Функции управления

ТЕМА 6. «ФУНКЦІЙ УПРАВЛІННЯ»

1.        Розкрійте поняття «Функція управління». 2. Класифікуйте функції управління. 3.У чому єство функції планерування? 4. Охарактеризуйте  вміст процесу планерування. 5. Які Ви знаєте види планерування? 6. У чому виявляється «крізний» характер планерування? 7. У чому полягає функція організації?

8.        Що таке делегування повноважень? Для чого воно необхідне? 9.Які види повноважень Ви знаєте?

10.     Які причини можуть перешкоджати ефективному делегуванню повноважень? 11.Що таке мотивація?

12.     Єство  і основні положення теорії мотивації? 13. Які теорії мотивації  Ви знаєте? 14. Що таке контроль?

15.     Які види контролю Ви знаєте? 16. З яких етапів складається процес контролю?

17.     Якими властивостями повинен володіти контроль, аби бути ефективним?

1. Под функцией управления понимают:

•              специализированные виды управленческой деятельности;

•              обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

Функции управления – это направление или виды управленческой деят-сти, основанный на разделении и кооперации в упр-нии, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей.

2. По виду и направлению деятельности функции различают общие, конкретные и специальные (см. рис.6.1).

Общие (основные) функции управления:

        осуществляются в каждой организации и на каждом уровне управления;

        присущи управлению любой организации;

        разделяют содержание управл-кой деят-сти на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;

        относительно самостоятельны и в тоже время тесно взаимодействуют.

       К таким функциям, в частности, в менеджменте относят: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части.

Специальные функции являются подфункциями конкретной функции (например, специальной функцией управление основным производством является оперативно-календарное планирование основного производства). 

Функции управления, отражающие управленческую деятельность в хозяйственных организациях в условиях рыночной экономики, называются функциями менеджмента. 

3. Функция планирование – это процесс определения действий, необходимых для достижения цели или целей организации. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.

Планирование – это инструмент управления, направленный на оценку имеющихся ресурсов, определение перспективы  развития, а также на выбор путей достижения целей.

Планирование – вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы: разработки на этой основе заданий на определенный период времени и организационному их оформлению в качестве показателей деятельности, по которым осуществляется контроль и оценка.

Планирование как вид управленческой деятельности пронизывает всю систему управления сверху донизу  и осуществляется на уровне управления национальной экономики в целом, на уровне отрасли и отдельной хозяйственной организации. Оно отражает не только экономические показатели, но и показатели в сфере социального развития, научно-технического прогресса, организационного процесса, организационного развития и т.д.

Планирование осуществляется на основе уже принятого решения или альтернатив решения.

Целью деятельности по планированию явл. разработка плана директивного документа, обязательного для исполнения всеми исполнителями. Сущность планирования закл. в разработке оптимального плана деятельности по достижению цели. 

4. Содержание планирования включает выработку решения и оптимального плана деятельности по планированию, создание целевой группы организации, которая смогла бы обеспечить разработку оптимального плана  и  создания системы оперативного управления (контроля) за деятельностью по планированию.

1.        Уяснение цели и задачи план-ния, а также выработки предварительного решения на осуществление планирования.

2.        Определение системы задач планирования, подсистем мероприятий и факторов, влияющих на качество планирования. Разработка плана деятельности по планированию и определение состава организации – группы планирования, организации контроля за ходом и результатами планирования.

3.        Уточнение системы задач и подсистем мер-тий, кот. необходимо выполнить для достижения цели планируемой деят-сти.

4.        Уточнение набора факторов внешней и внутренней среды, влияющих на качество  планируемой деятельности по достижению цели.  Прогнозирование характера изменения этих факторов в течение планируемого  периода.

5.        Разработка детальной модели деятельности по достижению цели.          Оптимизация этой модели.         

6.        Оформление модели в виде плана той или иной формы.            

7.        Утверждение плана.    

8.        Подготовка задач для исполнителей.

5. В зависимости от целей различают стратегическое и тактическое планирование.

Стратегическое планирование предполагает определение миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет (более детально стратегическое планирование будет рассмотрено в теме № 8).

Тактическое планирование представляет собой поиск и согласование наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры – конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.

6.

7. Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы и решения в жизнь.

Функция организации деятельности (организовывание) состоит в создании структуры управления организации, определении заданий подразделениям, установлении порядка их взаимодействия, подборе людей для конкретной работы, наделении полномочиями и ответственностью. Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность всех других функций управления. Организация как функция управления непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

8. Важнейшей составляющей ф-ции организации явл. делегирование и связанные с ним полномочия и ответ-ность.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, кот. принимает на себя отв-ность за их выполнение.

Классическая роль делегирования заключается в том, что руководство распределяет среди сотрудников задачи, которые должны быть выполнены для достижения цели организации.

