Документирование распорядительной функции управления

     Вносимые  изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом.

     Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться в части расширения и  сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

     Рассмотрим  порядок заполнения унифицированных  форм приказов ЗАО «Мелон» по личному составу подробнее.

     Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

     Содержание  приказа (распоряжения) ЗАО «Мелон» соответствует условиям заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ).

     В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

     Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

     Содержит  фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает).

     Приказ (распоряжение) визирует начальник  структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает  работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ объявляются работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54).

     Приказ  о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для  оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В ЗАО «Мелон» заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

     Содержит  фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

     Приказ  является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54).

     Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     В ЗАО «Мелон» заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

     Содержит  фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

     На  основании приказа делается запись в личной карточке (№Т-2), лицевом  счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с  работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

     Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и  учета направления работника  в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

     Содержит  фамилию, имя, отчество работника, направляемого  в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

     Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

     В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его  стоимость. Работодатель знакомит работника  с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».

     На  основании приказа о поощрении  работника делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.

     Для оформления приказов по личному составу  необходимо письменное обоснование, в  качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

     Фамилию, имя, отчество в приказе по личному  составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

     Приказ  по личному составу приобретает  юридическую силу с момента его  подписания.

     Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

     Все приказы по личному составу обязательно  регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого  используют программу 1С. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

     К приказам по основной деятельности относятся  приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

     Подготовка  приказа включает:

     - изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений

     - подготовка проекта приказа

     - согласование проекта со специалистами

     - подписание приказа руководителем

     Подготовку  приказа осуществляет специалист фирмы  по поручению руководства.

     Приказ  оформляется на общем бланке или  на бланке приказа (если он был спроектирован  ранее).

     Приказ  включает такие реквизиты, как:

     - наименование вида документа – ПРИКАЗ

     - дата (датой приказа является дата его подписания)

     - номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)

     - заголовок  (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)

     Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются  основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы  государственных органов, решения  Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

     Во  второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

     - «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)

     - «что сделать» (указывают конкретную работу)

     - «в какие сроки»

     Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт  начинается с красной строки. В  последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

     Приказ  может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

     Визы (приказ согласовывается  с главным  бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)

     Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)

     Отметка об исполнителе

     Приказ  вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости  подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

     Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

     В отдельных ситуациях в преамбуле  к приказу необходимо ссылаться  не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:

     1) ссылка на обстоятельства (или  формулировка цели), ссылка на  нормативный документ;

     2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или  формулировка цели).

     Выбор того или иного варианта преамбулы  зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.

     Составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.

     Пример: преамбула в приказе акционерного общества “О внесении изменений в  организационно-функциональную структуру  общества”.

     В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) и в  целях совершенствования организационно- функциональной структуры и процессов управления обществом п р и к а з ы в а ю…

     В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом:

     В целях совершенствования  организационно-функциональной структуры и процессов  управления обществом  и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) п р и к а з ы в а ю…