Документирование распорядительной функции управления

     Анализ  функций управления дает возможность  систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных  связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Результаты анализа – основа для совершенствования существующей системы управления.

     Анализ  функций управления охватывает широкий  круг вопросов, определяющих как природу, цель, структурные свойства функций, так и способы осуществления каждой функции, т.е. технологию процессов менеджмента. Основное направление анализа функций управления –исследование всей их суммы и установление степени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления.

     Анализ  эффективности реализации функций  позволяет более четко определить обязанности и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента.

     Результаты  анализа функций управления могут  быть выражены в виде функциональной модели управления, отражающей взаимосвязь функций управления с конкретными исполнителями, показывающей, как связаны между собой подразделения в статике, отражающей динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

     Функциональные  модели строятся для каждого уровня менеджмента. Модели более высокого уровня содержат управляющее воздействие для моделей, решающих задачи более низкого уровня, определяя их содержание и ограничения. Эти задающие воздействия устанавливаются с учетом информации, которую получает высший орган управления по результатам анализа функций управления низшего уровня.

     Результатом анализа могут быть мероприятия, направленные на:

     1) отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;

     2) рационализацию связи между работами и исполнителями;

     3) выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;

     4. Выделение координирующих межфункциональных  работ.

     В определении функций получил  всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных, или специальных, функций. Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые — как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы. 

     1.2 Характеристика и классификация распорядительной документации 

     В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

     Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового  акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих  черт, что связано с единством  нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять  нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации.

     Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

     -    документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

     -    правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

     -    правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

     -    распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

     Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

     Постановление - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

     Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

     Как правило, распоряжение представляет собой  способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

     Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

     Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, а также вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

     Распорядительные  документы - постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ. 

     1.3 Требования  и оформление распорядительной документации 

     Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб РФ.

     Код организации проставляют по общероссийскому  классификатору предприятий и организаций.

     Код форму документа проставляют  по общероссийскому классификатору управленческой документации.

     Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     Над наименованием организации указывают  сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

     Наименование  организаций субъектов РФ, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

     Наименование  на иностранном языке воспроизводят  в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном  языке располагают ниже наименования на русском языке.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

     Автором документа может быть должностное  лицо, представляющие организацию.

     Справочные  данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

     Наименование  вида документа составленного или  изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать  видам документов, предусмотренным  УСОРД.

     В письме наименование вида документа не указывают.

     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  дата заседания. Если авторами документа  являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  заполнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел.

     Регистрационный номер документа, составленный двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

     Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа на который  дается ответ.

     Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

     Оформление  реквизитов, размещенных на рабочем  поле документа.

     Гриф  ограничения доступа к документу  проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно  дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

     В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

     Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

     Если  документ отправляется в несколько  однородных организаций, то их следует  указывать обобщенно.

     Документ  не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

     Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

     Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым  наклоном, пастой, отличающейся по цвету  от основного текста документа.

     Допускается оформление резолюции на отдельном  листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

     К тексту документов оформленных на бланках  А5 заголовок можно не составлять.

     Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

     Тексты  документов пишут только на русском  языке при направлении их:

     - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

     - на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в