге запуска 1С: Предприятие, в списке информационных баз, можно увидеть созданную новую пустую базу. Заходим в созданную базу в режиме Конфигуратор.

Рис.6 – Запуск базы данных в режиме Конфигуратор

Для начала необходимо создать несколько справочников: Студенты, Преподавательский состав, Кафедры, Группы, Дисциплины.

Справочник Студенты содержит такие данные о студенте, как имя, фамилия, отчество, номер зачетной книжки и номер группы.

Рис. 7 - Форма справочника Студенты.

Справочник Преподавательский состав содержит такие реквизиты, Ф.И.О. преподавателя, и его должность.

Рис. 8- Форма справочника Преподавательский состав

Справочник Кафедры содержит следующие реквизиты: наименование и код.

Рис. 9 - Форма справочника Кафедры

Справочник Группы содержит следующие реквизиты: номер группы и количество человек в группе.

Рис. 10 - Форма справочника Группы

Справочник Дисциплины содержит следующие реквизиты: наименование, семестр изучения и кафедра, преподающая дисциплину.

Рис. 11 - Форма справочника Дисциплины

Далее создаем следующие документы: Прием студента (Рис.12), Отчисление студента, Выпуск студента и Успеваемость.  У первых трёх представленных выше документов реквизиты одинаковые: студент, кафедра, группа, номер зачетной книжки. Заметим, что поля кафедра и группа дают возможность выбрать из уже имеющихся. Так, кафедра может быть выбрана из выпадающего списка, т.к. их подразумевается не большое количество, а группа выбирается из далее открывшегося окна со списком групп.

Рис.12 – Создание документа о Приеме студента

Документ Успеваемость содержит следующие реквизиты: студент, кафедра, группа, дисциплина, оценка. При создании этого документа также используются подсказки и окна с выбором студентов, кафедры, группы и дисциплины, что значительно облегчает работу.

Рис. 13 – Создание документа Успеваемость

Данные, полученные с этих документов с помощью функции движение помещаются в Регистр накопления Успеваемость, который предназначен для описания структуры накопления данных.

Рис. 14 – Модуль объекта Прием студента.

На основе объекта конфигурации Регистр накопления платформа создает в базе данных таблицы, в которых будут накапливаться данные, «поставляемые» различными объектами базы данных. Эти данные будут храниться в таблицах в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру.

Отличительной особенностью регистра накопления является то, что он не предназначен для интерактивного редактирования пользователем. Разработчик может при необходимости предоставить пользователю возможность редактировать регистр накопления. Назначение регистра в том, чтобы аккумулировать данные, поставляемые различными документами.

Таким образом, регистр накопления содержит следующие данные:

Рис. 15 – Регистр накопления Успеваемость

Заметим, что данные в регистр накопления поступают с таких регистраторов, как Прием студента, Отчисление студента и Выпуск студента, другими словами идет учет студентов.

Создадим отчет Успеваемость. Для этого необходимо создать схему компоновки данных. В конструкторе схемы компоновки данных добавим новый набор данных – запрос. Для того чтобы создать текст запроса, запустим конструктор запроса. Конструктор запроса – инструмент, созданный для помощи разработчику, позволяющий визуально конструировать запрос. Выбираем нужную таблицу, поля в нужном порядке и таким образом конструируем запрос (см. Рис. 16).

Рис. 16 – Конструктор запроса формирования отчета Успеваемость

Также установим параметры отбора для выборки из регистра накопления в схеме компоновки данных. Например, мы хотим получить отчет об успеваемости студентов группы 058920 по дисциплине высшая математика (см. Рис. 17).

Рис.17 – Отбор данных для отчета

Таким образом, при работе программы мы получаем отчет об успеваемости студентов группы:

Рис. 18 – Отчет Успеваемость

Одной из поставленных задач было получение оперативной справки об успеваемости студентов на разных семестрах обучения, так, например, рассмотрим успеваемость студентки Дунаевой по пройденным предметам. Для этого в схеме компоновки данных установим соответствующие условия отбора в конструкторе запроса:

Рис. 19 – Конструктор запроса отчета успеваемости студентки Дунаевой

Таким образом, сформируется отчет:

Рис.20 – Отчет успеваемости студентки Дунаевой

Таким образом, мы разработали систему электронного документооборота, адаптированную для работы учебного центра.

Рис. 21 – Рабочий интерфейс программы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одним из важнейших условий функционирования предприятия является документооборот – обращение документов в организации от приема или создания до передачи в архив или уничтожения. Документооборот должен обеспечивать оптимальное, т.е. целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления.

В данной курсовой работе была проведена общая разработка системы электронного документооборота учебного центра с помощью 1С: Предприятие 8.2. Электронный документооборот позволяет более продуктивно организовывать работу учебного центра, а также позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам.

Был рассмотрен простейший способ создания базы данных для предприятия. Поставленные задачи были максимально реализованы, так как в курсовой работе описан эффективный способ написания базы данных для автоматизации и ускорения документооборота на предприятии. Данный пример показывает что 1С: Предприятие 8.2 идеально подходит для данной цели, именно поэтому 1С является лидером в данной области. Остаётся возможность реализации более специфичных возможностей базы данных.

Из приведенных данных можно сделать вывод:

1) 1С: Предприятие 8.2 идеально подходит для написанная баз данных, для автоматизации документооборота предприятия.

2) Встроенный язык, для редактирования модулей вручную полностью на русском языке, что колоссально облегчает и ускоряет процесс написания программного кода.

3) Размер готовой базы данных зависит от ее заполнености, полностью пустая база данных занимает всего лишь 2,47МБ.Так же данная база данных может использована с удалённого сервера, сразу несколькими пользователями.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.      Агафонова М.Н. Бухгалтерский учет и документооборот. 2008г.

2.      Ажеронок В. Как настраивать 1С: Преприятние 8.2. 2010г.

3.      Вахрушева О.Б. Управленческий учет. 2010г.

4.      Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / Кобелькова Л.А. // Отеч. архив. – 2006. - №1 – с.110 – 112. – Рус.

5.      Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет в 1С:Предприятии. 2009г.

6.      Радченко М.Г. 1С: Предприятие 8.2 Практическое пособие. 2009г.

7.      Рыбалка В.В. 1С: Предприятие 8.2 «Мастер-класс» 2009г.

8.      Савицкая Г.В. Анализ хоз. деятельности. 2001г.

9.      Харитонов С.А. Бухгалтерский учет в 1С. 2005г.

10. Чистов  Д.В. Видеокурс 1С 8.2. 2010г.

11. Чистов Д.В. Экзаменационные вопрос 1С с примерами. 2007г.

12. Чистов П. Хозяйственные операции в бухгалтерии. 2005г.

13. www.v8.1c.ru

14. www.1c.ru – официальный сайт фирмы  разработчика 1С.

15. www.easyedu.ru – сайт Павла Чистова, разработчика видеоуроков.

16. www.1c.ucoz.ru

17. http://www.expert.kg/news/25-globus-professional-voshel-v-pyaterku-naibolee.html - Горячая десятка российских систем электронного документооборота.

2