Анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети»

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в ООО «Сердобские водопроводные сети» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю ООО «Сердобские водопроводные сети» необходимо оформить все реквизиты обложки дела.

ООО «Сердобские водопроводные сети» является организацией с достаточно с большим объемом документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2 Совершенствование документационного обеспечения на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.

Для такой организации как ООО «Сердобские водопроводные сети», наиболее эффективным способом обеспечения деятельности организации, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Документооборот в организации ООО «Сердобские водопроводные сети» представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных организаций. Управление организацией в принципе строится на нескольких типах документов – это организационно-распорядительная документация, входящие, исходящие и внутренние документы. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, гражданами.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

• регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
• регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• осуществление контроля за исполнением поручений;
• поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

• Единую регистрацию всей корреспонденции организации;
• Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации;
• Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
• Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.3 Совершенствование организации  документооборота путем создания  архива

В связи с тем, что ООО «Сердобские водопроводные сети» достаточно крупная организация встал вопрос о улучшении архива. Архив создается на основании Положения об архиве. Положение об архиве - это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения.

Во время исполнения документы хранятся у исполнителя. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и у секретаря до передачи в архив организации.

Способ хранения дел — шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска документов на внутренней дверце шкафа прикрепляется указатель. Дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несет ответственность секретарь. Он должен обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Порядок передачи документов в архив ООО «Сердобские водопроводные сети» рекомендуется установить в соответствие с «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение и выводы

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации работы секретаря Общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Сердобские водопроводные сети» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания организации:

1. Следует разработать  все необходимые нормативные  документы для подготовки передаче  дел в архив, Положение о комиссии  по проведению экспертизы ценности  документов,

2. Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем генерального директора по общим вопросам);

3. Внесены предложения  по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутренних документов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрение руководителю.

4. Предлагается внедрить  автоматизированную систему документационного  обеспечения управления.

6. Необходимо усовершенствовать работу архива для документов.

7. Необходимо перейти к  автоматизированной системе делопроизводства. Оценка традиционных технологий  приводит к осознанию необходимости  использования для работы с  документами новых методов. Основным  направлением совершенствования  технологии обработки документов  является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «Сердобские водопроводные сети», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой организации.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

Источники

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. (с изменениями на 09.06.2001, внесенными Указом Президента Российской Федерации 09.06.2001 № 679).

Кодексы Российской Федерации

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 // Собрание Законодательства Российской Федерации от 05.12.1994 №32; Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 2 // Собрание Законодательства Российской Федерации от 29.01.1996 №5; Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 3 // Собрание Законодательства Российской Федерации от 03.12.2001 № 49. Гражданский кодекс Российской Федерации  от 18.12.2006 № 230-ФЗ. Часть 4 в ред. от 08.11.2008 № 201-ФЗ.
3. Трудовой кодекс Российской федерации от 30.12.2001 №197 – ФЗ (в ред. Федеральных законов от 24.07.2002 № 97-ФЗ, от 25.07.2003 № 116-ФЗ, от 30.06.2003 № 86-ФЗ и редакция от 30.06.2003 № 90-ФЗ от 01.12.2007 № 309-ФЗ ред. от 30.12.2008 № 313-ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации 2002г. № 1 ст.3.
4. Жилищный кодекс Российской Федерации от 29.04.2004 №188 – ФЗ (редакция от 31.12.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации 2005г. № 1 ст. 14.

Федеральные законы Российской Федерации

5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998г.
6. Федеральный закон «О водоснабжении и водоотведении» от 07 декабря 2011г.
7. Федеральный закон  «Об основах регулирования тарифов организаций коммунального комплекса» от 30 декабря 2004г.
8. Федеральный закон «Об энергообеспечении и повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 23 ноября 2009г.

Государственные стандарты Российской Федерации

9. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения. М., Госстандарт России, 1992.
10. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2014
11. ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2002.
12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.