Анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети»

Документационное обеспечение управления в ООО «Сердобские водопроводные сети» осуществляется секретарем.

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект "О документационном обеспечении управления" находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)".

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 2013 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот и подготовку документов для подписания руководителю организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности организация направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности организация издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в организации осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

С каждым годом наблюдается как увеличение, так и уменьшение документов в организации. Это вы увидите на рисунке 2, 3 и 4.

Рисунок 2 - Объем документооборота за 2011-2014 гг.

 

Рисунок 3 - Объем входящих документов от конкретных групп за 2014г.

Рисунок 4 - Объем исходящих документов от конкретных групп за 2014г.

Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно у секретаря.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры организации за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ – это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4.Приложение Б.

Бланк письма ООО «Сердобские водопроводные сети» не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:

• не указана правовая форма организации;
• не указаны коды: ОКПО; ОГРН;ИНН; КПП;
• не полностью указаны справочные данные об организации.
• не правильно указан адресат (инициалы адресата должны находиться перед фамилией)

На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение Б.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

• Организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.);
• Распорядительные документы, издаваемые директором и его заместителям (приказы, распоряжения);
• Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (акты, справки и т.д.).

Во многих внутренних документов найдены не соответствия и ошибки при заполнении. Например приказ ООО «Сердобские водопроводные сети» не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30. Приложение Б.

• неправильно расположены регистрационный номер и место составления или издания документа;
• не указан заголовок к тексту;
• не правильно расположено слово «ПРИКАЗЫВАЮ» (должно располагаться по левому краю документа);
• не указана подпись секретаря и инспектора ОК.

На основании этих замечаний, предлагается новый приказ организации для внутренних документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение Б.

В акте обследования домовладения найдена ошибка при заполнении:

• не заполнена дата документа.

В акте принятия прибора учета воды найдена ошибка при заполнении:

• не заполнен регистрационный номер документа.

Данные документы показаны в приложении Б.

3.2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации

Документационное обеспечение управления в ООО «Сердобские водопроводные сети» осуществляется секретарем.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Анализируя документооборот ООО «Сердобские водопроводные сети», была выявлена тенденция как к его росту, так и убытку.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.

Секретарь контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Сердобские водопроводные сети» осуществляется секретарем данной организации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора ООО «Сердобские водопроводные сети» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов директор ООО «Сердобские водопроводные сети» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ООО «Сердобские водопроводные сети» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

 

 

 

3.4 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• начальник отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО «Сердобские водопроводные сети» проект исходящего документа  не обязательно согласовывать с юристом данного предприятия. Только на усмотрение директора организации. Если директор дал распоряжение о согласовании с юристом, то такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.

 

 

 

 

 

3.5 Регистрация документов

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности организации. При соблюдении правил регистрации секретарь быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.