Учет расчетов с подотчетными лицами

Размеры возмещения расходов при служебных командировках  по Республике Беларусь определены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках".

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

 В соответствии с  Трудовым кодексом РБ определено, что наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту  служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне  места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные  работником с разрешения или  ведома нанимателя расходы.

Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов по командировке, достоверностью оправдательных документов по командировке, своевременностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрасходованных сумм аванса [10, с. 416].

Представленный работником отчет о расходовании полученного  аванса (авансовый отчет) является первичным  учетным документом; на его основании  произведенные расходы отражаются в бухгалтерском учете. По этой причине он должен быть составлен исходя из требований законодательства: подп. 1.4 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов", ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности".

Согласно Трудовому кодексу наниматель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Учет рабочего времени работников, в том числе находящихся в служебных командировках, ведется на основании табелей использования рабочего времени. Соответственно в них должно отражаться отработанное время командированного работника. Учет времени работников, в том числе находящихся в служебных командировках, осуществляется в табеле на основании приказов (распоряжений), командировочных удостоверений, путевых листов (для водителей) и других документов. Время служебных командировок в составе отработанного времени учитывается отдельно. Форма табеля и используемые в нем обозначения нормативно не закреплены. Наниматель вправе утвердить их для своей организации.

Если транспорт, на котором работник выехал в служебную командировку, отправился с 0 часов и позднее, то днем выбытия работника в служебную  командировку является последующий день, который обозначается в табеле учета буквой "К".

В случае болезни работника в  период служебной командировки на основании  представленного листка нетрудоспособности работнику выплачивается пособие  по временной нетрудоспособности за период болезни. Дни нетрудоспособности, указанные в листке, не включаются в срок служебной командировки, согласно Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках. Соответственно эти дни в табеле будут отмечаться на основании листка нетрудоспособности буквой "Б".

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные  расходы суммам. В случае непредставления  отчета по командировке и невозвращении  неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного на служебную командировку, наниматель вправе издать распоряжение о производстве удержаний из заработной платы.

На документах о приобретении материалов ставятся подписи лиц, принявших  под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются на склад подотчётными лицами по требованиям – накладным [12, с.183].

Для погашения  неизрасходованного и своевременного невозвращенного аванса удержания  из заработной платы могут осуществляться только по приказу (распоряжению) руководителя организации  или уполномоченного органа (в отношении руководителя организации).

Не направляются в командировку беременные женщины и женщины, имеющие  детей в возрасте до трёх лет. Женщины, имеющие детей в возрасте от трёх до четырнадцати лет или детей-инвалидов, не могут направляться в командировку без их письменного согласия. В соответствии с Трудовым кодексом работающие отцы, воспитывающие детей без матери (в связи с её смертью, лишением родительских прав, длительном – более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекуны (попечители) детей соответствующего возраста имеют право на гарантии, предоставляемые законодательством и коллективными договорами, соглашениями работающим женщинам-матерям. В связи с этим такие лица, воспитывающие детей до трех лет, не могут быть направлены в служебную командировку.

Работник, находящийся  в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового  распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник.

Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается  нанимателем в этот день выехать  в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки работнику предоставляется другой день отдыха. Если день выбытия является рабочим днем по месту постоянной работы, то время окончания работы в этот день определяется по договоренности с нанимателем.

Следует помнить, что направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом до издания приказа о командировании необходимо получить письменное согласие нанимателя с основного места работы, согласно Инструкции «О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 № 29. С запросом о получении такого согласия наниматель, у которого работник является совместителем, обращается к нанимателю, работа у которого является для этого лица основной.

Для учета подотчетных  сумм открывают счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы под отчет на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных сумм. Аналитический учет подотчетных сумм открывается по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.

Записи по учету подотчетных  сумм следующие:

- Выдача сумм под отчет на командировочные расходы: Дебет счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» - Кредит счета 50 «Касса».

- Списание командировочных  расходов согласно авансовому  отчету по установленным нормам: Дебет счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

- Возврат неиспользованных  подотчетных сумм: Дебет счета 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

- Списание своевременно  непогашенных сумм ущерба организации: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Особое внимание необходимо уделить формулировке в приказе цели служебной командировки, так как от этого зависит порядок отражения расходов на служебную командировку на счетах бухгалтерского учета.

- НДС по командировочным  расходам отражается: Дебет счета 18/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам» – Кредит счета 71«Расчеты с подотчетными лицами», а после принятия к вычету: Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – Кредит счета 18/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам».

- Начисление НДС по  суммам сверх установленных норм производится по счетам: Дебет счета 91/4 «Прочие расходы» – Кредит счета 71«Расчеты с подотчетными лицами».

За несоблюдение срока  возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные, может быть применен административный штраф в размере от 10 до 30 базовых величин.

 

 

2.2 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами  в зарубежных странах

 

Порядок направления  работников в командировку за границу  регулируется  Инструкцией о порядке  и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных  командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 10.02.2012 № 22).

Направление работников в служебную командировку за границу  производится на основании приказа нанимателя. В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, организации, направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа и соответствующего приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).

Приказ и приглашение  являются основанием для расчета  и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу.

При направлении  работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

В случае служебной  командировки за границу сохранение заработной платы имеет свои особенности. При продолжительности служебной командировки за границу, в том числе в связи с обучением и стажировкой, более 60 дней лицам, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы, средний заработок по основному месту работы, начиная с 61-го дня, не сохраняется, согласно Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.

При служебных  командировках за границу наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1. по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2. за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

3. по найму жилого помещения;

4. иные произведенные работником с разрешения или ведома     нанимателя расходы.

Аванс в другие страны выплачивается либо в свободно конвертируемой валюте при наличии таких валют, либо в национальной валюте стран  СНГ, пересчитанных по курсу Национального банка РБ на дату, предшествующую дню командировки. Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах [10, с. 415].

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно (возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных), провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) по нормам и в порядке, предусмотренным Положением, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного  жительства (суточные) и по найму  жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь.

Возмещение  суточных производится:

-  при проезде  по территории Республики Беларусь - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством  по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

- при проезде  и за время пребывания на  иностранной территории - в иностранной  валюте по нормам, установленным  для страны, в которую направлен  работник в командировку.

В случае временной  остановки и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим независящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время  остановки в пути следования по иностранной  территории продолжительностью менее  суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

День пересечения  границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.