Анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети»

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

Целью моей работы является анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

• изучить структуру ООО «Сердобские водопроводные сети»;
• изучить нормативно-правовые основы работы секретаря с документами;
• проанализировать организацию деятельности секретаря;
• определить основные направления деятельности секретаря.

Объектом исследования является ООО «Сердобские водопроводные сети», осуществляющий самостоятельную производственную деятельность  в форме отдельного юридического лица. 

Предметом исследования является локальная нормативная база, регламентирующая постановку секретарского дела и делопроизводства в ООО «Сердобские водопроводные сети».

 

1. Характеристика ООО «Сердобские водопроводные сети»

ООО «Сердобские водопроводные сети» – это общество с ограниченной ответственностью, создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Дата регистрации ООО «Сердобские водопроводные сети» 17 сентября 2008 года. Регистратор – Межрайонная инспекция ФНС России 4 по Пензенской области.

Предметом деятельности Общества является:

• удаление и обработка сточных вод;
• найм рабочей силы и подбор персонала;
• предоставление прочих услуг;
• деятельность агентов по оптовой торговле отдельными видами товаров или группой товаров, не включенных в другую группу;
• предоставление общественных работ по прокладке местного трубопровода, линий связи, включая вспомогательные работы;
• деятельность автомобильного грузового специализированного транспорта;
• деятельность автомобильного грузового неспециализированного транспорта;
• осуществление других видов деятельности, не запрещенным законом и не противоречащих действующему законодательству Российской Федерации.

 

 

 

 

1.1 Структура организации

Структура организации является элементом ее внутренней среды. Это взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей.

Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации. В таких организациях, как ООО «Сердобские водопроводные сети», чаще всего используют линейные структуры. Организационная структура ООО «Сердобские водопроводные сети» представлена в приложении А.

 

 

Рисунок 1 - Производственная структура ООО «Сердобские водопроводные сети»

2. Нормативно – правовая база

Нормативно - правовая база – это совокупность официальных письменных (изданных) документов, которые принимаются в определенной форме правотворческим органом. 

Основное назначение нормативно - правовых документов состоит в закреплении правовой информации и в придании словам юридического значения.

ООО «Сердобские водопроводные сети» использует в своей работе следующие документы:

• Кодексы:
• Гражданский кодекс.
• Налоговый кодекс.
• Административный кодекс.
• Жилищный кодекс.
• Федеральные законы
• «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998г. №14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 14.01.1998г.), (действующая редакция от 06.04.2015г.).
• «О водоснабжении и водоотведении» от 07.12.2011г. №416-ФЗ (принят ГД РФ 23.11.2011г.), (одобрен СФ 29.11.2011г.).
• «Об основах регулирования тарифов организаций коммунального комплекса» от 30.12.2004г. №210-ФЗ (принят ГД РФ 22.12.2004г.), (одобрен СФ 24.12.2004г.).
• «Об энергообеспечении и повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 23.11.2009г. №261-ФЗ (принят ГД РФ 11.11.2009г.), (одобрен СФ 18.11.2009г.).

 

 

• Государственные стандарты РФ

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 
• ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

• Требования санитарно – эпидемиологических правил и норм
• СанПиН 2.1.5.980-00. 2.1.5. Водоотведение населенных мест, санитарная охрана водных объектов. Гигиенические требования к охране поверхностных вод. Санитарные правила и нормы.
• СанПиН 2.1.4.1074-01. Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем питьевого водоснабжения. Контроль качеств.
• И другие
• Постановление "Об утверждении Правил пользования системами коммунального водоснабжения и канализации в Российской Федерации"
• Постановление "Об утверждении типовых договоров в области холодного водоснабжения и водоотведения"
• Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».

Все выше перечисленные документы входят в состав нормативно - правовой базы данной организации.

 

 

 

 

3. Организация службы ДОУ

3.1 Организация документооборота в  организации

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

На секретаря возлагаются следующие функции:

• осуществление работы по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности подразделений предприятия;
• введение делопроизводства;
• организация приема посетителей.

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

• осуществлять работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности подразделений предприятия;
• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;
• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;
• следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих на исполнение, проверять правильность, оформление подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечивать качественное их исполнение;
• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения его содержание, передавать и принимать информацию по телефону, факсу, электронной почте;
• по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать служебные материалы необходимые для работы руководителю и подразделений предприятия;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность, копировать документы на ксероксе.

Секретарь имеет право:

• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
• Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;
• Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
• Пользоваться всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Секретарь несет ответственность:

• За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренной настоящей инструкцией, согласно действующего трудового законодательства РФ.

Секретарь должен знать:

• Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделения;
• Организацию делопроизводства;
• Методы обработки и оформления документов;
• Машинопись;
• Правила орфографии и пунктуации;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Правила этики, эстетики и делового общения;
• Правила эксплуатации компьютерной техники.

К основным задачам секретаря можно отнести следующие:

• обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
• совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами секретарь осуществляет следующие функции:

• функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
• разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, стенографирования;
• копирования и тиражирования документов;
• контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
• функции, связанные с организацией работы с документами:
• установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);
• обработка поступающих и отправляемых документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых документов;
• организация информационно-справочной работы по документам;
• предварительное рассмотрение документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, использования документов;
• подготовка и передача дел в архив организации;
• функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
• разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
• разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.