Учет расчетов с подотчетными лицами

Аванс может быть выдан как посредством зачисления на банковскую карточку (личную либо корпоративную), так и наличными денежными средствами. Наличные денежные средства могут быть:

• получены в кассе банка;
• расходованы из выручки.

Для получения наличных денежных средств на иные расходы, которые могут возникнуть в ходе командировки, необходимо учитывать ограничение в размере 300 базовых величин в течение одного дня и запрет на расходование из выручки.

При получении денежных средств на командировочные расходы в банке эти суммы отражаются на оборотной стороне чека отдельной строкой «Командировочные». Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (одному работнику) и платежной ведомостью (нескольким работникам).

Командированному работнику возмещаются следующие расходы, которые принято называть "командировочными":

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
• по междугородным телефонным переговорам;
• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

В настоящее время действуют следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установленные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 г. №53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»:

• суточные:  60 000 рублей за каждый день командировки;
• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы: 30 000 рублей;
• без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилья – 20 000 рублей в сутки.

К расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно относятся расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит[1].

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Суточные выплачиваются за каждые сутки служебной командировки, начиная с даты отправления и заканчивая датой приезда. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового – 30%, трехразового – 15% от установленной нормы[1].

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов. В пределах Республики Беларусь такими документами являются кассовый чек и документ (например, счет), подтверждающий заключение договора на гостиничное обслуживание, который должен содержать следующие сведения:

• наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
• фамилию, имя, отчество потребителя;
• сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
• срок проживания в гостинице;
• цену номера (места в номере);
• другие данные по усмотрению исполнителя.

Данные расходы должны быть не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице[1].

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) в гостинице, командированному работнику возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, работнику, командированному в пределах РБ, с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в фиксированных размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях[1].

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

По возвращении из командировки следует возвратить неиспользованные наличные деньги в кассу и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются следующие документы:

• командировочное удостоверение с отметками, заверенными печатями (штампами),
• подлинные оплаченные документы, подтверждающие фактические расходы,
• отчет о проделанной работе, если его требует наниматель.

До полного отчета по командировке очередная выдача наличных денег под отчет запрещена.

Неизрасходованные наличные деньги, с согласия работника, взыскиваются из зарплаты по распоряжению нанимателя, изданному в течение месяца после истечения установленного срока возврата. А если командированный возражает - спор решается в судебном порядке.

Расмотрим как ведется учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам в пределах Республики Беларусь на предприятии ОАО «Обувь». Чуравцов Д.В. был направлен в командировку в г. Минск на предприятия УП ХП МОАО «Луч», ЧТУП «Упак Плюс», ООО «Химический альянс», ООО «БелСтройсегмент» для получения материалов на основании приказа №198 от 22.10.2013 г., сроком на 2 дня (приложение Д).

Работнику было выписано командировочное удостоверение №570 от 23.10.13 г. (приложение Е). Аванс на командировочные расходы работнику не был выдан.

По возвращении из командировки 28.10.2013 г. Чуравцов Д.В. предоставил в бухгалтерию командировочное удостоверение №570 от 23.10.13 г. с отметками по прибытию в г. Минск 24.10.2013 г. и выезду из него 25.10.2013 г. (приложение Е). После его возвращения был составлен авансовый отчет №10 (приложение Е) от 28.11.2013 г., по которому ему были уплачены:

- суточные по РБ за 2 дня (2х60 000 р.)

Дт 25 Кт 71 – 120 000 р.

- квартирные, т.к. документы подтверждающие проживание не предоставлены, то:

Дт 25 Кт 71 – 20 000 р.

Расходы Чуравцову Д.В.  были возмещены 12.11.2013 г. через кассу по Расходному кассовому ордеру № 162 в размере 381 500 р. (приложение Ж).

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь на предприятии ведутся согласно инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000г. № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 04.02.2013 № 4) [1]. На ОАО «Обувь» при ведении учета данных расчетов было допущено нарушение трудового кодекса – при направлении в командировку работнику не был выдан аванс.

2.3 Организация  и учет расчетов с подотчетными  лицами на командировку за  пределы Республики Беларусь

Зарубежные командировки стали привычным делом при ведении предпринимательской деятельности. Гарантии и компенсации при служебных командировках за границу детально регламентированы в Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и Социальной защиты от 30.07.2010 №115.

Организация учета расчетов с подотчетными лицами за пределами РБ в целом такая же, как и при командировках в переделах РБ, но есть и существенные различия.

При зарубежных командировках обязательное оформление командировочного удостоверения не предусмотрено, а следовательно, не утверждена и его форма. Но поскольку срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места пребывания, то существует мнение, что и при зарубежных командировках нанимателю следует оформлять командировочное удостоверение, даже если принимающая сторона не делает в нем соответствующих отметок (характерно для стран дальнего зарубежья). В таких случаях все отметки о прибытии-выбытии может проставлять наниматель (резидент РБ). Срок пребывания можно определить и по иным документам: отметкам в паспорте о пересечении границы, проездным документам, путевым листам либо по отчету о проделанной работе, если других документов нет.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

При служебных командировках действует правило: день пересечения границы РБ при выезде в командировку оплачивается по нормам страны командирования, а день пересечения границы при возвращении - по нормам РБ. День пересечения границы Республики Беларусь уже невозможно определить по паспорту, так как наша пограничная служба, как и большинства других стран, не проставляет отметки о пересечении государственной границы. День пересечения границы можно определить по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. При командировании работника на личном автотранспорте либо на автотранспорте нанимателя - на основании разработанного маршрута и графика движения, которые должны содержать время движения и отдыха командированного работника. Время пересечения границы Беларуси железнодорожным транспортом можно узнать по справке 105, автобусом - по справке 189 или расчетным путем. При несовпадении часовых поясов Министерство труда рекомендует определять дни по Минскому времени (+2 часа к Гринвичу).

При командировании за границу на основании приглашения зарубежной организации наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность (возможно использование журнальной формы). Нанимателя обязан обеспечить перевод приглашения с иностранного языка на белорусский или русский язык. Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу. При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Оно подписывается руководителем и командированным работником. Как правило, задание по зарубежной командировке является составной частью приказа о направлении в командировку (приложением к нему).

Нанимателя обязан ознакомить командированного за границу работника с расчетом на выданный аванс, порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, а также с ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.