История и современное состояние унификации управленческих документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение  ……………………………………………………………………. …... 3

Глава 1. Управленческие документы ………………………………………….5

1. Понятия «документ», «управленческий документ» ……………………….5

1.2. Юридическая  сила документа  ……………………………………………... 8

1.3. Функции документа  …………………………………………………………9

1.4. Виды управленческих документов   ………………………………………..13

Глава 2. Унификация управленческих документов  …………………………. 16

2.1. История унификации  управленческих документов  ………………………16

2.2. Современные  методы унификации документов  …………………………..19

Глава 3. Нормативная база унификации управленческих документов  …….. 26

3.1. Нормативные акты XVIII – начала XX вв.  ……………………………….. 26

3.2. Нормативная база в Советский период  …………………………………....28

3.3. Современная нормативная база в сфере унификации  ……………………37

Заключение  …………………………………………………………………….. ..41

Список источников и литературы  ……………………………………………..  44 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     «История  и современное состояние унификации управленческих документов» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

     Это обусловлено тем, что делопроизводственные документы являются объектом изучения многих научных дисциплин: документоведения, истории организации технологии делопроизводства, архивоведения, археографии, источниковедения, вспомогательных исторических дисциплин. Угол зрения на делопроизводственную документацию в каждой из них определяется теми функциями, которые свойственны документам на различных стадиях их существования. Решая свои специфические задачи, каждая из этих дисциплин вносит определенный вклад в разработку различных аспектов изучения делопроизводственной документации.

     В настоящее время унификации управленческих документов уделяется особое внимание: разрабатывается законодательная  база, нормативные акты.

     Изучение  современных приёмов и принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения и развития.

     Так, свой вклад в становление советского делопроизводства внес В. И. Ленин. Он контролировал деятельность секретарей Совнаркома и неоднократно обращал внимание сотрудников учреждений на правильное оформление различных документов, рациональную организацию работы секретариата. Принципиально новыми требованиями, которым должны были отвечать документы советского госаппарата, по сравнению с дореволюционными, являлись краткость, отражение существенных вопросов, гласность и периодичность отчетных документов, наличие документов-приложений, оформление всех элементов формуляра.

     Делопроизводственная  документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялся лишь приоритет среди разновидностей документов, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах.

     Проблема  унификации управленческих документов была широко освещена в научной литературе. Так, Крылова Т.Д. рассмотрела основы стандартизации, сертификации и метрологии; Чувенков А.Ю. и Янкова В.Ф. выявили основные проблемы унификации и изложили требования и формы унифицированных документов. Огромный вклад в исследование проблемы унификации внесла Кузнецова Т.В., освятившая в своих научных работах не только процесс унификации управленческих документов, но и сферу делопроизводства в целом.

     Цель – характеристика особенностей унификации управленческих документов.

   Задачи:

• исследование истории унификации управленческих документов;
• изучение сущности, назначения и методов унификации;
• изучение нормативно-правовой базы в сфере унификации управленческих документов.

Объект – управленческие документы.

Предмет – особенности унификации управленческих документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

1.1. Понятия «документ», «управленческий  документ»

    Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Основные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

    Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.

    Итогом документирования является документ.

    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

    В документоведении документ рассматривается  как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной  действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

    Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

    Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

    Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ одновременно выступает и как предмет труда, и как результат труда.

    Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

1.2. Юридическая  сила документа

    Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

    Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

    Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. [Кузнецова Т.В. делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.:ЗАО «Бизнес – Школа «Интел – Синтез», 1999. – с.10.]

    Из  этого определения следует, что  орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

      К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

    Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.