Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа

      При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

      Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента  или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием³².

      Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

      Именно  поэтому сейчас так популярны  открытые форматы, которые позволяют  работать с электронными документами  даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

      Среди форматов для длительного и постоянного  хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.

      Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных  документов организации и отдельные  лица используют широкий набор пакетов  программ. Для обеспечения сохранности  документов чрезвычайно сложно сделать  доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

      Часть электронных документов может оказаться  зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет  использовать лишь в устаревших информационных системах.

      Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей

      Операционные  системы и прикладное ПО неизбежно  будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую³³.

      Существует  несколько основных стратегий обеспечения  долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.

      Копирование. Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.

      Миграция. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах³⁴.

      Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку  и т.д., - в тех случаях, когда  дальнейшее сохранение информации в  электронной форме признается неоправданным.

      Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически –  только тогда можно будет более-менее  уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.

      Эмуляция  – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она  тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к  информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет.

      Технические меры позволяют сохранить информацию и, в некоторых случаях, доказать ее целостность, однако их, как правило, недостаточно для того, чтобы убедить суд или государственные органы, что она сохранила аутентичность и не была искажена.

      США: первый опыт "досрочной" передачи в Национальные архивы электронных документов постоянного срока хранения³⁵.

      В январе 2006 года Министерство обороны  передало на депозитарное хранение в  Национальные архивы 800 тысяч документов в формате PDF – документацию бывшей штаб-квартиры коалиционных сил в  Багдаде.

      Документы еще 25 лет останутся под контролем военных, но досрочная передача документов позволяет специалистам Американских национальных архивов начать работу по обеспечению их сохранности.

      Эту часть задачи решают организационные  меры. Среди них можно выделить определение методов хранения и путей обеспечения целостности и аутентичности. Здесь определяется позиция организации в отношении выбора одного из двух способов хранения электронных документов: на съемных носителях (предпочтительно – однократной записи: CD, DVD и т.п.) или "онлайн" в системах электронного документооборота или в электронных архивах, использования криптографии и разработки комплекса организационных мер по методологии "менеджмента качества" (СМК). Кроме того, среди организационных мер - опережающая сдача документов на архивное хранение и использование стандартных форматов для длительного хранения³⁶.

      В конечном итоге, как и в случае бумажных архивов, надежность документов определяется тем, насколько хорошо организована деятельность архива и  насколько надежен его персонал.

      При хранении электронных документов на носителях однократной записи "мастер-копия" находится на носителях. Те же документы  в онлайн-системе рассматриваются  как рабочие копии.

      У такого способа есть несомненные  достоинства. Если электронные документы записываются на носитель однократной записи в момент времени, максимально близкий ко времени их создания, и носитель "закрывается", - то дальнейшее управление электронными документами аналогично управлению привычными бумажными делами. Не требуется переучивать архивных специалистов, и можно использовать апробированные стандарты и методики работы.

      Рекомендации  Национальных архивов США (NARA) по сохранению электронных документов на носителях  однократной записи (разработаны  в 2003 году для федеральных государственных учреждений)³⁷.

      Использовать  носители с ожидаемым сроком службы не менее 20 лет, поддерживаемые многими  производителями 

      Мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет 

      Контролировать  отсутствие изменений в документах

      Миграцию  документов осуществлять на технологически нейтральные файлы форматов XML, RTF

      Хранить электронные носители в стабильной среде: температура 15-18 градусов, влажность 35-45%

      Ежегодно  проводить выборочную проверку документов, чтобы убедиться в их сохранности, их проверка на читаемость, и при 10 ошибках чтения - заменять носитель и восстанавливать данных; если высокий уровень ошибок характерен для определенной партии носителей - перезаписывать всю партию

      Протоколировать все действия с документами

      Этот  метод также имеет и свои недостатки. Так, проблемой является оперативный  доступ к документам. Более того, этот метод неудобен при больших  объемах документов и при большом  размере самих документов. Сложно проводить частичное уничтожение  документов, а также обслуживание, конверсию и миграцию - поскольку может потребоваться вставить в привод, прочитать и извлечь из привода тысячи носителей. Кроме всего прочего, носители могут "потеряться" в хранилище, при их перемещении и использовании.

      Существует несколько зарубежных норм, детально регламентирующих хранение электронных документов на съемных носителях однократной записи. Наиболее авторитетными из являются французский стандарт NF Z 42-013 "Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению целостности содержащихся в них документов" и британский BIP 0008-1:2004 "Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом".

      Оба эти стандарта успешно используются в своих странах уже более десяти лет. Оба следуют принципам, предложенным в стандартах менеджмента качества.

      Метод хранения онлайн архивных документов появился сравнительно недавно. Внешне его отличие от первого метода не бросается в глаза, поскольку, как и там, документы хранятся и в онлайн-системе (это может быть, в том числе, иерархическая система хранения данных), и на съемных носителях. Однако в данном случае мастер-копией являются данные в системе, а данные на носителях рассматриваются исключительно как резервные копии.

      Принципиальное  отличие этого метода заключается  в том, что если нужно выполнить  какие либо операции, охватывающие большие массивы документов, то не нужно тратить время на установку, извлечение и считывание носителей. Кроме того, становится возможной  более глубокая автоматизация архивных операций, в том числе такой трудоемкой, как миграция.

      Суды  регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде

      Дополнительным  плюсом является то, что информация постоянно доступна для использования, и архив может окупать себя, информационно поддерживая основную деловую деятельность или же оказывая платные услуги. Съемные носители такую оперативность обеспечить не могут, поэтому все чаще и государственные и коммерческие организации используют именно "онлайн"-метод.

      Методических  материалов по данному методу пока что немного. Можно, в частности, использовать ряд рекомендаций, содержащихся в упомянутом выше британском стандарте BIP 0008-1:2004.

      Самой сложной проблемой при организации  долговременного хранения электронных документов с ЭЦП является необходимость поддержания возможности в любой момент убедиться в подлинности ЭЦП. Для архивов это означает, что придется сохранять в рабочем состоянии множество версии и поколений инфраструктуры открытых ключей PKI. Большинство российских организаций (а что уж говорить про государственные архивы!), не готовы сейчас к решению таких задач, у них для этого нет ни финансовых, ни технических, ни кадровых ресурсов.

      По  мнению авторитетных специалистов, подтверждаемому уже имеющимся практическим опытом, решением проблемы является отказ от сохранения ЭЦП "в рабочем состоянии". Главное, по их мнению, чтобы при постоянном хранении электронных подписей (включая ЭЦП) можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества.

      При поступлении таких документов на постоянное или длительное архивное хранение, ЭЦП рекомендуется проверять и "снимать", фиксируя всю содержащуюся в ней информацию в метаданных документов. В дальнейшем защита целостности и аутентичности документов должна уже обеспечиваться силами и средствами архива.

      К сожалению, как показывает российский опыт решения других проблем "электронного правительства", затягивание приводит тому, что все придется определять в авральном порядке, рискуя принять неверные или ошибочные решения. Государство должно в срочном порядке создать электронные архивы на федеральном и региональном уровне, с тем, чтобы успеть подготовиться к тому моменту, когда придется в массовом порядке принимать на хранение электронные документы.