Переменная  информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

      Еще один распространенный способ унифицировать информацию в тексте документа – составление таблиц.

     Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

      Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, которая образуется на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и в числовом значении.

     Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов).

      Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

      Составление документов с применением трафаретных  текстов основано на использовании  часто повторяющихся текстов  документов или их части в сочетании  с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

      Особенно  возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

      К унификации текста документа можно  отнести также разработку и применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания).

     К четвертой ступени унификации документов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.

      Интеграция  научных знаний, необходимость привлечения  к разработке определенных проблем  специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно прийти к единому пониманию вопроса и договоренности.

      Понятийная  унификация проводится в двух направлениях. Прежде всего, следует отметить, что с начала 1990-х годов в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую они регулируют.

      Например, так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

     Прежде  всего, потребовалось определение  терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам, в первую очередь, относился закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20. 02. 1995, где были закреплены двенадцать терминов. Многие их них были повторены в ФЗ от 04. 07. 1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». В новом ФЗ от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отсутствуют многие термины закона 1995 года, введены новые термины, но главное – ряд терминов получил новые, уточненные толкования.

     Второе  направление унификации понятий  – разработка стандартов на термины  и определения.

     Примером  такого стандарта может служить ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот ГОСТ хорошо известен, поскольку содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Он используется при разработке инструкций по делопроизводству, постоянно цитируется в учебниках и учебных пособиях.

     Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. 

     Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Унификацию  и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

     Основными принципами унификации документов являются:

     1) Унификация от общего к частном.; 

     2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;

     3) Комплексность унификации;

     4) Информативность;  

     5) Сокращение числа видов документов;

     6)Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической  информации; экономичность.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. НОРМАТИВНАЯ БАЗА УНИФИКАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Нормативные  акты XVIII – начала XX вв.

     В период с XVIII– начала XX вв. в России был издан ряд документов, которые определяли не только структуру государственных органов, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, но и организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

     Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в. получила название коллежской. Отличием коллежского делопроизводства от приказного являлось то, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Регламент наряду с основными сферами деятельности затрагивает и сферу делопроизводства.

     Генеральный регламент узаконил необходимость  регистрации документов и регламентировал  технологию ее ведения. Основная цель регистрации – охрана документов. Регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи (вершенных и не вершенных дел) и регистратура, которая состояла из четырех книг – А, В, С, Д.

     Генеральный регламент установил сроки исполнения документов и ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или контроле, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.

     В XVIII в. появляется новый вид документа, протокол, требования к нему также были изложены в Генеральном регламенте. В этот период складывалась система документации по личному составу.

     Также были заменены столбцы тетрадями. Это  изменило формуляр документа. Реквизиты выделялись из текста и заняли определенные места. Появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, получение документа, скрепы. Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте определен порядок пользования печатями.

     Для многих документов разрабатывались "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы.

     В период министерского делопроизводства (XIX – начало XX вв.) было издано «Общее учреждение министерств» (1811 г.). Оно регламентировало единообразие в организации делопроизводства. Был установлен порядок рассмотрения документов. В этом законе назван «образ производства дел». Он включал:

• порядок вступления дел;
• движение их, или собственно так называемое производство;
• отправление дел;
• ревизию;
• отчеты.

     Все поступающие и отправляемые документы составляли переписку министерства и делились на два потока:

• переписка министерства;
• переписка департамента.

     Все входящие и исходящие документы  регистрировали в журналах. Ежемесячно проводилась ревизия дел. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Со всех исходящих документов снимались копии.

     Организацию работу с документами в XIX в. следует  рассматривать как четкую систему, обеспечивающее движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

     В XIX в. произошли изменения в формулярах документа: были введены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Документы обязательно подписывались и скреплялись. Впервые была регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления.

     Издавались  сборники образцов документов, называемые «письмовниками».  

3.2. Нормативная  база в Советский период

     После октября 1917 года наряду с разрушением  государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Советская власть ликвидировала старый чиновничий аппарат и попыталась заменить его представителями рабочих и солдат. Это в свою очередь привело к резкому падению культуры управленческого труда. По инициативе В.И. Ленина органам рабоче-крестьянской инспекции придается функция контроля за работой государственного аппарата и его совершенствования.

     В 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе с широким использованием зарубежного опыта.

     Центральным звеном этой системы стал Государственный  институт техники управления (ИТУ). Согласно положению об ИТУ, утвержденному СНК СССР 9 февраля 1926 г. на институт возлагались следующие задачи: научная разработка вопросов техники управления, ее упрощение и механизация путем изучения работы советских учреждений; создания типовых проектов, методик рациональной организации управленческого труда.

     Деятельность  института складывалась как из теоретической так и практической частей, тесно связанных между собой. Научная работа института выполнялась в кабинетах (методики; стандартизации) и конструкторском бюро.

     Практическая  рационализаторская работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество «Оргстрой», которое использовало научные  разработки института.

     Перед Оргстроем были поставлены следующие  задачи: