История и современное состояние унификации управленческих документов

• Изучение и обобщение накопленного опыта унификации делопроизводства и выработка новых решений по совершенствованию управленческого труда;
• Оказание учреждениям практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов;
• Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной документацией;
• Обучение должностных лиц современным методам ведения управленческих работ;
• Информирование работников управления о достижениях унификации, о конструкторских и технических разработках в сфере управления.

     Оргстрой  занимался разработкой проектов унификации текста документов. Среди этих разработок единая система классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

     Следует указать, что основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства. Для этого Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу.

     НК  РКИ осуществлял свою работу через органы рационализации управления и делопроизводства. Впервые идея о создании в стране подобных органов (оргбюро) была высказана в 1921 г.

     Оргбюро – это рационализаторская структура, создаваемая учреждениями на правах структурного подразделения. В его задачи входили постоянное изучение и рационализация работы учреждения.

     Рационализация  управления, проводимая в 20-е годы, требовала последующего совершенствования делопроизводства.

     Поскольку Советская власть отказалась от прежнего законодательства, она приступила к формированию правовых основ функционирования государства. Однако в сфере делопроизводства единого нормативного акта создано не было. Отдельные положения декретов советской власти в различной степени касались делопроизводства и документации. Так, декрет 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений» внес изменения в бланк письма, введя в него новые названия государства и ведомств, но сохранив неизменную форму письма. Декретом 3 августа 1918 г. запрещалось «употребление печати со старым гербом», и все учреждения обязывались «обзавестись печатями с новым гербом Советской республики».

     Закон о торговых книгах (3 августа 1918 г.) предписал  всем частным торговым предприятиям вести журнал и реестр инвентарей. К закону были приложены образцы форм документов, заверений и визирований, которые основаны на дореволюционном опыте.

     В связи с созданием советской  гербовой печати 6 июля 1922 г. был издан  декрет ВЦИК и СНК «О порядке пользования печатями с государственным гербом». Однако же следует признать, что стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране разработано не было.

     Для регламентации делопроизводства создавались  правила и инструкции, которые отражали теоретические установки и практические достижения научной организации управленческого труда 1920-х годов и, в основном, строились на основе единой методики, разрабатываемой специалистами ИТУ.

     Положительным результатом усилий ученых и специалистов 20-х годов можно считать разработку ими «Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» (1928 г.) и проекта «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). Последние правила предполагали введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. «Общие правила» явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались не реализованными из-за закрытия в 1932 г. ИТУ.

     С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело унификации делопроизводства в нашей  стране было фактически прекращено. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

     На рубеже 1950-1960-х годов на повестку дня выдвигается проблема создания единого норматива, упорядочивающего работу с управленческой документацией, что было обусловлено начавшейся работой по механизации управленческих работ. Таким нормативным актом и стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

     Практическая  работа по созданию системы началась в 1966 г. Разработчиком системы стал созданный в 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В сентябре 1973 г. основные положения ЕГСД были утверждены Госкомитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы для рациональной постановки делопроизводства.

     ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положения ЕГСД дополнялись «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации» и подкреплялись соответствующими ГОСТами.

     ЕГСД  нормативно закрепила разобщенность  документальных систем и наличие  несовместимых правил работы с документами различного функционального назначения. Поэтому практически сразу же ЕГСД была подкреплена созданием унифицированных систем документации.

     Проблемой стало также и то, что ЕГСД не имела статуса общегосударственного норматива, она была лишь рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.

     Но  тем не менее, ЕГСД сыграла значительную роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству, что позволило вывести основные положения ЕГСД на всесоюзный уровень.

     Следует отметить, что и в настоящее  время ЕГСД не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

     Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

     ГСДОУ была принята в 1988 году в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий.

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

• Документирование управленческой деятельности;
• Организация работы с документами (управление документацией);
• Механизация и автоматизация работы с документами;
• Служба документационного обеспечения управления.

     Раздел  «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей:

• Состав управленческих документов;
• Унификация и стандартизация управленческих документов;
• Оформление управленческих документов;
• Составление текстов управленческих документов.

     ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов как на бумажных, так и на других видах носителей, то есть сформулированные в ГСДОУ требования относятся ко всем документам, созданными и традиционным способом, и при помощи компьютерной техники.

     Следующий раздел «Организация работы с документами» охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

     Раздел “Механизация и автоматизация работы с документами” содержит общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами.

     В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

     ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Также ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.

     В разделе формулируются основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Рекомендации даны в общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

     Наряду  с Примерным положением ГСДОУ имеет еще ряд приложений, которые могут быть использованы в практической деятельности служб ДОУ:

• Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
• Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
• Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм;
• Формы номенклатур дел;
• Перечень типовых сроков исполнения документов;
• Форма обложки дела постоянного и временного сроков хранения;
• Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

     Дальнейшая работа по унификации и стандартизации документов проводилась уже как планомерная общегосударственная деятельность и охватывала период 1970-1980-х годов.

     Основной  задачей этого периода было объединение  в единый комплекс уже существующих и создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов [Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.].

     ОКУД  предназначен для решения следующих  задач:

• регистрация форм документов;
• упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
• сокращение количества применяемых форм;
• исключение из обращения неунифицированных форм документов;
• обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• контроль за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• организация контроля за применениям унифицированных форм.