Документирование распорядительной функции управления

     Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом “приказываю”, которое  в соответствии с Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово “приказываю” печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом.

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Ввести в действие  с 20.02.2011 утвержденное штатное расписание.

     2. …

     Приложение: штатное расписание – 2 листа.

     В этом примере сразу несколько ошибок. Во-первых, неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: “Утвердить штатное расписание организации на 2009 г.”. В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения года – “…на 2009 г.” – означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2009. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2009, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: “Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2009”.

     Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем  пункте распорядительной части таким  образом:

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Утвердить штатное  расписание организации  на 2011 г. (приложение).

     2. …

     Делать  ссылки на приложения в приказах таким  образом, как в при- веденном выше примере, не принято.

     Приказ  – распорядительный документ, поэтому  пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, провести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3Рекомендации по совершенствованию документирования распорядительной функции управления в ЗАО «Мелон»  

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, компетенции, структуры и других факторов ее руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Назначение  и состав распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечения учреждения финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

     Конкретность  таких предписаний проявляется  в следующем:

     -с  помощью распорядительных документов  разрешаются возникающие в сфере  управления проблемы и вопросы;

     -их  адресатом являются конкретные  учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

     -они  являются юридическими фактами,  вызывающими возникновение конкретных  административно-правовых отношений.  С учетом сферы своего действия  распорядительные документы делятся  на следующие виды:

     -правовые  акты правительственного уровня — акты, издаваемые Президентом России, Правительством России (Верховная Рада), органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

     -правовые  акты, действующие на уровне субъектов  России— республик, областей, автономных областей, а также их территориальных образований;

     -правовые  акты организаций, учреждений, предприятий.  Распорядительные документы, издаваемые  органами исполнительной власти, относятся к категории ведомственных  нормативных актов.

     Их можно разделить на акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан России; акты межведомственного характера и акты, регулирующие отношения органов исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

     Подготовка нормативных правовых актов органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Кабинета Министров России.

     Основанием  для издания распорядительного документа может быть необходимость:

     -исполнения  принятых законодательных, нормативных  правовых актов и иных решений  вышестоящих органов и ранее  принятых решений данной организации;

     -осуществления  собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

     -Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях, во-первых, коллегиальности, во-вторых, единоличного принятия решений.

     В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых  совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

     На  основе коллегиальности действуют  правительство, представительные органы и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

     В системе коллегиальных органов  особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при  руководителях и др. Решения совещательных  органов носят не обязательный, а  рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

     В условиях единоличного принятия решений  власть по всем вопросам управления в  организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

     На  основе единоличного принятия решений  действуют министерства, администрации  субъектов России и муниципальных  образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

     Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

     В условиях коллегиального принятия решений  издаются постановления и решения, а при единоличном принятии решений — приказы, распоряжения, указания.

     Процедура издания распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — включает следующие стадии:

     -Инициирование  решения (обоснование необходимости  издания распорядительного документа).

     - сбор и анализ информации по вопросу;

     - подготовка проекта распорядительного документа;

     - согласование проекта документа;

     - доработка проекта распорядительного документа по замечаниям;

     - принятие решения (подписание документа);

     - доведение распорядительного документа до исполнителей. Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

     Проекты распорядительных документов готовятся  на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства  организации, по инициативе руководителей  структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.

     Обоснование необходимости издания распорядительного  документа может излагаться в  докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

     Проекты распорядительных документов готовятся  специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает  интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

     Сбор  и анализ информации для выработки  управленческого решения предусматривает  сбор объективной, полноценной и  своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации — это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и другие.

     Итогом  сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого  решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются  различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

     Оформление  выработанного решения в виде проекта распорядительного документа  осуществляется не на бланке, а на стандартном  листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как окончательный вариант документа.

     Согласование  проекта документа подразумевает  визирование (если для издания документа  достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

     Внутреннее  согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

     В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Их вносят непосредственно в представленный проект документа или оформляют на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа, кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».