Учет расчетов с подотчетными лицами

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Он подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса [4].

Подотчетные лица могут использовать в расчетах денежные средства, полученные под отчет посредством зачисления на корпоративную банковскую пластиковой карточку либо денег с личной карточки.

Работники, получившие деньги под отчет подобным образом и расходовавшие их с использованием корпоративных либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, а также чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходов:

- при использовании корпоративной  карточки - не позднее 15 рабочих дней  со дня расходования денежных  средств на цели в соответствии  с законодательством. День расходования  денег на иные цели не учитывается;

- при использовании личной  карточки - не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств.

Если корпоративная или личная карточки использовались только для получения наличных денег, то работник должен отчитаться об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия).

Неизрасходованные подотчетные суммы возвращаются в сроки, установленные для представления отчета. При этом:

- если использовалась  личная карточка, то оставшиеся  на счету деньги работник возвращает путем внесения соответствующей суммы в кассу нанимателя либо банковским переводом со своего счета на счет нанимателя (исключая случаи, установленные в п. 1 ч. 2 ст. 107 трудового кодекса РБ);

- если использовалась  корпоративная карточка, то неизрасходованная  работником сумма остается на счете нанимателя.

Если неиспользованная подотчетная сумма не возвращена в срок, то не позднее одного месяца со дня его окончания по распоряжению нанимателя сумму задолженности можно удержать из заработной платы работника, если последний не оспаривает основания и размер удержания.

Рассмотрим ведение учета расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды на предприятии ОАО «Обувь» на основе следующих данных.

Для приобретения игл за наличный расчет в Универмаг Центральный был отправлен Чуравцов Д.В., заместитель начальника ОМТС. Были приобретены иглы ручные, в количестве 5 штук, по цене 6900 р., что отражено в товарном чеке от 06.10.2013 г. (приложение Б), по которому была составлена приходная накладная на сумму 34 500 р. (приложение В). А также был составлен авансовый отчет №10 (приложение А) на сумму 34 500 р. на основании представленного чека №1112624 (приложение Г), что отражается следующей бухгалтерской записью:

Д-т 10 К-т 71 – 34 500 р.

Таким образом, на ОАО «Обувь» расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды производятся наличными денежными средствами и с учетом требований законодательства. Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться также и в безналичной форме (через карточку). При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет необходимо внимательно проверять документы, приложенные к авансовому отчету. Расчеты с подотчетными лицами производятся также и при направлении в командировку.

2.2 Учет  расчетов с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь

Важнейшие из норм права, связанных со служебными командировками, сконцентрированы в 9 главе Трудового кодекса Республики Беларусь «Гарантии и компенсации».

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. К населенным пунктам Республики Беларусь относятся:

• города: г. Минск - столица Республики Беларусь, города областного подчинения и города районного подчинения;
• поселки городского типа: городские поселки, курортные поселки, рабочие поселки;
• сельские населенные пункты: агрогородки; поселки, деревни; все остальные населенные пункты (село, хутор и др.).

В служебную командировку работник направляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя. По данному признаку не считается командировкой поездка в связи с вызовом в правоохранительные органы, ибо ни судья, ни прокурор не могут считаться нанимателями свидетеля или подозреваемого. Отказ от командировки без законных оснований и уважительных причин - будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

При направлении в командировку работнику выдается командировочное удостоверение по форме, установленной «Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ», которая установлена только для командировок в пределах Республики Беларусь[1].

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в соответствующем журнале[1]. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение данного журнала.

Направление руководящих работников в служебные командировки осуществляется в особом порядке, определяемом собственником имущества или его уполномоченными. Причем на практике руководитель сам себя командирует. Но такой "самокомандирующийся начальник" должен иметь на руках решение о делегировании ему соответствующих правомочий - иначе все самочинные командировки в любой момент могут признать незаконными, противоречащими трудовому кодексу.

Направление в служебную командировку следует отличать от перевода - поручения нанимателем работнику работы в другой местности. Хотя при командировке работником так же выполняется задание, однако отличие от перевода заключается в том, что при переводе в другую местность работник выполняет весь круг своих трудовых обязанностей, а при командировке - отдельные поручения нанимателя (например, заключение договора купли-продажи).

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Таким работникам может быть установлена одноименная надбавка, причем они должны быть заняты в строительстве, электроэнергетике, нефтедобывающей и лесной промышленности, связи, лесном и водном хозяйстве, на автомобильном, внутреннем водном и железнодорожном транспорте, а также в иных установленных законодательством видах экономической деятельности. Не считается командировкой поездка работника из родного дома на работу. Неизбежный итог подмены - суровые санкции за нецелевое использование средств и занижение налогов.

В командировку можно направить только сотрудников организации, т.е. тех физических лиц, с которыми заключены трудовые, но не гражданско-правовые договора (направление в командировку регулируется трудовым кодексом, а гражданско-правовые отношения им не регламентируются).

