Функции управления

1. Функции управления можно охарактеризовать как вид деятельности, необходимый для организации и руководства тем или иным объектом управления в туризме. Иными словами, функции управления - это виды управленческого труда, связанные с воздействием на объект управления, которые осуществляются специальными приемами и средствами, а также сопутствующая организация работы.

 Функции менеджмента по-разному  проявляются на разных стадиях  управленческой деятельности и  являются действиями, направленными  на решение проблемы, которая  возникает. При этом на каждой  стадии управления реализуются  все функции, но ведущей из  них является одноименная со  стадией, а другие играют роль  вспомогательных. Функции составляют  один из основных компонентов, определяет содержание управления, а стадии - последовательность реализации  функций в пределах единичного  управленческого цикла. Таким образом, процесс управления является  последовательным цепью циклически  повторяющихся функций - видов деятельности  субъекта, которые определяют содержание  управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль.

специалисты предлагают альтернативно выделять: информационно-аналитическую функцию, планирования организации, функции координации, регулирования, контроля и руководства.

Информационно-аналитическая функция включает все действия по оперирования информацией и предусматривает сбор, обработку, анализ и оценку информации с целью повышения эффективности деятельности в определенной сфере. Эта функция полностью соответствует указанным критериям: управленческие действия, которые ее образуют, относительно обособленные в процессе управления и не с чисто техническими. Они однозначно однородные, поскольку сбор, обработка, анализ и оценка связаны единым предметом (информацией) и направлены на достижение одной цели - создание условий для реализации других функций управления. Эти действия стабильные, поскольку являются атрибутами каждой стадии любого управленческого цикла.

Функция обусловлена ​​тем, что все операции, действия и мероприятия в любой организации реализуются на основе информации, которая попадает из внешней среды и аккумулируется в самой организации. Субъект управления также требует информации, которая будет основой для дальнейших управленческих действий и на стадии принятия решения, и на стадии его реализации. Именно поэтому информационно-аналитическую функцию составляют прежде действия по сбору информации, которая затем подлежит анализу. Анализ информации, в свою очередь, - это эмпирическое исследование, результатами которого оценочные выводы о сложившейся ситуации. Инструментами такого исследования являются общие и специальные научные методы, позволяющие сформулировать репрезентативные и достоверные выводы, а в случае, когда не удается собрать полную информацию о ситуации, - гипотетические.

Функция планирования заключается в определении и обосновании системы в целом и ее отдельных звеньев направлений деятельности, целей и задач, а также путей их реализации. Эта функция призвана обеспечить целенаправленную деятельность и предполагает формулирование целей и разработку программы ее достижения. Основой для планирования становятся результаты реализации информационно-аналитической функции, на основе которых все субъекты управления на всех уровнях менеджмента определяют и обосновывают цели и задачи, разрабатывают проекты планов, рассматриваются и утверждаются в дальнейшем. Следовательно, планирование реализуется путем выбора оптимальных вариантов действий в необходимом направлении.

Организационная функция выражается в формировании и приспособлении субъекта и объекта менеджмента к выполнению поставленных задач. Для этого принимают меры по привлечению финансовых, технических, кадровых и других ресурсов, а также ориентируют их на решение поставленной задачи. Задачи, стоящие перед организацией, можно успешно решить только тогда, когда эффективно и правильно использовать все ресурсы.

Функция координации должна обеспечивать согласованность действий для успешного достижения цели. В процессе координации прежде устанавливается и поддерживается пропорциональность в деятельности различных элементов системы на всех стадиях процесса управления. Реализуется она путем уточнения функций, согласование целей и задач, планов и действий. Это одно из основных средств повышения эффективности деятельности, поскольку позволяет сосредоточить усилия в необходимом направлении, избегать параллелизма и дублирования.

Функция регулирования реализуется с целью поддержания динамического равновесия системы во время деятельности любой организации в любой сфере. Регулирования способствует адаптации организации к постоянным изменениям ситуации, обеспечивает предотвращение отклонением от запланированных действий и их устранение.

Довольно часто функцию регулирования включают в организационной. Впрочем следует помнить о существенной отличие управленческих действий по каждой из функций: организационная функция обеспечивает конструирование (создание) системы и подготовку для выполнения поставленных задач, установка необходимых для этого отношений между структурными единицами, а регулирование направлено на своевременную коррекцию действий исполнителей. Значительную роль при регулировании играет связь между субъектом и объектом управления, поскольку хорошо налажена система обмена информацией позволяет не только устранять отклонения в деятельности, но и предотвращать их. Регулировка осуществляется преимущественно путем распорядительной деятельности субъекта в форме приказов, указаний, распоряжений.

Функция контроля - это система наблюдения и проверки для выявления отклонений от плана достижения определенной цели в процессе любой деятельности. Неотъемлемой частью контроля является учет изменений в процессе деятельности.

