История и современное состояние унификации управленческих документов

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Полифункциональность официальных документов, т.е. позволяет одному документу одновременно выполняет несколько функций, и, соответственно, удовлетворять различные человеческие потребности.

    Всю совокупность функций, присущих документам, можно разделить на несколько групп: общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытые.

    Основу  служебной документации составляют управленческие документы. Поскольку именно они обеспечивают управляемость объектов как в отдельной организации или компании, так и в рамках целого государства. Данный тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• отчетная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• финансовая документация;
• документация по материально-техническому обеспечению.

 
 
 
 
 
 

Глава 2. УНИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. История  унификации управленческих документов

     Унификация  (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию. [Большой энциклопедический словарь. – М.: Большая российская энциклопедия. РИПОЛклассик, 2005].

     Необходимость в унификации возникает тогда, когда  какие-либо действия, предметы, изделия  начинают многократно повторяться.

     Документ  – явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта.

     Необходимость придания документу юридической силы требует устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). Составление и оформление служебных документов требует специальных навыков и знаний, появляются документы – образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т.д.

     Так, в период приказного делопроизводства (XVI-XVII в.в.) текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, которая скатывалась в свиток «столбец».

     Уже в этот период существовали различные системы документации, в которые фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.

     Документы этого периода представляли собой весьма сложный текст и реквизиты в нем почти не выделялись. Но появились устойчивые словесные формулировки. (Например, многие грамоты начинались с обозначения автора – царского титула, а затем указывался адресат – конкретное лицо или группа лиц, дата же проставлялась после текста – «Писана на Москве в 1768 г.». «Царь – государь указал, а бояре приговорили»).

     Наличие определенных правил составление и  оформление документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых книг», включавшие образцы некоторых видов документов.

     В следующий период делопроизводства – коллежский (XVIII в.), был проведен ряд административных реформ, которые изменили и процесс делопроизводства. Генеральный регламент (утвержден 28 февраля 1720 г. Петром I) узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Были введены регистрационные журналы; они служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи, вершенных и не вершенных дел, регистратура, состоящая из четырех книг – А, В, С, Д. В XVIII в. появился новый вид документа, протокол, требования к его оформлению и исполнению также, были изложены в Генеральном регламенте. Постепенно складывалась система документации по личному составу.

     Замена  столбцов тетрадями (1700 г.), повлекла за собой и изменение формуляра  документа. Реквизиты выделялись из текста и занимали определенные места. Также появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Все чаще стали обозначать наименование вида документа (рапорт, доношение, сообщение). Из текста выделились следующие реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, получение документа, скрепы. Документы в ряде случаев скреплялись печатью.

     Начало  нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием  министерств. Поэтому делопроизводство XIX – начало XX вв. называют «министерским».

     Вся переписка министерства делились на два потока:

• переписка министерства;
• переписка департамента.

     Все документы, как входящие, так и исходящие, регистрировали в журналах. Ежемесячно проводилась ревизия дел, а ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Со всех исходящих документов снимались копии.

     В XIX в. произошли некоторые изменения в формулярах документов: были введены четыре формы «переписки», которые служили эталоном для составления и оформления официальных документов. Они были составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Документы обязательно подписывались и скреплялись.

     В это время впервые была регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления. Также начали издавать сборники образцов документов, которые назывались «письмовниками».

     События октября 1917 г. в корне изменили систему  государственных учреждений России. Был издан ряд законов, регламент проведения порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу.

     Так, в приказе Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков  государственных учреждений» перечислялись  обязательные реквизиты бланка. В 20-е годы создается институт техники управления (ИТУ), который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы контрольного труда, носители информации. Были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок, образцы конторской мебели.

     Значительное  влияние на процессы документирования оказала конституция 1936г. Была закреплена иерархия управленческих документов, четко определившая, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

     Развитие  делопроизводства в период с XVI по XX вв. заложило прочный фундамент для дальнейшего формирования современного делопроизводства и процесса унификации управленческих документов в РФ. Многие нормативно-методические документы, созданные в советский период, действуют и в настоящее время. 

2.2. Современные  методы унификации документов

     Кузнецова Т.В. в своей статье «Основные направления унификации документов на современном этапе» выделяет четыре ступени унификации документов.

     К первой ступени относится унификация форматов бумаг. Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, а также учитываются при конструировании машин, обрабатывающих документы.

     Для измерения форматов была принята  метрическая система. Площадь основного  формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу).  

Форматы потребительских бумаг 

 

     Форматы ввели определенный порядок, систему  и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов.

     Помимо  форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:

     левое поле – 20 мм;

     правое  поле – 10 мм;

     верхнее поле – 20 мм;

     нижнее  поле – 20 мм.

     Это минимальные размеры полей, меньшие  поля не допускаются, так как будет  затруднено дальнейшее оформление и  хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры  полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

     Ко  второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов. В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данном случае к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа.

     Разработка  унифицированных форм документов проводится как на общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организаций. Общегосударственные формы документов утверждаются нормативно-правовыми актами. Например, Постановлением Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах» на Госкомстат России совместно с Минфином РФ и Минэкономикой РФ возложена разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреждений любой организационно-правовой формы. Госкомстатом России утверждено почти 300 унифицированных форм документов.

     Альбомы унифицированных форм документов или  отдельные формы могут разрабатываться  и на уровне организации, где они  утверждаются и вводятся приказом руководителя и становятся обязательными для  работников данной организации.

     Как третью ступень выделяют унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько направлений. Прежде всего, это определение в законодательных и нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать документ.

     Другой  способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.

     Анкеты  - «опросные листы для получения определенных сведений»4. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

     Анкетирование – является одним из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например, «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.