Учет расчетов с подотчетными лицами

Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от вида командировки: для внутриреспубликанских - 3 года (после проведения налоговой проверки), для длительных и зарубежных - 75 лет.

За работниками, направленными в командировку за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка. Исключение составляют лица, направленные на обучение или стажировку за границу на срок более 60 дней, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию). В этом случае средний заработок (денежное довольствие, стипендия) по основному месту работы (службы, учебы) не сохраняется, начиная с 61 дня [2].

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• по проживанию вне места постоянного жительства (суточные);
• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При командировках за границу проезд туда и обратно на воздушном, железнодорожном и водном транспорте возмещается лишь по тарифу 2-ого класса (то есть «экономического класса» на самолетах, «туристического класса» или категории «ниже третьей» на судах и «купе» в поезде). В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя, а также при отсутствии 2-ого класса расходы возмещаются по 1-ому классу («бизнес-класс» на самолете, 1-ый класс или 1 - 3-ей категории на судах и «СВ» в поезде). И только проезд по железным дорогам Азии, Африки и Южной Америки (по любым дорогам для руководящих кадров республиканского и местного уровня) возмещается по 1-ому классу.

В стоимость проезда дополнительно включается:

• возмещение страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора в аэропортах;
• стоимость комплекта спальных принадлежностей (на железнодорожном или водном транспорте в ночное время);
• платежи за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам;
• провоз во исполнение служебного поручения багажа (не более 80 килограмм) независимо от количества багажа, провозимого бесплатно.

Стоимость питания, включенная в цену железнодорожного билета, так же подлежит возмещению [2].

При последующем возмещении принимающей стороной стоимости приобретенных проездных билетов полученная инвалюта сдается в кассу нанимателя.

Нормы суточных существуют для служебных командировок за границу зависят от конкретного города командирования в определенной стране (например, суточные в Москву и Санкт-Петербург выше суточных по остальной территории России). Нормы возмещения расходов работникам, представлены в Постановлении Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. №7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в редакции Постановления Министерства финансов от 10 ноября 2008 г. № 166)

В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня осуществляется в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

Вынужденная задержка (остановка) при следовании по иностранной территории продолжительностью 12 и более часов влечет выплату суточных и компенсацию найма жилья по нормам страны задержки (остановки). Иные задержки в пути на возмещение командировочных расходов не влияют.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее 12 часов, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования, расходы по найму жилого помещения не возмещаются. Такой порядок выплаты суточных не применяется в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в РБ, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях в порядке, установленном инструкцией №115.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов установленной нормы страны командирования.

При направлении за границу в краткосрочную командировку в случае, когда принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов нормы страны командирования.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от установленной нормы суточных страны командирования. Указанный порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для участников международных мероприятий.

В случаях, когда работники, направленные в краткосрочные командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от установленной нормы суточных страны командирования.

Суточные за время проживания за границей не выплачиваются, если:

• принимающая сторона обеспечивает командированного трехразовым питанием, транспортом, а также валютой на личные расходы и проезд городским транспортом;
• направляющая сторона внесла предварительный взнос за участие командированного в международном мероприятии.

Работник, командированный на транспорте нанимателя, сверх обычного аванса получает деньги (валюту), необходимые для приобретения ГСМ, оплаты стоянок, дорожных и таможенных сборов, осуществления обязательного страхования и мелкого ремонта. В последующем такие расходы возмещаются в полном размере. Точно так же по завершении командировки возмещаются и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок, в том числе по оплате разрешений на проезд, ветеринарного и фитосанитарного контроля, мойки и приграничной обработки транспорта, таможенного конвоирования грузов, экологических налогов (сборов), факсимильной связи; эвакуации в случаях аварий и неисправностей.

Предельной норме по найму зарубежного жилья должна соответствовать общая сумма возмещения за весь срок командировки. То есть при суточной норме 40 евро можно одну ночь отдохнуть в номере за 20 евро, а вторую - за 60, и получить по совокупности 80 евро возмещения. В то же время данная предельная сумма включает в себя все расходы по бронированию мест и оплате услуг, включенных в стоимость гостиничного номера. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Сверх установленных норм расходов по найму жилья возмещаются только местные сборы на право проживания, действующие в отдельных городах СНГ. Участникам международных семинаров, совещаний, конференций и других мероприятий подобного рода (включая стажировку и обучение) возмещается наем жилья, предоставленного страной-организатором согласно условиям проведения, в том числе сверх предельной нормы.