В случае необходимости физическое лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор, можно направить в поездку в служебных целях в другую местность для выполнения работ согласно заключенному договору. При этом все расходы этого лица в связи с нахождением в иной местности могут быть возмещены в виде выплаты вознаграждения по данному договору с последующим налогообложением. Но в договоре подряда, возмездного оказания услуг и тому подобных соглашениях можно предусмотреть компенсацию издержек подрядчика (исполнителя) по нормам командировочных расходов. Согласно нормативных актов Минтруда, в случае направления в командировку лиц, не состоящих в штате, возмещение расходов при служебных командировках за границу осуществляют за счет прибыли. Так же можно прибегнуть к заключению кратковременных (на период командировки) трудовых договоров по совместительству, чтобы компенсировать командировочные расходы лицам, не состоящим в штате.

По умолчанию подразумевается, что наниматель самостоятельно решает, кого направить в командировку, и может послать любого. Вместе с тем на практике к командируемым предъявляются повышенные требования, что нашло свое закрепление в целом ряде ведомственных и локальных нормативных актов. В частности, должны обеспечиваться деловая и психологическая совместимость, а также эффективное взаимодействие командируемых совместно, учитывается индивидуальная дисциплинированность, высокая квалификация, большой практический опыт (например, водителей со стажем менее года командировать не рекомендуется), отсутствие пагубных наклонностей.

Некоторые нормативные акты содержат запреты на командирование лиц, склонных к употреблению алкогольных напитков и правонарушениям, и даже предусматривают составление "черных списков" работников, не подлежащих командированию (в частности такие списки составляют транспортные организации).

Совершенно по иным, гуманным мотивам трудовой кодекс запрещает командировать беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Командирование же инвалидов и женщин с детьми от 3 до 14 лет (детьми-инвалидами - до 18) разрешается только с согласия командируемых.

Неразумно командировать тех, кто часто болеет или попадает в чрезвычайные ситуации. Но это уже рекомендации с точки зрения целесообразности, а не правоведения.

Работник, находящийся в командировке, пользуется выходными днями, установленными у нанимателя, к которому он направлен (в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), т.е. работает в дни, установленные рабочими у нанимателя, к которому он направлен. Однако средний заработок работнику начисляется за дни, установленные рабочими по графику постоянного места работы.

Граждане, которым продолжительность рабочего времени изменена законодательством, должны придерживаться соответствующих изменений и во время командировки. Так, рабочая неделя командированных инвалидов I и II группы не может быть больше 35 часов, а рабочий день (смена) - 7 часов. Для командированных в зоны эвакуации (с повышенным радиоактивным загрязнением) те же сроки равны 35 и 6 часам.

Но есть и специально оговоренные исключения из названного правила. Например, при командировках не применяется режим гибкого рабочего времени - то есть установленное нанимателем саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня с суммарным учетом рабочего времени.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и приезда решается по договоренности с руководителем организации или оговаривается в приказе о направлении в служебную командировку.

Если в выходной день в соответствии с поручением нанимателя работник обязан либо выехать в служебную командировку, либо выполнять задание, то по возвращении из служебной командировки ему предоставляется другой день отдыха.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Законодательство о труде содержит нормы, ограничивающие срок пребывания работника в служебной командировке. Соответственно законодатель указывает на временный характер служебной командировки, что обязательно должно учитываться нанимателем. Вместе с тем ограничение срока носит достаточно условный характер. В статье 94 Трудового кодекса содержится норма о том, что направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Таким образом, законодательно определен лишь срок пребывания в служебной командировке работника без его согласия. При наличии согласия срок командировки может быть более 30 календарных дней. В нашей стране предельные сроки командировки предусмотрены только для отдельных видов командирования. Например, срок непрерывной командировки на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать одного года.

Срок фактического пребывания в служебной командировке в пределах Республики Беларусь следует определять по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются:

• сохранение рабочего места;
• заработная плата не ниже среднего заработка;
• возмещение командировочных расходов.

В качестве дополнительной гарантии получения денежного вознаграждения (довольствия) законодательство обязывает нанимателя (командира) высылать за свой счет зарплату, причитающуюся командированному работнику (подчиненному), если последний об этом попросит. Командированные зачастую даже не догадываются о таких возможностях, а начальство склонно экономить на денежных переводах, особенно при коротких командировках.

Работнику, находящемуся в служебной командировке, командировочные расходы возмещаются за календарные дни (сутки), а средний заработок – за рабочие дни по графику работы.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

Перед началом служебной законодательство обязывает нанимателя выдать работнику аванс в пределах суммы проезда, проживания и суточных не позже чем за день до отъезда в служебную командировку. У работника есть право отказаться от командировки, по которой аванс выдан с опозданием, сославшись на то, что условия командировки не соответствуют закону.