История и современное состояние унификации управленческих документов

1.3. Функции  документа

    В социальном плане любой официальный  документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности.

     Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (или латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.

     Возникновение документа, как известно, было обусловлено рядом общественных потребностей, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам.

     Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит материализация информации, которая создает необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

     Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

     Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции  занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др.

     Хранение  информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

     Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также  и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися  условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. Именно поэтому, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

     Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной и научной, технической, языковой культуры, уровень образования и морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется как закрепление, так и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций.

     Помимо  рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления.

     Так как процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, поэтому и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

     С управленческой тесно связана  правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.).

     Функция учёта стала востребованной в связи с усложнением социальных связей, развитием экономических отношений. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Данная функция реализуется прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

     Значительной частью документов выполняется познавательная функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция отражается прежде всего в научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации.

     Ряд существующих документов обладает политической функцией, которую обычно связывают с функцией управления. Политическая функция реализует себя прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Также, данную функцию выполняют документы, создаваемые  политическими партиями, различными общественно-политическими структурами, партийно-политическими объединениями, блоками, политическими деятелеми и т.д.

     С политической функцией тесно связанна идеологическая. Известно, что уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных и нравственных, эстетических и философских идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, кроме того находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения.

     Анализ  основных функций документа позволяет  выделить важнейшие их особенности.

     Во-первых, некоторые функции присущи документу  изначально, независимо от воли и желания  автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных целей его создания.

     Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, тесно связанными между собой. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

     В-третьих, функции документа можно разделить  на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
• функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

   Не  стоит забывать о том, что с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими. 

     1.4 Виды управленческих документов

     Управленческий (организационно-распорядительный) документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

     Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующих на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабилизирующих норм и прав.

     Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными  и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

     Данные  документы оформляются на бланках  и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта), наименование вышестоящей организации, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа. Текст постановления (решения) состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ». Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименование организации, которой даётся поручение, содержание поручения, срок его исполнения. Постановления (решения) могут иметь приложения, ссылка на которые даётся в соответствующих пунктах распорядительной части. Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Также обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений). Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления.

     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующих на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

     Различают приказы по основной деятельности и личному составу. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждений, утверждении и изменении структуры и штатов, при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической  политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют приём, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий или поощрений работникам. Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами являются: наименование вышестоящей организации, наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Проект оформляется на стандартном листе со всеми необходимыми реквизитами, в верхнем поле документа, справа указывают – «Проект». Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части даётся обоснование предписываемых действий. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение оформляют в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами. Пункт распорядительной части содержит поручения, включает наименование исполнителя (или исполнителей), предписываемое действие, срок выполнения поручения. Приказ подписывается руководителем организации, его заместителем или официально исполняющем обязанности.

     Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях решения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Оформляются по тем же правилам, что и приказы, но отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

     Указание – правовой акт, излагаемый единолично руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и правовых актов организации. Указания оформляются также как и приказы, но ключевым словом может быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от ситуации.

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана  с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.