При командировках по СНГ допускается возмещение расходов по найму жилья без подтверждающих документов - в размере 5% предельной нормы.

Прочие расходы, подлежащие возмещению в качестве командировочных: комиссионные по обмену в банке валюты, расходы по получению загранпаспорта, виз, на приобретение горюче-смазочных материалов в случае командирования на автотранспорте нанимателя, в случае предоставления подлинников документов.

Аванс на служебную командировку за пределы РБ может должен быть выдан в иностранной валюте и (или) белорусских рублях:

• наличными денежными средствами в белорусских рублях либо иностранной валюте по расходному кассовому ордеру КО-2 или КО-2В соответственно. Выдача наличных денег нескольким лицам производится кассиром по платежным ведомостям;
• путем перечисления на личную либо корпоративную банковскую пластиковую карточку.

По возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах (пример авансового отчета, командировочное удостоверение для выезда в г. Москва представлены в приложении В), а неиспользованные денежные средства возвратить в кассу. На это ему дается три рабочих дня (при использовании корпоративной пластиковой карточки - 15 рабочих дней) со дня возвращения, исключая день прибытия.

При этом первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). Перевод документов может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы (по найму жилого помещения, проезду), суточные за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению суммы.

После утверждения авансового отчета сотрудник должен произвести окончательный расчет по денежному авансу, который был получен перед поездкой в командировку. Эти средства работник должен возвратить субъекту хозяйствования путем внесения денежных средств в кассу.

Окончательный расчет с командированным за границу производится в течение 30 дней после авансового отчета, причем компенсацию в соответствующей валюте разрешается заменить белорусскими рублями по курсу.

Письменный отчет по зарубежной командировке обязателен всегда. Причем он должен составляться по утвержденной нанимателем форме, подаваться в установленном порядке и максимально отражать ход командировки, результаты выполнения задания, а также всю сопутствующую информацию. Срок для такого отчета – 10 дней со дня прибытия.

Рассмотрим, как ведется учет расчетов с подотчетными лицами на командировки за пределы Республики Беларусь на предприятии ОАО «Обувь» на основании следующих данных.

На основании приказа №98 «О командировании» от 22.10.2013 г. (приложение З) водитель Зверев С.Е.  был направлен в РФ (г. Москва, в ООО «Офис-Премьер», ИП Саманкова, ООО «Мартуни», ТК «Энергия», ТК «Транскарго», ТК «Деловые линии», ТК «Империя авто») на 5 календарных дней с 23.10.2013 г. по 27.10.20013 г. для доставки готовой продукции и на ООО «Нэксус» г. Москва, для того, чтобы забрать образцы обуви. Работнику было выписано командировочное удостоверение №196 от 22.10.2013 г. (приложение И), и выдан аванс 22.10.2013 г. путем зачисления на личную карточку работника в размере 7 000 000 бел. р. (приложение К):

Дт 71/2 Кт 51 – 7 000 000 р.

По возвращении из командировки 28.10.2013 г. Зверев С.Е. предоставил в бухгалтерию следующие документы:

• командировочное удостоверение №196 от 22.10.13 г. с отметками в городе Москве (приложение И)
• квитанции за услуги автостоянки от 23.10.13 г. и от 26.10.2013 г.  (приложение Л);
• счет №008692 от 24.10.13 г. и чек №143040 от 24.10.13 г. за проживание в гостинице «Бусиново» в г. Москве (приложение М);
• счет №002972 от 25.10.13 г. и чек №2541 от 25.10.13 г. за проживание в гостинице «Орбита-М» в г. Москва (приложение Н);
• счет №144983 от 26.10.13 г. за проживание в гостинице а/д Москва-Минск в г. Смоленск (приложение О);
• товарный чек №08674 от 24.10.13 г. (приложение П);
• чек №5160 от 24.10.13 г. и чек №0254 от 25.10.13 г. за дизельное топливо (приложение Р), на основании которых была составлена приходная накладная  (приложение С);
• квитанцию на оплату экологического аудирования от 24.10.13 г. фиксальный чек №2953 от 24.10.13 г. (приложение Т).

На основании этих документов в авансовом отчете от 28.11.2013 г. в белорусских рублях по курсу на дату составления отчета (справочно: курс на 28.11.2013 г. по Нац. банку РБ: 1 долл. США = 9170 бел. р., 1 рос. р. = 289,5 бел. руб.) были указаны расходы в национальной и иностранной валюте: