Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Октября 2015 в 18:15, курсовая работа
Целью моей работы является анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети».
Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:
изучить структуру ООО «Сердобские водопроводные сети»;
изучить нормативно-правовые основы работы секретаря с документами;
проанализировать организацию деятельности секретаря;
определить основные направления деятельности секретаря.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Секретарь должен самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует секретарь.
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, его не регистрируют.
Если организация получает и отправляет факсограммы, их регистрируют в журналах входящей и исходящей корреспонденции ООО «Сердобские водопроводные сети», как обычные документы.
В ООО «Сердобские водопроводные сети» используют журнальную форму регистрации. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности, как и происходит в ООО «Сердобские водопроводные сети»
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах (Приложение Б). Но данное оформление журнала неправильное, исходя из этого хочу предоставить вам вариант оформления журнала регистрации исходящей корреспонденции ООО «Сердобские водопроводные сети» (Приложение Б).
Приказ
Приказ - распорядительный документ. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение общего собрания или правления, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер и заголовок. Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".
В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
Приказ подписывает директор организации. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Инструкция
Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности правления и работников. В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Инструкция состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т. п. Инструкция утверждается правлением товарищества.
Протокол
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных органов (общего собрания, правления).
Текст протокола состоит из двух частей; вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: всего членов коллектива, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), ГОЛОСОВАЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола.
Трудовой контракт.
Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 58) трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК и иными федеральными законами.
Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:
место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес); конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнить работник; дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт; оплату труда; обязанности организации по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.
Контракт, составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации, второй - у работника.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Организация контроля за исполнением документов в ООО «Сердобские водопроводные сети» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение это представлено на рисунке 5.
Рисунок 5 - Организация контроля за исполнением документов в ООО «Сердобские водопроводные сети»
После указания руководителя ООО «Сердобские водопроводные сети» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок».
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов ООО «Сердобские водопроводные сети» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
Номенклатура дел, разработанная для ООО «Сердобские водопроводные сети» 20 сентября 2008 года, приказом от 17.09.2008 г. № 1-18.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
В организации папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов».
Для приложений к документам не сформирована отдельная папка.
Документы, относящиеся к одному вопросу, могут быть расформированы по нескольким папкам;
В дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, секретарем ООО «Сердобские водопроводные сети» необходимо соблюдать следующие общие правила:
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.
В результате анализа системы документационного обеспечения управления федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
3.1.Составление номенклатуры дел.
3.2. Формирование и оформление дел.
3.3. Экспертиза ценности документов.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ , т. е. структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
Так как секретарь является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.
В целях совершенствования работы с документами в ООО «Сердобские водопроводные сети» предлагаю ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка входящих документов. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В ООО «Сердобские водопроводные сети» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагаю создать список, разработанный на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В ООО «Сердобские водопроводные сети» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты).
После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется секретарю ООО «Сердобские водопроводные сети», совместно с директором приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.
Информация о работе Анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети»