Учёт кассовых операций на предприятии

    Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.

    Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2), согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер). 

    Таким образом, кассир, сдавая деньги в банк из кассы предприятия, должен заполнить расходный кассовый ордер в общем порядке, проставив в нем сумму и свою роспись. Образец заполнения приведен в Приложении Б.

    Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается¹.

    Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

    При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы - «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

    Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

    Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств.  Образец заполнения в Приложении В.

    В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам. Образец заполнения приведен в    Приложении Г.

    Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.

    Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.

    Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

    Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

    Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня", а заканчиваются заполнением графы "Остаток на конец дня".

    В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

    В случае если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.

    Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий.

    Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Отметим, что лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей².

  При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:

• в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
• в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
• в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
• в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

    Пример заполнения расчета на установление предприятию лимита остатка наличных денег в кассе приведен в Приложении Д.

4.   Синтетический и аналитический учет кассовых операций.

    Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, документов в кассах организации используются счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

    1 - «Касса организации в рублях, где учитываются денежные средства  в кассе организации»;

    2 – «Операционная касса», где учитывается  наличие и движение денежных  средств в кассах товарных  контор (пристаней, эксплутационных  участков, речных переправ, судов,  вокзалов и т.п.

    3 – «Денежные документы», который  используется для учета марок  государственной пошлины, проездных  документов (билетов) на транспорт  и других денежных документов.

    Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», используется журнал-ордер № 1 и ведомость № 1.

    Записи в журнале-ордере и ведомости осуществляются в хронологическом порядке путем записи итогов за каждый рабочий день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными приходными и расходными документами. При небольшом количестве кассовых документов допускают записи в указанные регистры за несколько дней, например за 35 рабочих дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производились записи, например, 6 – 9 или 21 – 25 и т.д.

    Итоги за рабочий день (несколько дней) по корреспондирующим счетам устанавливаются подсчетом сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете кассира или на приложенных документах.

    Остаток средств в кассе фиксируется в ведомости №1 только на начало и конец месяца. В течение отчетного месяца для оперативного контроля используются данные об остатках, отраженных в отчете кассира.

    Общая сумма за отчетный месяц журнала-ордера № 1 переносится в главную книгу в графу «Оборот по кредиту» счета 50 «Касса».

Основные  хозяйственные операции по поступлению наличных денежных

                                   средств в кассу  предприятия.                 

• Получено в кассу по чеку с расчетного счета – Д50К51;
• Получено наличными от покупателей в счет оплаты за продукцию (товары, работы, услуги) при определении выручки по оплате – Д50К90;
• Получено наличными от покупателей в счет оплаты за продукцию (товары, работы, услуги) при определении выручки по отгрузке – Д50К62;
• Получено наличными в счет оплаты за прочие активы – Д50К91;
• Внесен в кассу остаток подотчетной суммы – Д50К71;
• Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче – Д50К73;
• Получено в кассу наличными от дебиторов – Д50К76;

Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

• выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
• выдача денег под отчет сотрудникам организации;
• сдача наличных денег в банк;
• выплаты поставщикам;
• выплаты учредителям  и т.д.

Основные  хозяйственные операции по выдаче наличных денежных

                                 средств из кассы  предприятия.                       

• По объявлению на взнос наличными внесено на расчетный счет организации: Д51К50;
• Выдано из кассы в подотчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы - Д71К50;
• Выдана из кассы заработная плата работникам предприятия – Д70К50;
• Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности – Д76К50;
• Выданы из кассы единовременные пособия за счет средств социального страхования – Д68К50;

                Корреспонденции счетов по счету 50 «Касса»: