Учет расчетов с подотчетными лицами

• суточные по г. Москве за 1 сутки (30 долл. США)

Д-т 26/2 К-т 71 – 1 375 500 р. (5 х 30 х 9170);

• квартирные (14 долл. США)

Д-т 26/2 К-т 71 – 128 380 р. (14 х 9170);

• за проживание в гостинице (7600 рос. р.)

Д-т 26/2 К-т 71 – 2 200 200 р. (7600 х 289,5)

• за стоянку (1500 рос. р.)

Д-т 26/2 К-т 71 – 434 250 р. (1500 х 289,5)

• за экологическое аудирование (1150 рос. р.)

Дт 26/2 Кт 71 – 332 925 р. (1150 х 289,5)

• за связь (200 рос. р.)

Д-т 26/2 К-т 71 – 57 900 р. (200 х 289,5)

• за платный въезд (400 рос. р.)

Дт 26/2 Кт 71 – 115 800 р. (400 х 289,5)

• за горюче-смазочные материалы (7682 рос. р.)

Д-т 26/2 К-т 71 – 2 223 894 р. (7682 х 289,5)

Сумма командировочных расходов составила:

Д-т 26/2  К-т 71 – 6 868 894 р.

Все командировочные расходы отражены в карте счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (приложение У).

Т.к. все расходы подтверждены документально, авансовый отчет был составлен вовремя и утвержден руководителем Ольшаником П.М. 28 октября 2013 г.

Все понесенные Зверевым С.Е. расходы являются производственными и относятся на издержки обращения, которые участвуют при налогообложении.

Таким образом, на предприятии расчеты с подотчетными лицами при командировках за границу производятся согласно Постановления Министерства труда и социальной защиты РБ от 30.07.2010 N 115 о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу,  а также Постановлением Правления Национального банка РБ от 18 января 2013 г. №34. о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками и другими нормативными документами. Учет данных расчетов на предприятии ОАО «Обувь» ведется в соответствии с действующим законодательством. Все документы правильно оформлены и отражены в бухгалтерском учете.

 

2.4 Ответственность  субъектов хозяйствования за  нарушение расчетов с подотчетными  лицами

Виды административных правонарушений, основания и условия административной ответственности, административные взыскания, которые могут быть применены к физическим лицам, совершившим административные правонарушения, а также к юридическим лицам, признанным виновными и подлежащими административной ответственности закреплены в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях. Рассмотрим некоторые из них:

• Нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере до десяти базовых величин (ст 11.7);
• Нецелевое использование валютных средств, приобретенных на внутреннем валютном рынке за белорусские рубли, влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до ста процентов суммы средств, использованной не по целевому назначению (ст. 11.46);
• Нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до пятикратной суммы этих средств (ст. 11.49);
• Нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин (ст. 12.1);
• Нарушения установленного законодательством порядка расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере от десяти до тридцати базовых величин (ст. 12.19);
• Представление должностным лицом и (или) иным уполномоченным лицом, ответственным за составление и представление данных государственной статистической отчетности, либо индивидуальным предпринимателем искаженных данных государственной статистической отчетности, несвоевременное представление или непредставление такой отчетности органам государственной статистики, если в этих деяниях нет состава преступления, влекут наложение штрафа в размере от двадцати до ста базовых величин (ст. 23.18).

Ответственность за нецелевое использование денежных средств, находящихся на карт-счете владельца – юридического лица, а также использование денежных средств сверх норм, установленных законодательством Республики Беларусь, несут владелец карт-счета и держатель дебетовой корпоративной карточки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача работнику наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным данному работнику суммам иностранной валюты влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

В бухгалтерском учете хозяйственные и командировочные расходы оформляются авансовым отчетом, к которому прилагаются все подтверждающие расходы оригиналы документов. Документы, не оформленные в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности, к учету не должны приниматься. При принятии к учету таких документов влечет наложение штрафа на должностное лицо в размере от четырех до двадцати базовых величин.

Очень часто при проверке расчетов с подотчетными лицами (авансовых отчетов) устанавливаются следующие нарушения:

• при приобретении ТМЦ за наличный расчет сумма НДС принимается к вычету по документам, оформление которых не соответствует требованиям законодательства (отсутствие на чеке печати или штампа продавца и подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного; отсутствие ставки НДС). В этом случае предусмотрена административная ответственность - штраф от пяти до пятидесяти базовых величин на юридическое лицо;
• при приобретении топлива к авансовому отчету подкладывают копии, а не оригиналы чеков с АЗС и эти документы принимаются к учету (штраф от четырех до двадцати базовых величин);
• не своевременная выдача аванса при направлении работника в командировку (штраф в размере от четырех до двадцати базовых величин) и другие.

Наличие ответственности за неверное отражение данных в учете заставляет бухгалтеров более внимательно относиться к учету расчетов с подотчетными лицами: своевременно производить расчеты с подотчетными лицами, тщательно проверять обоснованность расходов и их документальное подтверждение. На основе данных бухгалтерского учета составляется бухгалтерская и статистическая отчетность.

 

3 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами, развитие их учета

3.1 Отчетность  о расчетах с подотчетными лицами

Данные текущего бухгалтерского учета периодически обобщаются, систематизируются с целью создания итоговой информации о состоянии имущества, капитала, обязательств, результатов финансовой деятельности предприятия. Этот этап принято называть этапом составления отчетности. Отчетность – совокупность сведений о результатах и условиях работы предприятий и организаций за истекший период времени, периодически представляемых заинтересованным органам управления. Она составляется на основании текущей информации о деятельности объекта отчетности; в ней обобщаются данные всех видов учета - бухгалтерского, статистического и оперативного.

Отчетность – совокупность показателей учета, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятия за определенный период. Отчетность представляется в установленные сроки. К отчетности предприятий предъявляются следующие требования:

• своевременность;
• объективность;
• точность и достоверность;
• ясность;
• доступность;
• недопустимость излишеств.

Всякое искажение отчетных данных приводит к неправильной оценке результатов работы за истекший период. Лица, виновные в умышленном искажении отчетных данных, привлекаются к ответственности. Отчетные данные должны отражаться в понятной форме. Отчетность должна содержать только показатели, необходимые для контроля.

Формы статистической и бухгалтерской отчетности по учету расчетов с подотчетными лицами составляются на основании оборотно-сальдовой ведомости, главной книги и других регистров.

Расчеты с подотчетными лицами ОАО «Обувь» отражаются в Бухгалтерском балансе (приложение Ф)

Информация по расчетам с подотчетными лицами на конец 2011 г. содержаться в Бухгалтерском балансе, в разделе V «Краткосрочные обязательства», по строке 624 «Кредиторская задолженность: по прочим расчетам с персоналом», которая заполняется по остаткам денежных средств организации, учитываемых по счетам 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами» и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

А информация по расчетам с подотчетными лицами на начало года и конец отчетного периода за 2011-2012 г., в связи с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2011 г. №111 «Об установлении форм бухгалтерской отчетности, утверждении Инструкции о порядке составления бухгалтерской отчетности и признании утратившими силу постановления Министерства финансов РБ от 14.02ю2008 г. №19 и отдельного структурного элемента постановления Министерства финансов РБ от 11.12.2008 г. №187», содержится в разделе V «Краткосрочные обязательства», по строке 638 «Краткосрочная кредиторская задолженность:  по прочим кредиторам», которая заполняется по остаткам денежных средств,  учитываемых на счетах 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредиторская задолженность по погашению процентов по кредитам и займам, учитываемая на счетах 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Статистическую отчетность по учету расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Обувь» не представляет.

Таким образом, в изучаемой организации составляются следующие формы отчетности, содержание сведения по учету расчетов с подотчетными лицами: бухгалтерский баланс.

 

3.2 Развитие организации  и учета расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Организация учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Обувь» нуждается в некотором совершенствовании.

В ОАО «Обувь» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Предприятие выдает в основном под отчет денежные средства из кассы. Но не всегда деньги выдаются авансом. Лучшим выход из данного положения будет использование корпоративных банковских карточек.

Это позволит снизить документооборот по кассе, равномерно включать командировочные расходы в себестоимость продукции и поможет предприятию избежать административной ответственности за нарушение статьи 95 трудового кодекса РБ «Гарантии и компенсации при служебных командировках».

Для предупреждения различных ошибок при оформлении авансового отчета при приобретении товарно-материальных ценностей, оплаты работ, услуг за наличный расчет, снижения документооборота необходимо находить поставщиков, с которыми расчеты можно вести в безналичном порядке.