Учет расчетов с подотчетными лицами

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов в зависимости от характера произведенных расходов.

Согласно  Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального Банка РБ от 17.01.2008 № 4 (далее - Инструкция № 4), порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя допускается использование личных денежных средств, личных карточек физических лиц для расчетов в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Согласно  Инструкции № 4 документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый ордер  формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-ФС, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

- кассовый чек,  содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг) , являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Таким образом, при приобретении работниками организации  материалов за наличный расчет для  нужд организации в бухгалтерском  учете организации следует отразить записи:

Выдан аванс работнику: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кредит счета 50 «Касса» и др.

Оприходованы  материалы: Дебет счета 10 «Материалы» - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму  выделенного НДС при приобретении материалов при его выделении в установленном законодательством порядке: Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым товарам, работам, услугам» - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Произведен  окончательный расчет с работником: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кредит счета 50 «Касса» и др.

Списаны материалы  на основании первичного учетного документа: Дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» - Кредит счета 10 «Материалы».

Приобретение денежных документов отражается проводкой: Дебет счета 50/3 «Денежные документы» – Кредит счета 71«Расчеты с подотчетными лицами».

Списание расходов на капитальные вложения, выполненные  хозяйственным способом: Дебет счета 08 «Вложения в долгосрочные активы» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание своевременно непогашенных сумм ущерба организации: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Материалы, закупленные  за наличный расчет работниками организации  для нужд организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании документов, подтверждающих покупку (Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 № 114).

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, на счете 10 «Материалы» учитывают движение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации.

Материалы учитываются  на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Если организацией не используются счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и (или) 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Фактический расход материалов в производстве или на другие хозяйственные цели отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство (расходов на реализацию) или другими соответствующими счетами.

При оформлении первичного документа для списания материалов организации следует  учитывать, что согласно Закону Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.  

Первичные учетные  документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование, номер документа, дату и место  его составления;

-содержание  и основание совершения хозяйственной  операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

-должности лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, их фамилии, инициалы  и личные подписи.

В зависимости  от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским  расходам относят расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее.

        После сверки данных кредитовый оборот в целом по счету 71 и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу, которая используется для обобщения данных  журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой [6, с. 627].

 

 

 

2.4 Совершенствование  расчетов с подотчетными лицами

 

 

При расчетах с  подотчетными лицами очень часто  возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров  постоянно возникают вопросы  об отнесении или не отнесении  некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность белорусской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Нередко встречается  следующая ситуация: сотрудник предприятия  приобрел, например, авиабилет для  поездки в командировку, которая  впоследствии была отменена и сотрудник  получил от авиакомпании за сданный  билет сумму меньшую, чем та, которая  была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако эта компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

 Более широкое  внедрение компьютерного учета  в процесс оформления первичных  документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

В целях совершенствования  учета расчетов с подотчетными лицами в

следует:

проводить инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в целях выяснения соответствия выдачи: