Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Апреля 2011 в 10:32, курсовая работа

Описание работы

Цель исследования заключается в анализе электронного документа. Задачи исследования состоят в том, чтобы:

– дать определение понятию электронный документооборот;

– рассмотреть классификацию и типы электронных документов;

– изучить нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота;

– проанализировать правовой статус электронного документооборота;

– сделать выводы по проделанной работе.

Содержание работы

Введение 3
1. Теоретический аспект электронного документа 6
1.1 Понятие электронного документа 6
1.2 Классификация электронных документов 8
2. Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа 11
2.1 Электронный документ: нормативно-методическое обеспечение в РФ 11
2.2 Анализ проблем электронного документооборота и пути их решения 22
Заключение 31
Список использованной литературы 35

Файлы: 1 файл

курсовая +.doc

— 230.50 Кб (Скачать файл)

     Требования  к электронным документам могут  содержать законодательные и  иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц  или их деятельность в определенной сфере. Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи).

     Преимущественно вопросы создания и использования  электронных документов решаются отдельными ведомствами самостоятельно. Имеются  нормативные акты федеральных органов, особенно заинтересованных в быстрой  и точной передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др.

     Электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники.

     Информация, содержащаяся в электронном документе  и предназначенная для обработки  с использованием средств вычислительной техники, должна быть представлена в  форме, пригодной для восприятия человеком.

     В целом, следует признать, что в  настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического обеспечения. Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не полный объем проблем, и регламентируют далеко не все вопросы, возникающих в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов.

     Принятие  федерального закона об электронном документообороте, разработку стандартов в сфере использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти предусматривает «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти».

     В настоящее время Правительство  Российской Федерации разработало  Концепцию формирования в Российской Федерации электронного правительства  до 2010 года и план мероприятий по ее реализации. Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства на период до 2010 г. Для достижения указанных целей необходимо обеспечить:

     развитие  и широкое применение в деятельности органов государственной власти средств обеспечения удаленного доступа организаций и граждан к информации о деятельности органов государственной власти, основанных на использовании современных информационно-коммуникационных технологий; предоставление государственных услуг с использованием многофункциональных центров и сети Интернет на основе создания единой инфраструктуры обеспечения межведомственного автоматизированного информационного взаимодействия и взаимодействия органов государственной власти с организациями и гражданами;

     создание  защищенной системы межведомственного электронного документооборота;

     внедрение ведомственных информационных систем планирования и управленческой отчетности в рамках создания единой государственной  системы контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;

     формирование  нормативной правовой базы, регламентирующей порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронной форме между государственными органами, организациями и гражданами, а также контроль за использованием государственных информационных систем27.

 

2.2 Анализ проблем электронного документооборота и пути их решения 

      Тема "электронного правительства", электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее время стала довольно популярной. Руководство страны, кажется, осознало, что государственное управление, – какие бы технологии при этом не использовались, - осуществляется посредством документов, а не просто информации; и что для того, чтобы "догнать и перегнать" другие капиталистические страны в области "электронного правительства" и "электронной коммерции", нужно срочно решать правовые и технические проблемы, сдерживающие электронный документооборот.

      Использование в государственном управлении и  в коммерческой деятельности электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет). Можно, конечно, еще какое-то время "прятать голову в песке", но рано или поздно проблему долговременного и постоянного хранения электронных документов, проблему создания электронных архивов придется решать.

      Удивительно, но факт: уже сейчас существуют крупные  государственные базы данных, которым  установлен постоянный срок хранения, хотя никто не потрудился объяснить государственным органам - владельцам этих баз - что и как они должны сохранить и какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое нежелание заниматься проблемами электронных архивов на государственном уровне.

      Чтобы оценить объемы информации, можно  привести два примера из жизни  американских архивов. Так, на конец 2007 года в 36 филиалах и подразделениях национальных архивов США на постоянном хранении находилось 3,5 млрд электронных документов. Что касается электронного архива штата Вашингтон, то если в январе 2007 года только в онлайн-доступе было размещено более 10 млн документов, то к январю 2008 эта цифра достигла 27 миллионов28.

      Отечественный бизнес уже сейчас активно использует электронные документы. Что очень важно, суды, которые сами постепенно переходят на электронные формы работы, уже к ним привыкли и регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде.

      Если  добавить к этому, что в течение года-двух ожидается принятие решения об использовании в России электронных счетов-фактур, то вопрос о том, как все это хранить и каким образом можно обеспечить целостность и аутентичность электронных документов, из теоретической плоскости плавно переходит в область практического применения. От того, насколько быстро и качественно будут разработаны "правила игры" на "электронном поле", в существенной степени зависит дальнейшее экономическое и политическое развитие страны, ее конкурентоспособность на мировой арене.

      В организации долговременного и  постоянного хранения электронных  документов можно выделить две задачи. Первая - сохранить информационное содержание документов (их контент) с  тем, чтобы обеспечить возможность  их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. В этом направлении имеется большой практический опыт, в том числе и отечественный – достаточно вспомнить продолжающиеся программы спасения ценно научной информации с магнитных лент, записанных в 80-е и 90-е годы. Задача вторая - сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как наиболее сложную из двух.

      Для того чтобы электронные документы  могли быть приняты судом или  государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, необходим целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

      Стандарт ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано29:

      то, что он является именно тем, чем он претендует быть,

      то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в  качестве его создателя или отправителя 

      то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

      Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность документа  означает его полноту и неизменность30.

      Работа  с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

      Сохранность электронных документов, как правило, обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел  обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Департамент ИБ видит свою основную задачу в обеспечении конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации. Наконец, архивную службу (и иногда – и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.

      С точки зрения архивного дела основной целью является не обеспечение сохранности  отдельных документов, а сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями  с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста – от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.

      Если  в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы "раскладываются по делам" виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

      В бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенным признакам 

      Разрушение  контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в "карточке" на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

      В этой связи необходимо обратить серьезное  внимание на то, что обеспечение  осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения  той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок.

      На  практическом уровне это означает, что, например, электронная структура размещения документов по рубрикам и делам – не простой документ – он имеет огромную важность и равноценен всем описям бумажного архива месте взятым31.

      Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

      Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

      Воздействие плохих условий хранения приводит к  физическому износу или порче  носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

Информация о работе Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа