Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа

      2) современные электронные документы (документы, которые существуют только в цифровом виде);

      3) электронные документы, которые являются продуктами различных безбумажных технологий (электронная почта, цифровые фотографии).

      Место электронных документов в источниковедческом комплексе пока четко не определено. Традиционно выделенные в источниковедении семь (Л.Н. Пушкарев) и четыре (И.Д. Ковальченко) типа источников полностью или частично, как справедливо отмечает Е.В. Злобин, могут быть перенесены на цифровые носители. В таком случае электронные документы можно представить как некую специфическую форму существования традиционных исторических источников в машиночитаемой форме. Таким образом, Е.В. Злобин отмечает интегральный характер этих источников. В то же время, как новый тип исторических источников, ЭД имеют свои разновидности: базы данных, отдельные файлы, гипертекст и т.д. Наличие технологического компонента усложняет источниковедческий анализ ЭД, который необходимо дополнять изучением программной оболочки, что относится к области исторической информатики.

      Важными задачами в области источниковедческого освоения электронных документов сегодня являются: разработка дефиниции этого понятия, классификация основных разновидностей ЭД и определение критериев и методов их источниковедческой оценки.

      Каждый  электронный документ представляет собой некоторый набор данных, сохраняемых в виде, определяемом типом электронного документа. Любой электронный документ принадлежит к какому-либо определенному типу, который определяет порядок обработки, распечатки, рассылки и выполнения других операций над данными, содержащимися в электронном документе.

      Тип электронного документа определяет¹¹:

      какие данные могут содержаться в документе;

      в каком виде они будут храниться в памяти компьютера;

      каким образом они будут отображаться на экране и распечатываться на принтере;

      какие операции с данными, содержащимися в документе, можно будет произвести.

      Можно рассматривать тип документа  как некий шаблон (бланк), на основе которого создаются новые документы, а также как набор операций, выполнение которых возможно над  электронными документами данного типа.

      В системе реализовано множество  типов электронных документов самого различного назначения - от произвольного  текстового сообщения для обмена информацией электронной почтой до сложных форматов платежных документов и различных форм отчетности.

      Минимальный набор типов документов встроен  в систему обработки электронных  документов (эти типы документов называются встроенными, и присутствуют всегда, независимо от того, какая конфигурация программного обеспечения установлена  на Вашем рабочем месте), а все остальные реализуются подключаемыми программными модулями, и их действительное количество зависит от специфики выполняемых Вами задач.

      Решение о количестве и составе типов  документов, с которыми Вы будете работать на Вашем рабочем месте, определяется при установке программного обеспечения обработки электронных документов. Кроме того, в систему обработки электронных документов в любой момент можно встроить поддержку для дополнительных типов электронных документов. Например, если Вам понадобилась возможность подготавливать и пересылать по электронным каналам связи новый вид отчетности, всю систему заменять не понадобится, необходимо будет только добавить в конфигурацию программный модуль, обрабатывающий электронные документы, представляющие данный вид отчетности.

      Документы каждого определенного типа обрабатываются программой обработки документов этого  типа, которая встраивается в систему  обработки электронных документов.

      Программа, обрабатывающая новый тип документов, может быть прислана Вам по электронной почте, причем при ее встраивании в систему обычно Ваше участие не требуется. Тип документа определяется уникальным обозначением (называемым именем типа), (на экране в списке документов Вы увидите это обозначение в самой левой колонке; все имена типов представляются обозначениями, которые отображаются латинскими буквами и цифрами,- до 8 символов, фактически эти обозначения указывают имя программы обработки документов данного типа), а также наименованием типа, которое Вы увидите в списке типов документов перед созданием документа (программа попросит Вас выбрать тип документа, который Вам необходимо создать). Все наименования типов указываются на русском языке, например: "Текстовый документ", "Платежное поручение", "Выписка" и т.п.

       2 Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа 

      2.1 Электронный документ: нормативно-методическое обеспечение в РФ 

     Правовое  регулирование вопросов работы с  электронными документами предполагает  закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления. Применение электронных документов  требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

     Техническое регулирование (стандартизация) в области  электронного документооборота направлено на разработку, принятие, применение и  исполнение требований к электронным документам и различным технологическим процессам, связанным с применением электронных документов, например, процессам формирования и проверки электронной подписи, процедурам хранения, транспортировки и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации в электронном виде.

     Рассмотрим  нормативное обеспечение работы с электронными документами в  Российской Федерации.

     В соответствии с действующим законодательством  электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.

     Отношения, возникающие в информационной сфере  при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и  распространение информации; при  применении информационных технологий и обеспечении защиты информации, комплексно регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».  Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель¹².

     К сожалению, новое определение документированной  информации не отличается четкостью  и однозначностью. Если в прежнем  законе 1995 г. уникальность, своеобразие  документа определялись через идентификацию  его информации по реквизитам, то современная редакция закона лишилась этого однозначного понимания термина. В целом, весь раздел, отражающий вопросы документированной информации, подготовлен без должного учета основных положений документоведения и документационного обеспечения управления.

       К недостаткам закона можно  также отнести и тот факт, что  он не содержит норм, касающихся  электронных документов. Закон оперирует  термином «электронный документ»,  но без его четкой дефиниции.  Вместо этого термина в тексте  закона фигурирует понятие так  называемого «электронного сообщения». Таким образом, следует признать, что новый закон об информации не установил правовой режим применения на практике электронных документов.

     Однако  следует обратить внимание и на весьма полезные нормы этого раздела  закона, касающиеся единых правил делопроизводства и документооборота, устанавливаемых правительством Российской Федерации для федеральных органов исполнительной власти. Закон устанавливает обязательность этих правил и для иных государственных органов, а также для органов местного самоуправления. Подготовка этих правил уже началась. В этой работе принимают участие в качестве основных исполнителей Росархив и ВНИИДАД.

     Определенные  нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни¹³.

     Законодательство  о документированной информации с ограниченным доступом регулирует отношения, возникающие в связи  с отнесением информации к государственной  тайне и конфиденциальной информации, независимо от вида носителей такой  информации. В частности, Федеральный закон «О государственной тайне» определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (то есть реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель¹⁴.

     Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые  ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и  порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации¹⁵.

     Подотчетность органов государственной власти и местного самоуправления предполагает предоставление гражданам возможности ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права и свободы, если доступ к таким документам не ограничивается законом. Причем документы, накапливаемые в информационных системах органов государственной власти и местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, запрещено относить к информации с ограниченным доступом.

     Открытость  документов требует защиты информации о частной жизни, обеспечения  конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения  с электронными документами, в свою очередь, требует защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах в соответствии с нормами вышеназванного закона о персональных данных и Трудового кодекса РФ.

     Вопросы работы с электронными документами  также затрагиваются в нормативных  правовых актах, посвященных отдельным  предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.

     Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность  за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к  информации; создание, использование  и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

     Отраслевые  кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.

     Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»  гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа, а также не раскрыты правовые основы работы с электронными документами. То есть, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа, закон не дает четких норм, которыми может руководствоваться архивист в своей работе¹⁶.