В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации (УСД):

     01 - резерв, так что фактически в  ОКУД включено девять УСД; 

     02 - организационно-распорядительная  документация;

     03 - первичная учетная документация (с 1997 г.);

     04 - банковская документация;

     05 - финансовая, учетная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

     06 - отчетно-статистическая документация;

     07 - учетная и отчетная бухгалтерская  документация предприятий;

     08 - документация по труду; 

     09 - документация пенсионного фонда  Российской Федерации; 

     10 - внешнеторговая документация.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам:

• создание, реорганизация, ликвидация организации, предприятия;
• приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• распорядительная деятельность организаций, предприятий;
• организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
• оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
• прием на работу, перевод на другую работу, увольнение с работы;
• оформление отпусков;
• оформление поощрений и дисциплинарных взысканий.

     Унификация документов привела не только к улучшению качества самих документов, но и к организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и архивах. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения. 

3.3. Современная  нормативная база в сфере унификации

     Документационное  обеспечение управления (ДОУ) или  делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство, и в частности процесс унификации основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

     Современную нормативную базу делопроизводства и унификации составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

     Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое  осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

     Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

     Правительство Российской Федерации, федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения  в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

      Типология, языковое и композиционное представление  деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации". Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Требования стандарта являются рекомендуемыми.
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
3. Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

     Оформление  текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на ГОСТах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

     На  основе проведенного анализа общегосударственных  нормативно-методические документов по организации делопроизводства подведем основные итоги.

     Впервые в нашей стране проблемами совершенствования  документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации. В своей деятельности они решали практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывали теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат.

     Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х  началу 1970-х гг. Это было время создания ЕГСД, активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив. 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана  с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Полифункциональность официальных документов, т.е. позволяет одному документу одновременно выполняет несколько функций, и, соответственно, удовлетворять различные человеческие потребности.

    Всю совокупность функций, присущих документам, можно разделить на несколько групп: общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытые.

    Основу  служебной документации составляют управленческие документы. Поскольку именно они обеспечивают управляемость объектов как в отдельной организации или компании, так и в рамках целого государства. Данный тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• отчетная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• финансовая документация;
• документация по материально-техническому обеспечению.

     Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление  однотипных управленческих функций  и задач. 

     Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие  системы документации; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Унификацию  и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

     Основными принципами унификации документов являются:

     1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра  - образца документов для конкретной  системы документации и установлении  на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; 

     2) Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации  документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;