При наличии операций с иностранной валютой организации могут открыть отдельный субсчет «Касса организации в иностранной валюте».

    Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

    Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

    При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.

    В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

    Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

    Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

    Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

    Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

    Инвентаризация  (ревизия)   наличия   денежных   средств   в   кассе произ- водится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не  менее одного раза  в  месяц.

    Ревизия  кассы  проводится  внезапно  комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в  присутствии  кассира.  При этом  полистно  проверяются  наличные  деньги,  денежные  документы,  ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

    Расписки  на  выданные  суммы наличными,  не  оформленные расходными кассовыми  ордерами,  в  остаток  по   кассе   не   включаются.   Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

     На  оборотной  стороне  акта  материально  ответственное  лицо   пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных  инвентаризацией, а  руководитель  предприятия  -  решение  по   результатам   инвентаризации.

    Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением  в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия:

    Д-т сч.50 ”Касса”

   К-т сч.68 ”Расчеты с бюджетом”, 80 ”Прибыли и убытки”.

    В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с  материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

    Д-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”

   К-т сч.50 ”Касса”

    Д-т сч.73 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”

    К-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”.

    При возможности недостача относится на материально-ответственное лицо – кассира – Д73К94.

    Если недостачу невозможно отнести на виновное лицо – Д91К94. 

                        

                               3.    Учет подотчетных сумм.

 
    Если расходы нельзя оплатить безналичным путем или из кассы, они осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет. Это бывают расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах (канцелярские расходы, покупка марок), а также командировочные расходы и прочие.

    Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Их список объявляется в приказе по предприятию. На командировки приказ отдается в каждом случае отдельно. В соответствии с приказом работник пишет заявление на получение аванса. Размер аванса определятся заданием (что купить или оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). До получения аванса бухгалтерия дает справку о том, что задолженности за подотчетным лицом по предыдущему авансу нет. Руководитель предприятия разрешает выдать деньги и бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги кассиром.

    Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые  работникам организации из кассы  на  мелкие  хозяйственные  расходы  и  на  расходы  по командировкам.  Сумму  аванса,  выдаваемого   под   отчет,   определяют   по предварительному расчету стоимости проезда, суточных,  квартирных  и  других расходов.  Полученные  деньги  разрешается  расходовать  подотчетным   лицам только на цели, на которые они выданы. В  установленные  сроки  подотчетные лица обязаны представить отчеты о  действительно  израсходованных  суммах  с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах  по  командировкам, например должны быть  представлены  в  течении  3  дней  по  возвращении  из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица  возвращают  в кассу. В  бухгалтерии  авансовые  отчеты  проверяют  и  определяют  расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

    Подотчетные суммы  учитываются  на  активном  синтетическом  счете  71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

    Выдачу денежных авансов  подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса” (рис. 1).

    

                                                Рис. 1. Оформление денежных авансов 

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита  счета  71  в дебет счетов  10  “Материалы” ,  26  “Общехозяйственные  расходы”  и  др.  в зависимости от   характера   расходов.

    Возвращенные   в   кассу   остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50  “Касса”.

    Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой  авансовой выдаче.

    Поступления  в  кассу  по  приходным   кассовым   ордерам   суммы остатков подотчетных сумм:

    Дебет 50 “Касса”

    Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (рис. 2).

 

           Рис. 2. Документальное оформление расчета с подотчетным лицом 
 

      Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или после возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела. Расходы проверяются бухгалтерией, утверждаются руководителем предприятия.  
     Расходы на командировку являются нормируемыми, т.е. включаются в себестоимость по нормам, установленным правительством или Министерством Финансов РФ. Нормы оплаты командировочных расходов установлены отдельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и другие зарубежные страны. Руководитель предприятия может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм, однако разница прибавляется к зарплате и облагается подоходным налогом и социальными взносами.

    Принятые бухгалтерией расходы по авансовому отчету оформляются с помощью следующих проводок:

• Закупка материалов экспедиторами (Д 10 - К 71);
• Отнесение командировочных расходов на общепроизводственные и общехозяйственные расходы (Д 25, 26 - К 71).

    Несданные в срок суммы отражаются проводкой Д 94 - К 71. В дальнейшем эти суммы списываются посредством удержания из заработной платы Д 70 - К 94, либо, если средства не могут быть удержаны из заработной платы, то за счет возмещения материального ущерба - Д 73 - К 94.

   
 
 
 
 
 
 
 

        Порядок документного оформления учета расчетов с       подотчетными лицами на примере ООО " Приоритет".

      3.1.  ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

    Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» подразделяются на три вида:

    1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

    К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

    Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

    Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

    2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

    При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

    Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

    Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

    Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

      В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;