Учет расчетов с подотчетными лицами

День пересечения  государственной границы определяется по отметке в паспорте. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

Суточные выплачиваются  только за время нахождения в пути, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного за границу работника питанием, транспортом  и иностранной валютой на личные расходы, согласно п. 25 Инструкции о служебных командировках за границу).

Наниматель выплачивает  суточные в размере 30%, а при выплате суточных в иностранной валюте - 15% от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку, если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения, стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы.

Суточные выплачиваются  в размере 70% от нормы, установленной для государства, в которое работник направлен в командировку, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, и в размере 30% от нормы - если двухразовым, согласно Инструкции о служебных командировках за границу.

Суточные выплачиваются  в полном объеме, если принимающая  сторона не обеспечивает работников, направленных в командировки, питанием.

При однодневной служебной  командировке за границу (выезд и  возвращение обратно в тот  же день) командированному работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в служебную командировку, согласно Инструкции о служебных командировках за границу.

При предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производится.

Расходы по найму  жилого помещения возмещаются при  обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета за найм помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

При командировании работников в Российскую Федерацию  и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме  водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Возмещение  расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Командированному  работнику возмещаются и иные расходы по командировке например, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

Организации имеют право  самостоятельно в локальных нормативных  актах (например, в приказе) устанавливать конкретные размеры возмещения других командировочных расходов. Перед направлением в служебную командировку работник вправе согласовать с нанимателем вопрос о дополнительных расходах, которые будут понесены им в период служебной командировки. Непредвиденные расходы могут быть обусловлены, например, выполнением возложенных на работника обязанностей (приобретение канцелярских принадлежностей, спецодежды), интересами направившей его организации (приобретение справочной литературы, материалов, сырья) и т.д. [5, с. 158].

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке.

При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной  валюте на расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате  за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию  автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту. В случае, если расходы водителя, связанные с осуществлением перевозки, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии на предприятии данного вида валюты возмещение расходов может быть произведено по решению нанимателя как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату авансового отчета.

Возмещение данных и иных расходов по: оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале. При этом такие расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Отчет об израсходованных  суммах аванса представляется работниками, возвратившимися из командировки за границу, в течение определенного срока со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия:

- при получении наличной  валюты - не позднее 3 рабочих дней;

- при получении аванса  путем перечисления валюты на карт-счет и использовании пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней. Отметим, что если работник получил по карточке наличные деньги и в дальнейшем их использовал, то срок для отчета об израсходованных суммах аванса - не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

В эти же сроки необходимо вернуть в кассу неиспользованные наличные деньги, согласно Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98. Возврат неиспользованной валюты возможен, в частности, при отзыве работника из командировки до истечения ее срока, установленного приказом о командировании. При этом работнику, командированному за границу, на основании подтверждающих документов в оригинале возмещаются расходы по оформлению виз и стоимость установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов, согласно Инструкции о служебных командировках за границу.

Составляя отчет  о расходовании полученного аванса в белорусских рублях, работник прилагает к нему чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, выданные ему в обменном пункте (кассе банка), где он приобретал иностранную валюту. В этом случае при составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты используется курс обменного пункта (кассы банка).

Всё вышеизложенное можно представить в виде схемы:

       

 

                                     Приказ (распоряжение) о командировании

                                                Выписка командировочного удостоверения

                                                      Регистрация командировочного удостоверения

                                                              Выдача задания

                                                              Выдача аванса

                             Проезд к месту командирования

         Выполнение задания

         Возвращение  из командировки 

                       Отчёт о выполнении задания

                                 Отчёт об израсходованных суммах

                                     Расчёты по полученной сумме  аванса

                                 Удержание из заработной платы

                                                  Выплата по расходному кассовому ордеру

                                                               Внесение по приходному кассовому ордеру

 

 

 

 

Для отражения  операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные в под отчет суммы  счет 71 корреспондирует с кредитом следующих счетов:

 Кредит счета 50 «Касса» - выданы под отчет денежных средств из кассы;

 Кредит счета  52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» - на сумму иностранной валюты, полученной в банке лицом, направляемым в командировку;

 Кредит счета 55 «Специальные счета в банках» - списаны средства подотчетным лицом по  корпоративной карте с карт-счета организации;

 Кредит  счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» - отражена задолженность подотчетных лиц на сумму выручки от реализации продукции на рынках, ярмарках и др.

 По дебету счета 71 отражаются также суммы возмещения перерасхода по авансовым отчетам, возмещения расходов, осуществляемых за счет личных средств подотчетного лица.

 При наличии  задолженности (как дебиторской, так и кредиторской) в иностранной валюте по счету 71 при изменении Национальным банком курсов валют производится ее переоценка. Декретом Президента Республики Беларусь  от 30.06.2000 № 15 «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» (в ред. декретов президента Республики Беларусь от 29.05.2009 №7, от 28.01.2010 №1) определен порядок отнесения и списания возникающих курсовых разниц. Изменение кредиторской и дебиторской задолженности в соответствии с действующим законодательством отражается на счете 91/1  
«Прочие доходы» и 91/4 «Прочие расходы».

 Израсходованные подотчетными  лицами суммы списываются бухгалтерскими записями:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» (15 «Заготовление и приобретение материалов», 20 «Основное производство») и Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму командировочных расходов, утвержденную руководителем организации в зависимости от характера произведенных расходов.

Согласно Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, утвержденную постановлением  Министерства  по  налогам   и сборам  от  5  февраля  2007  г.  №  22 (зарегистрировано в Национальном  реестре - № 8/15884 от 13.02.2007г.) суммы налога, уплаченные командированным работником плательщика за счет личных средств при приобретении объектов, подлежат вычету после получения объектов и погашения задолженности перед работником. Данным пунктом следует руководствоваться в том случае, когда при командировании работника аванс не выдавался и командировочные расходы работник возмещал за счет личных средств. Если командированному работнику выдавались под отчет наличные денежные средства для приобретения объектов (услуги по проезду, гостиниц и пр.), то вычет сумм налога на добавленную стоимость по этим объектам производится в общеустановленном порядке, т.е. после отражения в бухгалтерском учете объектов, полученных и оплаченных работником. В бухгалтерском учете при этом осуществляется следующая запись:

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается записью: Дебет счетов 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание своевременно непогашенных сумм ущерба организации: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

За нецелевое  использование и (или) невозвращение  в установленный срок средств  в иностранной валюте, выданных под  отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, возможно применение к нанимателям административной ответственности в виде штрафа в размере до пятикратной суммы этих средств.

 

2.3 Учёт расчетов с  подотчетными лицами по средствам,  выданным на операционно-хозяйственные  расходы

 

 

 

В процессе хозяйственной  деятельности у предприятия возникает  необходимость выдачи денежных средств  на операционные, хозяйственные и  представительские расходы. Данные денежные средства выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного населенного пункта (города), и на срок до 10 рабочих дней на расходы за пределами населенного пункта (города).