Учет расчетов с подотчетными лицами

- Инструкция о порядке  ведения кассовых операций и  порядке расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях  на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107.

- Инструкция о ведении  кассовых операций в наличной  иностранной валюте на территории  Республики Беларусь, утвержденной  Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (с изменениями и дополнениями от 18.10.2010 № 436).

- Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 24.01.2011 № 2 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь"  установлены размеры возмещений расходов при служебных командировках, осуществляемых в переделах РБ, регламентировано документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки.

- Положение об утверждении инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденным постановлением Министерства труда  и Социальной защиты Республики Беларусь 30 июля 2010 г. № 115, регламентируется порядок направления работников в командировку за границу.

-В соответствии с Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 июня 2003 г. № 125 «Об утверждении инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так, за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств, за исключением случаев, установленных абзацем первым части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

- Закон Республики  Беларусь от 18.10.1994 №3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 26.12.07 №302-3), который определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающий требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирующий взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

По мере развития экономических отношений возникает  необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с  расчетами наличными денежными  средствами, с выдачей денежных средств  под отчет, поэтому следует рассматривать  нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.

 

 

1.3 Международная практика  и опыт по учету расчетов  с подотчетными лицами

 

 

В Российской Федерации подотчетными лицами принято считать работников (сотрудников) учреждения, получивших под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные и (или) административно-хозяйственные расходы.

Не допускается выдача подотчетных сумм в счет денежного  довольствия (заработной платы), за исключением  разрешенных к выдаче сумм (аванс  в счет заработной платы за первую половину месяца и др.), а также лицам, не состоящим в штате (штатном расписании) учреждения.

Авансы под отчет могут выдаваться только лицам, работающим в данном бюджетном  учреждении. Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается.

Перечень лиц, имеющих право  получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные  нужды, утверждается приказом руководителя учреждения. В таком приказе указываются  также сроки, на которые могут  выдаваться подотчетные суммы, устанавливаются максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах.

Учреждение через подотчетных  лиц может также осуществлять оплату имущества (работ, услуг) другому  юридическому лицу. При этом необходимо учитывать, что такие расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке, устанавливаемого Банком России (в соответствии с указанием Центрального Банка Российской Федерации от 20.06.2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 100 000 рублей).

Выдача наличных денежных средств  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления  получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Локальными документами учреждения может быть предусмотрено применение единой (стандартной) формы заявления на выдачу аванса.

Размеры выдаваемых под отчет сумм определяются:

- на расходы при командировках – из расчета причитающихся командируемому лицу за время командировки норм возмещения расходов по найму жилых помещений, проезду, суточным и оплате иных расходов;

- на разовые закупки материальных ценностей – в размере действительной потребности, если закупаемые материальные ценности не могут быть оплачены безналичным порядком, с соблюдением установленных законодательством Российской Федерации ограничений предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке.

При выдаче средств на текущие хозяйственные, почтово-телеграфные и прочие расходы их размер может определяться в размере действительной потребности, но не свыше размера, определяемого руководителем учреждения. При этом под отчет соответствующие суммы рекомендуется выдавать при условии, что соответствующие расходы не могут быть оплачены безналичным порядком. Также должны быть соблюдены установленные законодательством РФ ограничения предельного размера расчетов наличными денежными средствами.

На заявлении  о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии (или наличии) у подотчетного лица задолженности по предыдущим авансам [2, с. 384].

 

2 Учёт расчетов с подотчетными  лицами

 

 
2.1 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами  по служебным командировкам   Республики Беларусь

 

Документы необходимы для  того, чтобы в течение определённого  времени можно было пользоваться содержащейся в них необходимой  информацией для принятия управленческого решения.

Направление работника  в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

В приказе о направлении в  командировку должны указываться такие сведения как цель командировки, пункт назначения (наименование организации, город, страна, - если работник направляется за пределы Республики Беларусь), количество дней командировки (дни отъезда и приезда считаются днями командировки), период, на который командируется работник. При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы в приказе указывается, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Выдачи наличных денег  под отчет на хозяйственные расходы  и расходы, связанные со служебными командировками производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя организации в начале года.

В авансовом отчете, который  составляется работником, прибывшим из служебной командировки в пределах Республики Беларусь, указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

Форма авансового отчета в настоящее время разрабатывается  и утверждается организацией самостоятельно. К авансовому отчету по командировке в пределах Республики Беларусь должны быть приложены следующие документы, согласно ч. 2 п. 10 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках:

- командировочное удостоверение (ПРИЛОЖЕНИЕ В) с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- проездные документы, подтверждающие  фактические расходы по проезду  к месту командировки и обратно, показаны на рисунке 1 и рисунке 2:

 

Рисунок 1- Проездной билет на поезд

Примечание  – Источник: собственная разработка.

 

 

Рисунок 2- Проездной билет  на автобус

Примечание  – Источник: собственная разработка.

 

 

- оплаченные счета,  чеки, квитанции или другие документы,  подтверждающие фактические расходы  по найму жилого помещения и иные расходы показаны на рисунке 3:

Рисунок 3- Квитанция об оплате проживания в гостинице

Примечание  – Источник: собственная разработка.

 

 

- отчет о проделанной  работе (по требованию нанимателя).

В командировочном  удостоверении указываются:

- фамилия, имя, отчество  командируемого работника, его  должность;

- место работы;

- пункт назначения, наименование  организации, в которую он командируется;

- срок служебной командировки;

- цель служебной командировки;

- распорядительный документ, на основании которого работник  направляется в служебную командировку.

Кроме этого, в командировочном  удостоверении проставляются отметки  о выбытии в служебную командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии  из них и прибытии в место постоянной работы. Командировочное удостоверение  подписывается руководителем.

Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальном журнале. Форма журнала прилагается к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (ПРИЛОЖЕНИЕ Г). В журнале указываются следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество командированного; занимаемая должность; номер командировочного удостоверения; фамилия, имя, отчество, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение; дата фактического выбытия и фактического прибытия, расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации командировок.

Срок служебной командировки определяется нанимателем в распорядительном документе о командировании с учетом времени, необходимого для выполнения служебного задания. По общему правилу законодательство не устанавливает предельную продолжительность служебной командировки. Но срок непрерывного командирования (направления) на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать одного года.

Определяя продолжительность  служебной командировки, следует  помнить, что командировать на срок свыше 30 календарных дней можно только с согласия работника.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания

Днем  выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, с 0 часов и позднее - последующие сутки. В тех случаях, когда станция отправления находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанным выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта.

Днем окончания командировки считается день фактического возвращения командированного работника, т.е. день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл в место постоянной работы с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта, если станция железной дороги, автостанция, аэропорт находятся за пределами населенного пункта.