3) Комплексность унификации. При ее  проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения;

     4) Информативность. Означает включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач, для поиска  и подтверждения юридической  силы документа;  

     5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

     6)Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

     Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации. В своей деятельности они решали практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывали теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат.

     Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х  началу 1970-х гг. Это было время создания ЕГСД, активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ //Собрание законодательства РФ.– 2006-№6.- ст.34,48.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: Госстандарт России, 2003.
4. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.
6. ОК-011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). – М.: Госстандарт России, 1995.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России 6 сентября 2000 г.). – М.: Росархив, ВНИИДД, 2000.
8. Березина, Н.М., Воронова, Е.П., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд.- Спб.: Питер, 2005. – 272 с.
9. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 122 документов. – 2-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнев. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
10. Делопроизводство: учебник для ВУЗов. Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.
11. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2005. – 288.
12. Красавин, А.С. Документационное обеспечение управление кадрами: практическое пособие/ А.С. Красавин.- М.: Инфра-М,2003.-200с.
13. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2001.
14. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство/ Т.В. Кузнецова// Секретарское дело.- 2009.- №4.- С.48-61.
15. Кузнецова, Т. В. Основные направления унификации документов на современном этапе / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2009. - N 1. - С. 3-7
16. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.
17. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.
18. Панов, И.А. Применение унификации, стандартизации и трафаретизации управленческих документов в делопроизводстве ВУЗа с использованием автоматизированных технологий/ И.А. Панов// Секретарское дело. 2006. №5. С.17-28.
19. Варламова Стандартизация управления документацией: современный этап/ Варламова// Делопроизводство. 2010. №4. С.15-18.
20. Непогода, А.В., Семченко, П.А. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода, А.П. Семченко.- 3-е изд., стереотип. – М.: Омега-Л, 2009.- 478с.
21. Охотников. А.В. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие/ А.В. Охотников. – Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004.-288 с.