Учет расчетов с подотчетными лицами

Не считаются служебными командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или носит  разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного  пункта, где располагается наниматель.

Не может признаваться служебной командировкой поездка в другой населенный пункт работающего гражданина по вызову государственных органов (суда, прокуратуры и т.д.) не в качестве должностного лица нанимателя и по заданию нанимателя, а для выполнения государственной или общественной обязанности в соответствии со ст. 101 Трудового Кодекса Республики Беларусь.

При направлении работника  в командировку в бухгалтерском  учете следует отразить ряд операций, а именно: выдачу аванса; списание израсходованных сумм на основании представленного отчета работника; возникающие курсовые разницы (при необходимости) и т.п.

Так, в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, командированному работнику возмещаются следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов;

- командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда;

- подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта [9, с. 504];

- расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов;

- расходы по проезду воздушным, водным и железнодорожным транспортом возмещаются по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купе. В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу первого класса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс») ;

- по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя;

- командированному работнику также по представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. В  случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов;

- без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь;

- водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях [9, с. 506];

- за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь [11, с. 137]. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается;

- при направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено;

- в случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы;

- в случае включения в стоимость номера (места) в гостинице, где проживает командированный работник, стоимости завтрака суточные не возмещаются командированному работнику;

- расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем;

- для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке;

- расходы по провозу багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу [9, с. 506];

- при командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха;

- в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней);

- в случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке. За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки;

- в случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются[4, с. 86].

Несколько отличается порядок  возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

Оплата расходов по найму жилого помещения в валюте и проезда  производится на основании подтверждающих документов. При проезде по территории республики суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам для оплаты командировок в пределах республики. При проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а день пересечения границы при возвращении в республику – в дни, за которые суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам, установленным для командировок в пределах республики. В тех случаях, когда работники за границей обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, - суточные не выплачиваются. Если командированные обеспечиваются только разовым питанием, то суточные выплачиваются в размере 70%, а если двухразовым – 30% от нормы [3, с. 539].

В соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 октября 2011 г. № 107 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" с 4 ноября 2011г. установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

1. суточные - 44000 руб. за каждый день командировки;
2. суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - 22000 руб.;
3. по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 13000 руб. в сутки.

Данные размеры возмещения расходов для органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Таким образом, порядок  возмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Порядок выдачи наличных денег под  отчет на предстоящие расходы  заключается, как правило, в предварительном  обеспечении работников авансом  на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах юридического лица с которыми они состоят в трудовых отношениях [7].

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам  запрещается.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие  расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег под отчет:

- не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу [8].

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. формирование полной и достоверной информации о деятельности организации связанной с расчетами с подотчетными лицами;
2. обеспечение при совершении организацией  хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о движении и использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
3. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
4. ведение соответствующих регистров аналитического и синтетического учета в организации;
5. определение возможных путей совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами, применение компьютерных технологий в практической работе бухгалтеров сельскохозяйственных организаций.

К ведению бухгалтерского учета предъявляются следующие требования:

-достоверность, полнота  и ясность отражаемой информаций  на основе первичной и последующей  документации о фактических результатах  экономических процессов в хозяйственной деятельности и фактической стоимости хозяйственных средств и источников их образования;

-своевременность отражения  хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Своевременное выявление  нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

 

 

1.2 Нормативно-правовое  обеспечение учета расчетов с  подотчетными лицами

 

При написании курсовой работы использовались следующие нормативно-правовые акты Республики Беларусь:

-Типовой план счетов  бухгалтерского учета и Инструкция  по его применению утверждены постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 и введены в действие с 1 января 2012 г.

- Трудовой кодекс Республики  Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З  (в редакции Закон Республики  Беларусь от 31 декабря 2009 г. № 114-З). Регламентирует основные положения в области труда.

- Инструкция о порядке  и размерах возмещения расходов  при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства  финансов  от 29.02.2008 № 29, в которой изложен порядок направления работников в командировку и расчёты с работниками по командировкам в переделах РБ.