    К числу основных принципов рационального делегирования в менеджменте относятся:

        Единоначалие – сотрудник  получает задания и отвечает за их выполнение перед одним начальником;

        Соответствие – состав задач должен соответствовать характеру полномочий сотрудника;

        Координация – состав полномочий должен динамично корректироваться в соотв-твии с новыми заданиями сотрудника;

        Достаточность – масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

        Мотивированность – расширение отв-ности должно мотивироваться повышением оплаты труда, влияния и лидерства.

К ключевым понятиям делегирования относятся: Полномочия – ограниченные права и возможности использования власти; Ответственность представляет собой обяз-ва выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и соответственно отв-ность не м.б. делегирована.

9. К ним относятся линейные и аппаратные (штабные) полномочия, оба типа могут применяться в различных формах. 

Линейные полномочия   - это полномочия, переданные лицам, имеющим право распоряжаться.  Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания  иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса - результирующая данного процесса называется скалярной цепью или цепью команд.

Аппаратные (штабные) полномочия являются результатом развития функциональной специализации и направлены на удовлетворение нужд организации в разнообразных и квалифицированных кадрах (управленцев, экономистов, конструкторов, технологов и т.д.). В результате сегодня существуют множество типов административного аппарата (штаба) и вариантов штабных полномочий. К широко распространенным типам аппарата относятся консультативный, обслуживающий и личный.  

10. Полномочия всегда ограниченны. Они ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями. Пределы формальных полномочий часто нарушаются благодаря власти и неформальным организациям.

11. Функция мотивации состоит в побуждении персонала к эффективной добросовестной деятельности для достижения целей организации. Она направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждений за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.

        Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации.

12. В той или иной мере общая теория мотивации изучает потребности, мотивы и связанное с ними вознаграждение.

Ключевым элементом в теории мотивации являются потребности. Потребность - ощущение человеком физиологического, психологического или социального дискомфорта, недостаток или необходимость в чем-либо.   Потребности классифицируются на первичные и вторичные.

        Первичные потребности являются по своей природе физиологическими и, как правило, врожденными (например, потребность в пище, воде, потребность дышать, спать и т.д.).

        Вторичные потребности по природе своей психологические (пример, потребность в успехе, уважении, власти, привязанности и потребность в принадлежности кому или чему-либо).

Мотивы (Побуждение) – это ощущение недостатка в чем-либо, имеющее определенную направленность. Они являются поведенческим проявлением потребности и сконцентрировано на достижение цели. При этом в зависимости от заданных стимулов поведение персонала реализуется таким образом, чтобы получить определенное вознаграждение для удовлетворения частных потребностей. Вознаграждение – это все, что человек считает ценным для себя. Любой руководитель имеет дело с двумя главными типами вознаграждений – внутренним и внешним.

Внутреннее вознаграждение это все то, что дает сама работа (достижение результата, содержание и значимость работы, общение в процессе работ, самоуважение и т.д.). Наиболее простой способ обеспечения внутреннего вознаграждения – создание соответствующих условий работы и точная постановка задачи.

Внешнее вознаграждение возникает не от самой работы, а то, что дается организацией (заработная плата, продвижение по службе, символы служебного статуса и престижа, похвалы и признания).

13.  См. лекцию

14.  Контроль – процесс обеспечения достижения орг-цией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.  Функция контроль – состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса (см. рис.6.16).

Контроль - управленческая деятельность, фиксирующая со­стояние объекта управления в заданные моменты времени.

Содержание контроля как функции управления заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производ­ственно-хозяйственной деятельности объектов управления про­блем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.

           Контроль — комплексная функция, включающая  уче­т, оценку и  анализ.

Значение контроля  в  системе управления  заключается в том, что он:

-завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от  желаемого состояния объекта  со  всеми основными функциями менеджмента;

- производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е.  осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

15. Виды контроля:

-  по времени проведения: предварительный, текущий,  заключительный

- по объекту контроля: фин-вый, кач-ва продукции, административный, сохранности  товарно – материальных ценностей и т.д.

- по интенсивности: нормальный, усиленный

- по степени охвата: сплошной, выборочный

- по способу проведения: следящий, «да / нет», по результатам

16. Этапы процесса контроля: 1. Установление стандартов и норм 2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами 3. Проведение необходимых корректирующих действий

17. Рекомендации по проведению эффективного контроля:

1.                      Необходимость осмысления   требований, воспринимаемые сотрудниками

2.                      Следует устанавливать обратную связь с сотрудниками, работа которых контролируется

3.                      Целесообразно избегать чрезмерного контроля

4.                      Следует устанавливать жесткие, но достижимые требования

5.                      Необходимо вознаграждать за выполнение требований

6.                      Не следует контролировать скрыто

7.                      Нужно контролировать не только «любимый» участок

8.                      Необходимо сочетать плановые и неплановые проверки