Основанием для контроля является информация о функционировании объекта управления - о конкретных ситуации, осложнения, возникающие об отклонении от заданных действий и т.п.. Контроль, который должен обеспечивать единство управленческого решения и его реализации, направляется на повышение эффективности, поскольку в результате оказываются не только недостатки, но и положительный опыт, который в дальнейшем можно распространить в деятельности всей организации.

Функцию руководства, которая пронизывает всю систему менеджмента, справедливо можно назвать собственно функцией управления. Она отражает отношение между субъектом и объектом управления как индивидами. В руководстве проявляется человеческий фактор, характеризующий социально-психологический сторону менеджмента. От эффективности выполнения этой функции руководства зависит уровень реализации других функций менеджмента. Руководящее начало подчиняет весь процесс разработки и принятия управленческого решения, сопровождает все состояния менеджмента.

Все функции одинаково важны для любой организации. Каждая из них имеет специфический характер, особое содержание, и все они взаимообусловлены и взаимосвязаны. Одна функция влияет на другие и наоборот.

2. Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления[3]. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.

Управляемая (исполнительная) часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.

3. Технология процесса управления представляет собой порядок взаимодействия работников аппарата управления, информации и технических средств управления при выполнении какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется документально, то это представляет собой документ, в котором указывается:

1) что должно быть сделано;

2) когда это должно быть сделано;

3) кто это должен делать;

4) какие ресурсы для этого необходимы;

5) по какой методике это должно быть сделано;

6) где это должно быть сделано;

7) как должен быть оформлен результат.

Именно с помощью технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен на различные операции и процедуры.

Операция является первичным (или минимальным) элементом процесса управления. И под операцией понимается законченное действие, выполняемое вручную или с помощью технических средств и направленное на достижение поставленной цели. В настоящее время выделяют три основных метода сочетания операций друг с другом (см. рис. 3.3):

1) последовательный, когда каждая  последующая операция начинается  только после завершения предыдущей (наиболее наглядный пример такого  сочетания операций - это передача  какого-либо распоряжения с выше  стоящего уровня управления на ниже стоящие);

2) параллельный, когда различные  операции могут выполняться одновременно  несколькими исполнителями (примером  такого сочетания операций может  являться составление балансового отчета предприятия) ;

3) параллельно-последовательный, предусматривающий  частичное совмещение операций  во времени и пространстве (наиболее  наглядный пример такого сочетания  операций - это разработка бизнес-плана  предприятия.

4. Все функции менеджмента можно разделить по двум признакам: по содержанию процесса управления (основные функции) и по направлению воздействия на объекты управления (специфические или конкретные функции).

Основные функции являются основополагающими всего процесса менеджмента, а специфические функции отражают особенности конкретной управленческой деятельности работников. Они изучаются специальными дисциплинами - товароведение, организация коммерческой деятельности, бухгалтерский учет, планирование, правоведение и др.

Специфические функции определяются объектом управления.

Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части. Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, координацию, регулирование, мотивацию и контроль.

Специальные функции являются подфункциями конкретной функции. Наиболее распространенными конкретными (производственно-хозяйственными или специфическими) функциями являются:

— оперативное планирование и управление производством;

-управление технологической подготовкой и научно-техническим развитием производства;

— управление технической подготовкой, ремонтным, транспортным и др. видами обслуживания;

- прогнозирование и технико-экономическое планирование;

— управление трудовыми ресурсами и социальным развитием коллектива;

— управление материально-техническим снабжением и сбытом продукции (маркетинг);

— управление капитальным строительством и реконструкцией;

— управление финансовыми ресурсами и учет;

— управление хозяйственным обслуживанием.

5. Процесс управления можно представить в виде совокупности как общих, так и частных функций управления. Каждую общую функцию управления можно представить как совокупность частных функций и наоборот.

Распределение функций на общие и частные является условным, поскольку они тесно переплетаются, взаимно проникая и дополняя одна другую. Общие функции являются абстрактными. Они превращаются в реальную управленческую деятельность лишь тогда, когда с их помощью происходит реализация частных функций менеджмента.

Частные функции менеджмента состоят из отдельных управленческих операций, через выполнение которых обеспечивается реализация конкретной функции менеджмента. Без качественной реализации частных функций менеджмента невозможно реализовать общие функции. Иными словами, частные функции позволяют раскрыть содержание конкретной функции и являются важнейшим инструментом их реализации.

Принято выделять следующие частные функции менеджмента

Функция управления производством охватывает регулирование всех элементов и процессов производственной деятельности: начиная от поступления исходного сырья до выпуска готовой продукции. Некоторые литературные источники включают рассмотрения данной функции в категорию «производственный менеджмент».

Функция управления ресурсами включает в себя создание и использование разного рода ресурсных фондов. Оптимальная позиция в данном случае такова, что фонды ресурсов должны быть такими, чтобы избежать перебоев и простоев производства. Вместе с тем, слишком большой ресурсный фонд «замораживает» оборотные средства. Этот круг проблем в современном бизнесе охватывает логистика.